INERIS – DVM-11-121612-08005A – HPa Fiche conseil n°8 F8_V2 1/13 C CO OM MM MU

INERIS – DVM-11-121612-08005A – HPa Fiche conseil n°8 F8_V2 1/13 C CO OM MM MU UN NI IC CA AT TI IO ON N 1. Ce qu’exigent les référentiels − Environnement ISO 14001 4.4.3 : Communication EMAS Annexe II.-A.4.3 : Communication Annexe II.-B.4 : Participation du personnel Annexe II.-B.5 : Communication Annexe IV : Communication d’informations concernant les performances environnementales − SST OHSAS 18001 4.4.3 : Communication, participation et consultation Correspondance avec ILO OSH 2001 3.2 : Participation des travailleurs 3.6 : Communication 2. Introduction et points particuliers Le partage de l’information constitue un élément fondamental pour garantir la maîtrise des risques SSE en général, tant en termes de retour d’expérience que d’implication du personnel, sources d’amélioration continue. Au même titre que la communication descendante, de la hiérarchie vers l’ensemble du personnel, il convient d’organiser la communication ascendante et transversale. La communication, pour être efficace, peut faire l’objet d’une analyse alimentée notamment par l’écoute des parties intéressées internes et externes en particulier le personnel, l’administration, les assurances, les fournisseurs, les entreprises extérieures qui interviennent sur le site, ou encore les clients et les utilisateurs des produits, services ou activités de l’organisme, les actionnaires... Cette analyse permettra de définir la stratégie de communication. Le référentiel OHSAS 18001 impose un processus de consultation du personnel dont les exigences font écho à celles du code du travail. Le règlement EMAS comporte également un paragraphe spécifique à la participation du personnel. Par ailleurs, les référentiels environnementaux demandent de prendre en compte systématiquement les demandes externes jugées pertinentes et d’y répondre. Il peut s’agir de réclamations ou de plaintes qui doivent être analysées, le plus souvent dans le cadre de la procédure relative au traitement des écarts. Ce peut être également des sollicitations diverses émanant par exemple des médias, des écoles et de clients ou usagers... Pour les entreprises cotées en bourse, ce peut être des demandes des actionnaires ou des agences de notation. A noter, l’existence de la norme ISO 14063 relative à la communication environnementale.
Différence entre sensibilisation et communication Renvoi Fiche n°7.
Communication vers les fournisseurs et sous-traitants. Les § 4.4.6 des référentiels, relatifs à la maîtrise opérationnelle, imposent une communication, vers les fournisseurs et sous- traitants, des procédures et exigences pertinentes concernant les AES identifiables et les risques pour la SST des biens, équipements et services utilisés. Cette communication est abordée dans le cadre de la maîtrise opérationnelle [Renvoi Fiche n°11].
Différence entre ISO 14001 et EMAS L’une des différences importantes entre l’ISO 14001 et l’EMAS concerne la communication externe. En effet, l’EMAS va plus loin que l’ISO 14001 sur ce plan en exigeant une déclaration environnementale dont le contenu est détaillé au sein de l’annexe IV du règlement (cf. § 4). En particulier, le règlement dans sa version en date de 2009, impose à l’organisme de rendre compte de ses performances environnementales à l'aide d’indicateurs de performance prédéfinis. La commission européenne tient à disposition du public une base de données contenant l’ensemble des déclarations environnementales des sites enregistrés, en application de l’article 42 du règlement. INERIS – DVM-11-121612-08005A – HPa Fiche conseil n°8 - Communication F8_V2 2/13 3. Vue synthétique des actions à réaliser : Procédure exigée P  Réunions  Affichage  Journaux internes  Intranet  Notes  … Définir la stratégie de communication :  Répondre aux demandes, consulter en externe   Organiser la communication vers le personnel P  CHSCT, correspondants SSE  Registres  Boîtes à idées  Fiches d'écart, d'amélioration  Sondages, enquêtes  …  Organiser la communication ascendante, consulter et impliquer en interne P  Attentes des parties intéressées internes  Attentes des parties intéressées externes  Exigences réglementaires en matière de communication  …  Déclaration environnement (EMAS)  Rapport annuel  Site Internet  Salons, journée portes ouvertes...  Articles, plaquettes  Politique à disposition  Décision/AES  ....  Risques SST et aspects environnementaux  Politique  Objectifs, Indicateurs  Résultats Evaluer l'efficacité de la communication et exploiter les résultats   Plan de communication Organiser la communication vers l'externe   Registre des demandes externes  Forum Internet  Réunions de concertation  Sondages  …  Indicateurs de performance de la communication  Opportunités d'amélioration de la communication P P INERIS – DVM-11-121612-08005A – HPa Fiche conseil n°8 - Communication F8_V2 3/13 4. Actions à mettre en œuvre – DEFINIR LA STRATEGIE DE COMMUNICATION La communication est un exercice difficile. Son efficacité dépend de la bonne identification des cibles (parties intéressées), de leurs attentes, des messages à faire passer et des media les plus adaptés pour le faire. C’est pourquoi il est pertinent (mais non exigé comme tel) d’élaborer une stratégie, en concertation avec le personnel, avant d’engager des actions de communication tous azimuts. La communication en matière d’environnement et/ou de SST doit tenir compte des orientations de l’entreprise dans ces domaines et doit s’inscrire dans sa stratégie globale de communication. Celle-ci est elle-même fonction de nombreux facteurs tels que taille de l'organisme, activité, culture d'entreprise, environnement culturel local et/ou national, législation applicable, situation géographique, etc. Quelles données d'entrée pour la stratégie ? Pour définir sa stratégie en matière de communication environnement et SST, l’organisme se base essentiellement sur une analyse des demandes, attentes et besoins des diverses parties intéressées internes et externe et de l’importance de ces différentes parties intéressées vues de l’organisme. Il doit notamment tenir compte des exigences réglementaires dans ce domaine (DRIRE/DREAL, inspection du travail), et autres exigences éventuelles auxquelles il aurait souscrit (assurances, contrats particuliers...). Les risques SST, AES, retour d’expérience, accidents et presqu’accidents alimenteront également la réflexion sur les éventuels besoins en communication. Il est extrêmement important, pour les unités appartenant à de grands groupes, de rester en cohérence avec les directives définies par le groupe notamment concernant la politique ainsi qu'en matière de procédures de communication externe (en particulier en cas de crise). Quel contenu pour la stratégie? Objectifs de la communication La communication, en interne ou en externe pourra, par exemple, avoir pour objectif de : - Faciliter la compréhension de la politique et des objectifs, - Minimiser les conflits interne ou externe, - Améliorer la confiance des clients, actionnaires… - Renforcer les valeurs environnementales ou SST au sein de l'organisme et favoriser l’implication des personnes, - Réduire la crainte, en interne ou en externe, d'être exposé à un risque sans qu'il soit prévu et maîtrisé… - Informer le personnel et les autres parties intéressées des objectifs de l'organisme et de ses résultats environnement et/ou SST, - ... Identification des parties intéressées Le personnel, leurs représentants légaux et les autorités administratives seront nécessairement visés. En environnement, les demandes des parties intéressées externes (riverains, associations, public, élus, autorités…) doivent être prises en compte. Au-delà, les clients, actionnaires, fournisseurs, concurrents, media, assureurs, banques, associations diverses de protection de l’environnement, entreprises extérieures intervenant sur le site pourront également être des cibles de la communication environnementale ou SST. C’est à l’organisme de juger l’intérêt pour lui de communiquer vers ses différentes parties intéressées. Pour cela, il est intéressant d’identifier l’importance de chaque partie intéressée en ce qu’elle peut aider ou remettre en cause l’organisme. Naturellement, il est probable que la stratégie de communication visera à s’intéresser aux attentes des parties intéressées les plus importantes. La médecine du travail et la CRAM ne doivent pas être oubliées dans le cas de la SST. Définition des moyens et calendrier Comme pour toute planification, il est pertinent de définir les moyens humains et financiers, ainsi que les échéances nécessaires à l'atteinte des objectifs fixés dans le cadre de la stratégie de communication de l'organisme. Quelle formalisation ? Le plan de communication de l’entreprise, s’il existe, pourra intégrer les objectifs fixés pour la communication environnementale et SST. Si l'organisme n'établit pas de plan de communication, il peut être intéressant d’en élaborer un spécifique à l'environnement et/ou la SST (qui fait quoi, quand et comment), ou d’intégrer ces objectifs dans le programme environnemental. P PL LA AN N D DE E C CO OM MM MU UN NI IC CA AT TI IO ON N INERIS – DVM-11-121612-08005A – HPa Fiche conseil n°8 - Communication F8_V2 4/13 — ORGANISER LA COMMUNICATION VERS LE PERSONNEL Sur quels sujets ? La mise à disposition d’informations appropriées auprès du personnel est un levier important de la motivation. Elle peut éviter les incompréhensions et aider à mieux comprendre les efforts demandés en matière de performance SSE. Informations obligatoires Le Code du Travail impose que le personnel reçoive une information sur les risques pour la SST et leur maîtrise. Ces éléments sont traités dans le cadre de la Fiche n°7 Sensibilisation. Pour faciliter l’identification des interlocuteurs en matière de SST, les coordonnées de l’inspecteur du travail doivent être affichées ainsi que, par exemple, les coordonnées du médecin du travail (Code du Travail, art. D. 4711-1), les membres du CHSCT (art. R. 4613-8). A noter que certaines consignes de sécurité doivent être obligatoirement affichées (incendie : art. R. 4227-37). Pour les installations classées soumises à autorisation, un extrait de l’arrêté uploads/Management/09-fiche-8-443-communication-v2.pdf

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• Publié le Jui 21, 2022
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