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See discussions, stats, and author profiles for this publication at: https://www.researchgate.net/publication/235899639 Redaction Manuel de procédures Thesis · January 2013 CITATIONS 0 READS 5,193 1 author: Losseni Dagnogo Le Centre Africain d'Etudes Supérieures en Gestion 11 PUBLICATIONS 0 CITATIONS SEE PROFILE All content following this page was uploaded by Losseni Dagnogo on 03 June 2014. The user has requested enhancement of the downloaded file. Rédaction d’un manuel de procédure : Cas du processus Achat de l’AGETU ____________________________________________________________________________________________ Losséni DAGNOGO – Mémoire de fin de cycle DESS Audit et Contrôle de Gestion – CESAG - 15è Promotion 1 CONTEXTE GENERAL L’environnement économique mondial est marqué par des crises répétitives dues aux fluctuations des cours de matières premières. Les économies fragiles des pays africains, dépendantes de la tendance haussière et baissière du prix des matières premières agricoles et minières, vivent durement la conjoncture économique défavorable. La santé financière des entreprises et organisations continent est corrélées aux courbes sinusoïdales du cours et de la demande de matières premières. La réaction des entreprises et autres organisations à la crise consiste en l’accroissement de la productivité et la maîtrise des coûts de facteurs de production. Les gourous du management proposent la mise en œuvre de politiques tels que le downsizing, le reengineering des processus, la méthode ABC, l’intégration des technologies liées à l’Internet aux processus de gestion des entreprises (e-business, web marketing, e-recrutement). La mise en œuvre de ces pratiques conduit souvent à la réduction du nombre de cadres moyens dans les organisations, ces cadres sont chargés essentiellement de l’encadrement ce qui peut conduire à une aggravation des risques professionnels et opérationnels (IFACI, 2001). L’une des stratégies de maîtrise des coûts consiste à élaborer et mettre en œuvre des procédures fiables et optimales d’acquisition des biens et services. Ce souci permanent de minimisation des coûts a par ailleurs conduit la Banque Mondiale à élaborer des procédures d’acquisition de biens et services de consultants décrites dans deux (02) manuels intitulés : « Directives pour la passation des marchés financés par les prêts de la BIRD et des Crédits de l’IDA » et « Directives pour la sélection et emploi de consultants par les emprunteurs de la Banque Mondiale » De leur coté, les pouvoirs publics renforcent la législation sur le contrôle interne, la responsabilité des dirigeants sociaux et le contrôle règlementaire des comptes. Les Etats- Unis ont ainsi adopté la loi Sarbanes-Oxley (SOX) aux USA et la France, la Loi sur la Sécurité Financière (LSF). En réponse au durcissement de la législation, les commissaires aux comptes généralisent l’approche par les risques dans leurs missions d’audit (Lemon et al, 2000). Rédaction d’un manuel de procédure : Cas du processus Achat de l’AGETU ____________________________________________________________________________________________ Losséni DAGNOGO – Mémoire de fin de cycle DESS Audit et Contrôle de Gestion – CESAG - 15è Promotion 2 Les agents économiques éprouvent le besoin de se déplacer pour des raisons professionnelles, de consommation, de divertissement, en un mot pour satisfaire leurs besoins. Le transport symbolise donc un secteur important. La régulation de cette activité demeure un défi majeur pour les pouvoirs publics en raison de la diversité des acteurs et de l’effet néfaste sur l’activité économique des perturbations ou interruptions du service. En l’absence de régulation du transport urbain, l’état ivoirien sous l’impulsion de la banque mondiale crée l’Agence des Transports Urbains (AGETU). Elle est chargée de l’organisation et la régulation du secteur du transport urbain dans le district d’Abidjan ; cette mission se matérialise par la réalisation d’études en vue d’améliorer la fluidité routière, la maîtrise d’ouvrage pour la construction d’infrastructures pour le transport urbain (têtes de stationnements, couloirs réservés, gares, etc.). L’AGETU procèdera à de nombreuses opérations d’achat de biens et services, se pose alors la difficulté de la gestion optimale de ces opérations. La principale question de recherche qui résulte de ce problème est : Quel est le dispositif à mettre en place en vue de la maîtrise du processus achat ? En d’autres termes quels sont les outils à mettre en œuvre pour optimiser la gestion des achats ? Plus précisément : Comment pouvons-nous disposer d’une piste d’audit des opérations d’achat de biens et services ? Quelles sont les mesures qui permettront de rationaliser l’exécution des dépenses ? Comment parvenir à une meilleure gestion des dépenses effectuées par l’AGETU ? Les réponses possibles au problème sont : - La rédaction d’un manuel de procédure des achats. - La mise en place d’un système de contrôle budgétaire. - L’analyse régulière des écarts constatés dans les prévisions budgétaires. - L’externalisation des achats à un organisme spécialisé. - L’élaboration d’un questionnaire de contrôle interne en vue de procéder à l’évaluation périodique du processus achat. - Planifier et effectuer des missions d’audit interne. Notre préférence porte sur la première solution à savoir la rédaction du manuel de procédure des achats. Son intérêt réside dans sa contribution à la formalisation des étapes Rédaction d’un manuel de procédure : Cas du processus Achat de l’AGETU ____________________________________________________________________________________________ Losséni DAGNOGO – Mémoire de fin de cycle DESS Audit et Contrôle de Gestion – CESAG - 15è Promotion 3 de réalisation des activités et tâches du processus. Il constitue une base objective pour les contrôles. La seconde solution est souvent remise en cause car le budget est soumis à des critiques par les cadres qui trouvent que l’exercice budgétaire est consommateur de ressources et peu performant. Le budget est tourné vers le passé et l’extrapolation ; le budget est rigide, donc difficilement modifiable en cours d’exercice. Il couvre une période trop courte pour la stratégie et trop longue pour le pilotage opérationnel. Enfin le budget donne à l’organisation une monoculture financière. L’élaboration du questionnaire de contrôle interne et les missions périodiques d’audit interne sont des solutions à posteriori, elles ne permettront de déceler des dysfonctionnements qu’en aval, elles ne constituent pas des mesures préventives. L’objectif principal recherché par cette étude est la mise en place d’un modèle de manuel de procédure en vue de contribuer à la maîtrise des risques liés au processus achat. Les objectifs spécifiques sont : La conception d’un modèle de présentation de manuel de procédure. L’élaboration d’un document d’évaluation du contrôle interne. L’élaboration d’un document de référence pour les missions d’audit interne et externe. De contribuer à la formation des acteurs du processus achat. Cette recherche revêt des intérêts à plusieurs niveaux :  Pour l’AGETU, nouvelle structure qui démarre ses activités opérationnelles au cours du dernier trimestre de l’année 2004, il s’avère indispensable de disposer d’un outil qui permettra de suivre et l’évaluer le processus achat de compte de résultat.  Ce document permettra au lecteur de mieux comprendre la méthodologie de mise en place d’un manuel de procédure. Il pourra aussi apprécier la méthodologie appliquée à la gestion des achats, activité présente dans toutes les organisations.  Pour nous-mêmes ce travail de recherche permettra de confronter aux réalités du monde professionnel les enseignements de qualités reçus au CESAG en concevant un document qui servira de boussole dans l’accomplissement d’une activité importante dans la vie des organisations. Rédaction d’un manuel de procédure : Cas du processus Achat de l’AGETU ____________________________________________________________________________________________ Losséni DAGNOGO – Mémoire de fin de cycle DESS Audit et Contrôle de Gestion – CESAG - 15è Promotion 4 Nos travaux s’articuleront autour de deux grands axes. Le premier évoque les notions essentielles sur les procédures et les processus, l’élaboration du manuel de procédure et traiterons du processus achat, enfin nous décrirons l’approche méthodologique retenue pour la résolution du problème en présentant le modèle d’analyse. La seconde partie est consacrée à la présentation l’Agence des transports urbains (AGETU), la description et l’évaluation la procédure actuelle d’achat, et la présentation du manuel de procédure. Rédaction d’un manuel de procédure : Cas du processus Achat de l’AGETU ____________________________________________________________________________________________ Losséni DAGNOGO – Mémoire de fin de cycle DESS Audit et Contrôle de Gestion – CESAG - 15è Promotion 5 PREMIERE PARTIE CADRE THEORIQUE DE L’ETUDE CHAPITRE 1 – Généralités sur les processus CHAPITRE 2 – Notions essentielles sur les Procédures CHAPITRE 3 – Elaboration du manuel de Procédure CHAPITRE 4 – Le processus Achat CHAPITRE 5 – Modèle d’analyse Rédaction d’un manuel de procédure : Cas du processus Achat de l’AGETU ____________________________________________________________________________________________ Losséni DAGNOGO – Mémoire de fin de cycle DESS Audit et Contrôle de Gestion – CESAG - 15è Promotion 6 INTRODUCTION DE LA PREMIERE PARTIE Rédaction d’un manuel de procédure : Cas du processus Achat de l’AGETU ____________________________________________________________________________________________ Losséni DAGNOGO – Mémoire de fin de cycle DESS Audit et Contrôle de Gestion – CESAG - 15è Promotion 7 La mondialisation est le modèle économique dans lequel évolue toutes les entreprises et organisations, elle brise les barrières des marchés, conduit les entreprises à être plus innovantes, productives et compétitives. Plusieurs solutions managériales ont été préconisées pour satisfaire les objectifs de résultats auxquels sont soumis les dirigeants, ceci par la pression exercée par les marchés financiers notamment les investisseurs institutionnels (banques, assurances, fonds de pension), les spéculateurs et les autres parties prenantes (gouvernements, organisations syndicales, clients, fournisseurs). Parmi ces solutions, figurent les politiques de motivation uploads/Management/2conso-memoire-final-pdf.pdf