3 A4 / Organisation et planifi cation des activités 1 L’identifi cation de la c

3 A4 / Organisation et planifi cation des activités 1 L’identifi cation de la clientèle Organisation et amélioration du travail administratif 1 2 chapitre A4 Organisation et planifi caiton des activités Sommaire Avant-propos .................................................................................................................... 4 Mode d’emploi .................................................................................................................. 5 Référentiel du BTS en organisation et planifi cation des activités .................................. 6 PARTIE 1 / Organisation et amélioration du travail administratif Chapitre 1 : L’assistant de gestion dans la PME .................................................................. 9 Chapitre 2 : L’organisation des activités administratives ................................................... 17 Chapitre 3 : La collecte d’informations ............................................................................. 25 Chapitre 4 : Les méthodes de conduite du travail administratif ......................................... 35 Chapitre 5 : L’amélioration de l’organisation du travail administratif ................................. 45 PARTIE 2 / La gestion du temps et l’organisation des activités Chapitre 6 : La gestion du temps ..................................................................................... 55 Chapitre 7 : L’ordonnancement et la planifi cation ............................................................. 65 Chapitre 8 : Le partage d’informations ............................................................................. 77 Chapitre 9 : La messagerie électronique .......................................................................... 87 4 Avant-propos Ce manuel s’adresse aux étudiants préparant le BTS ASSISTANT DE GESTION PME PMI aussi bien en formation initiale qu’en alternance. Il est strictement conforme au programme officiel applicable à partir de la rentrée 2009. Il concilie les aspects théoriques et techniques propres à cette formation. Le titulaire de ce diplôme a pour perspective d’exercer sa mission auprès du chef d’entreprise d’une petite ou moyenne entreprise ou d’un cadre dirigeant dont il est le collaborateur direct. Cette mission se caractérise par une forte polyvalence à dominante administrative. Elle se décline en diverses activités qui sont explicitement attribuées par le chef d’entreprise. La polyvalence de l’assistant de gestion lui permet, dans la limite des responsabilités fixées par le chef d’entreprise, dans le respect des règles de confidentialité et le contexte culturel caractéristique de la PME : − − de participer à la gestion opérationnelle de l’entreprise dans ses dimensions administrative, comptable, commerciale, humaine… ; − −de contribuer à l’amélioration de son efficacité par l’optimisation de son organisation ; − − de contribuer à sa pérennité par l’anticipation des besoins, l’accompagnement du développement et la participation au contrôle de l’activité par la mise en place d’indicateurs qu’il soumet au chef d’entreprise. De manière générale, dans l’accomplissement de sa mission et dans les domaines de compétences qui sont les siens, l’assistant est amené à attirer l’attention du chef d’entreprise sur les problèmes et/ou opportunités repérés, et ainsi à lui formuler des propositions d’actions. La place dans l’organisation de l’assistant de gestion lui impose d’avoir une perception globale de l’activité de la PME, d’inscrire son action dans le respect de sa culture et de ses objectifs stratégiques. Il contribue à la valorisation de l’image de l’entreprise. Cet ouvrage clair et accessible permet de traiter cette polyvalence. Toutes les notions contenues dans le programme sont abordées et présentées dans un contexte professionnel par le biais de documents, d’exercices d’application et de cas pratiques. Chaque chapitre est structuré de la manière suivante : − − Une première page introductive sur le sujet du chapitre avec systématiquement un schéma général et une définition des concepts de départ. Le plan du chapitre y est également mis en valeur et rigoureusement suivi ensuite. − − Puis une alternance de pages d’exercices et de cours. Les pages se faisant face se répondent, et on peut au choix privilégier l’étude de l’un ou de l’autre dans l’ordre de son choix. − − Des cas pratiques permettent enfin de mettre en application les notions et de préparer les examens. Le coordinateur J.-F. Dhenin 5 Mode d’emploi Dans chaque chapitre, vous trouverez trois parties clairement identifiables. La page d’introduction Cette page permet de lancer le débat en partant du schéma de départ qui replace les concepts clés dans un ensemble visuel. Les notions de ce schéma sont immédiatement définies en dessous pour pouvoir passer outre les difficultés de terminologie de départ et ainsi faciliter la compréhension du cours. Le tout est complété par un vrai plan qui ordonne les notions du référentiel. Des pages d’applications et de cours Ces pages fonctionnent toujours par deux et se font face. L’esprit du référentiel est plutôt de privilégier une démarche inductive d’études, en priorité des applications, pour en déduire les éléments de cours. Néanmoins, certaines notions peuvent aussi s’étudier de manière plus déductive grâce à la construction de l’ouvrage. Des pages d’étude de cas Il s’agit de véritables études de cas type examen très concrètes permettant de vérifier aussi bien les savoirs que les savoir-faire. Ces exercices peuvent être utilisés en classe entière ou en TD. Il existe en complément pour les enseignants et les formateurs un cédérom qui propose un cours détaillé, les corrigés des exercices et des prolongements sous forme de textes supplémentaires. 6 Référentiel du BTS en organisation et planification des activités A4.1 / Organisation et amélioration du travail administratif S41.1 L’assistant dans la PME − −Définition et structure de la PME − −Environnement de la PME − −Styles de management − −Rôle de l’assistant S41.2 La collecte d’information − −Sources d’information − −Techniques de recherche d’informations − −Conditions d’accès à l’information S41.3 La résolution de problème − −Identification des problèmes − −Recherche des causes de problèmes − −Recherche de solutions − −Mise en œuvre des solutions et contrôle des résultats S41.4 L’organisation des activités administratives − −Analyse des activités − −Analyse de la répartition des tâches − −Analyse des flux d’information − −Analyse des traitements − −Conduite du changement S41.5 Les coûts administratifs − −Typologie et hiérarchie des coûts − −Budgets A4.2 / Organisation des activités S42.1 La gestion du temps − −Évaluation du temps − −Détermination des priorités − −Contraintes liées au temps − −Formes d’organisation du temps − −Outils de gestion du temps S42.2 L’ordonnancement et la planification − −Ordonnancement des tâches − −Planification des tâches − −Outils de planification − −Fonctionnalités d’un logiciel de gestion de projet − − Module de gestion du temps d’un PGI 7 A4.3 / Participation à une organisation de travail collaboratif S43.1 Les formes de partage d’informations − −Différentes formes du travail collaboratif − −Messagerie − −Espace de travail partagé − −Partage de fichiers en réseau − −Stockage de fichiers sur périphériques S43.2 Le logiciel de messagerie − −Création de comptes et mots de passe − −Création de groupes et listes de diffusion − −Création et mise à jour de carnet d’adresses Le référentiel de cette matière s’appuie aussi sur des notions traitées dans d’autres matières : Communication professionnelle écrite ou orale (S8) − −Communication interpersonnelle − −Gestion des conflits, médiation, arbitrage − −Techniques de négociation − −Lettres, notes La Collecte d’informations (S4) La résolution de problèmes (S4) L’organisation des activités administratives (S4) Les bases de données (A5.3) La conception de documents (A8) 9 A4 / Organisation et planifi cation des activités 1 Organisation et amélioration du travail administratif 1 2 chapitre En France, on distingue les très petites entreprises (TPE) de moins de 10 salariés, les petites et moyennes entreprises (PME) de 10 à 499 salariés, les entreprises de taille intermédiaire (ETI) et les grandes entreprises (GE) dont l’effectif dépasse les 5 000 salariés. Les PME ont des caractéristiques spécifi ques : −petite taille ; −centralisation et personnalisation de la gestion autour du propriétaire-dirigeant ; −stratégie intuitive ou peu formalisée ; −forte proximité des acteurs dans un réseau régional ; −système d’information interne simple et peu formalisé ; −système d’information externe simple basé sur les contacts directs ; −capacité d’innover rapidement pour s’adapter au marché. Les PME jouent un rôle primordial dans la création d’emplois dans de nombreux pays (99 % des entreprises françaises sont des PME, 92 % des TPE et 7 % des PE. Elles représentent plus des deux tiers de l’emploi en France. Dans ce type d’entreprise, la polyvalence est essentielle et les assistants de gestion sont donc essentiels. CONCEPTS CLÉS www.arpaconseil.com/pme.htm DÉFINITIONS Compétences Ensemble des aptitudes acquises par le savoir (connaissances) et/ou par le savoir-faire (expériences). Management de proximité Management au niveau local. Polyvalence Qui peut servir à plusieurs choses, qui a donc plusieurs capacités ; personne affectée à plusieurs tâches. PLAN DU CHAPITRE 1 Les spécifi cités des petites et moyennes entreprises a) Qu’est-ce qu’une PME ? b) PME : un environnement en évolution 2 Le management des PME a) Quels styles de « management » pour la PME ? b) Le rôle de l’assistant dans la PME La gestion de la petite et moyenne entreprise 10 cuets Chap. 1 / La gestion de la petite et moyenne entreprise Les petites et moyennes entreprises (PME) sont des entreprises dont la taille, défi nie par un ensemble de critères, dont essentiellement le nombre de salariés, ne dépasse pas certains seuils. Les autres critères de taille utilisés sont le chiffre d’affaire annuel ou le total du bilan, et on utilise parfois de plus un critère d’indépendance s’exprimant sous la forme de non-appartenance à un groupe trop important. Les seuils retenus, et en particulier le seuil du nombre de salariés, sont variables suivant les pays et l’objet de la défi nition : application d’une réglementation ou calcul de statistiques. Eurostat et la plupart uploads/Management/cours-d-x27-economie-de-l-x27-entreprise-pme.pdf

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  • Publié le Apv 05, 2022
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