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Février 2016 Microsoft Office Project 2007 Approch e s y n th é ti qu e & mé th

Février 2016 Microsoft Office Project 2007 Approch e s y n th é ti qu e & mé th odol ogi qu e Présenté sous forme de fiches, ce manuel pratique permet la maîtrise rapide du logiciel d’aide à la prise de décision Microsoft PROJECT. GUIDE METHODOLOGIQUE D’INITIATION A MICROSOFT PROJECT version 5.0 du 12 /08/2013 Durée S L S GENERALITES SUR LA GESTION DE PROJETS & MICROSOFT PROJECT 1- LES BASES i vous commencez la gestion de projets ou si vous faites vos premiers pas avec Microsoft Project, vous vous posez probablement des questions sur la façon de créer et de gérer un projet. Ce cours fournit des informations sur les concepts fondamentaux de la gestion de projets et de Microsoft Project, puis, à travers une série de fiches, vous apprend comment créer un projet, suivre son avancement et communiquer des résultats. Chacune des fiches visant à créer une planification, suivre l’avancement et communiquer des résultats contient des instructions étape par étape. 2- QU’EST-CE QUE LA GESTION DE PROJETS ? a gestion de projets est le processus qui consiste à planifier, organiser et gérer les tâches et les ressources afin d’atteindre un objectif défini, généralement en respectant des contraintes de temps, de ressources ou de coûts. Une planification de projet peut être simple, par exemple, une liste des tâches avec leurs dates de début et de fin rédigées sur un bloc-notes, ou bien complexe, par exemple, des milliers de tâches et de ressources et un budget de projet de plusieurs millions de francs. La plupart des projets ont des phases communes, dont la décomposition du projet en tâches (voire activités) faciles à gérer, la planification des tâches, la communication avec l’équipe et le suivi des tâches à mesures du déroulement du travail. Tous les projects sont constitués de trois phases principales:  Elaboration de la planification  Suivi et gestion du projet  Cloture du project Plus ces phases seront réussies, plus les chances de réussite du projet seront grandes. 3- LE TRIANGLE D’OR DU PROJET i seulement vous pouvez prévoir l’avenir de votre projet… D’une certaine façon, vous le pouvez, si vous comprenez les trois facteurs dont dépend tout projet : € Durée : Il s’agit du temps nécessaire à achever le projet, reflété dans les prévisions de votre projet. € Budget : Le budget du projet est basé sur le coût des ressources : personnel, équipement et matériaux Nécessaires à la réalisation des tâches. € Portée : Il s’agit des objectifs et des tâches du projet ainsi que du travail nécessaire pour atteindre ces objectifs. Budget Portée 2 GUIDE METHODOLOGIQUE D’INITIATION A MICROSOFT PROJECT version 5.0 du 12 /08/2013 E A Ce trio durée, budget et portée constitue le triangle d’or du projet. L’ajustement de l’un de ces facteurs a des répercussions sur les deux autres. Même s’ils sont tous trois importants, l’un de ces facteurs influence généralement davantage votre projet (Durée). La relation entre ces facteurs diffère d’un projet à l’autre et détermine les types de problématiques que vous rencontrerez et les solutions que vous pourrez y apporter. Le fait de savoir où vous avez des contraintes et où vous disposez davantage de souplesse simplifie la planification et la gestion de votre projet. 4- LA BASE DE DONNÉES MICROSOFT PROJECT n tant que responsable de projet, vous avez beaucoup à faire. En quoi Microsoft Project peut-il vous aider ? En premier lieu, il stocke les informations relatives à votre projet dans sa base de données. Ensuite, il les utilise pour calculer et garder à jour les prévisions, les coûts, et d’autres éléments, en Créant une planification de projet. Plus vous fournirez d’informations, plus cette planification sera précise. Comme une feuille de calcul, Microsoft Project affiche les résultats de ses calculs immédiatement. Mais la planification du projet ne peut être établies qu’à partir du moment où vous avez entré les informations critiques de toutes les tâches. C’est seulement alors que vous pourrez voir quand votre projet se terminera ou les dates auxquelles les tâches sont prévues. Microsoft Project conserve les informations que vous entrez et celles qu’il calcule dans des champs, qui contiennent des types d’informations spécifiques, comme le nom des tâches ou les durées. Dans Microsoft Project, chaque champ apparaît généralement dans une colonne. 5- LA VISUALISATION DES DONNÉES DONT VOUS AVEZ BESOIN ujourd’hui, vous vous penchez sur les échéances. Demain, vous intéresserez aux coûts. La base de données du Projet contient une multitude d’informations, mais à un moment ou à un autre, vous n’aurez besoin que de certaines d’entre elles. Pour accéder aux informations requises, utilisez les outils Suivants:  Affichages : ils présentent un sous-ensemble des données du projet sous une forme facile à interpréter. Par exemple, le Diagramme de Gantt affiche les informations de base sur les tâches dans des colonnes et un graphique à barres  Tables : elles définissent les colonnes affichées  Filtres: ils permettent de se concentrer sur des tâches ou ressources spécifiques. A la manière des chaînes de radio, chaque affichage présente un type d’informations distinctes. Les tables et les filtres permettent de cibler les informations. De même que vous ne supprimez pas une fréquence de radio lorsque vous en changez, le fait de changer d’affichage, de table ou de filtre peut masquer des informations, mais ne pas en supprimer. Elles restent dans la base de données et à jour. 6- COMMENT MICROSOFT PROJECT PLANIFIE omment Microsoft Project planifie-t-il le début et la fin d’une tâche ? Il prend en compte de nombreux facteurs, dont les interdépendances des tâches, les contraintes et les interruptions, comme les jours de congé. Plus Important, Microsoft Project planifie chaque tâche en se basant sur la formule durée = travail / effort des ressources, où :  La Durée : représente le temps qui s’écoule avant que la tâche soit terminée.  Le Travail : représente l’effort sur une période donnée pour accomplir la tâche.  L’Effort des ressources représente la somme des efforts effectués par les ressources affectées à la tâche et leur utilisation. 3 C GUIDE METHODOLOGIQUE D’INITIATION A MICROSOFT PROJECT version 5.0 du 12 /08/2013 4 Par exemple, si : Trois maçons travaillent trois (3) jours sur une tâche, selon un effort de 8 heures par jour,  Le travail de chaque ressource est de 24 heures : (3 jours x 8heures).  L’effort total des ressources est de 24 heures par jour : (3 peintres x8 heures).  Le travail total pour la tâche est de 72 heures : (3 jours x 8 heures x 3peintres).  La durée est de 3 jours : 72 heures / (3 peintres x 8heures). La compréhension de cette formule est essentielle pour percevoir comment les changements que vous apportez aux tâches affectent les prévisions du projet. 7- ASSEMBLAGE près avoir créé la liste des tâches et fourni les informations sur les prévisions, votre planification est établie. Vous obtenez un aperçu complet du déroulement de votre projet ,y compris sa date de fin et les Dates de début et de fin de chaque tâche. Que faut-il faire à présent ?  Examiner les chemins critiques à la recherche d’éventuels problèmes. Un chemin critique est une série de tâches apparentées qui doivent être réalisées dans les temps impartis pour que le projet se termine dans les délais prévus. Si une tâche du chemin critique est retardée, la date de fin du projet peut également l’être.  Evaluer et optimiser la planification jusqu’à ce qu’elle vous convienne. Avant de commencer votre planification, et régulièrement pendant le projet, vous devrez évaluer et ajuster la planification du projet. Etudiez la portée, les ressources et les previsions.  Mettre à jour l’avancement des tâches dans Microsoft Project. Vous obtiendrez ainsi une planification de projet à jour. Vous pouvez procédez vous-même à cette mise à jour, mais elle peut également être effectuée par l’équipe, grâce à Microsoft Project Server ou à la messagerie électronique. Une fois la planification mise à jour, analysez-la pour voir l’effet des modifications. Le projet présente-t-il un dépassement de budget ? Un membre de l’équipe se retrouve-t-il maintenant à devoir travailler en heures supplémentaires ? Votre projet se terminera-t-il avec du retard?  Clôturer le projet. Evaluez les leçons que vous tirées du déroulement du projet et les méthodes recommandées. A GUIDE METHODOLOGIQUE D’INITIATION A MICROSOFT PROJECT version 5.0 du 12 /08/2013 5 PHASE I - PLANIFICATION DU PROJET Objectifs spécifiques orsque vous avez défini les objectives et déterminé les principales phases du projet, vous pouvez passer à la création proprement dite de votre planification. Tout d’abord, entrez et organisez la liste des tâches à accomplir, en précisant la durée de chaque tâche. Ajoutez à votre planification les personnes, l’équipement et les matériaux, ainsi que leurs coûts. Affectez ensuite ces ressources aux tâches. Microsoft Project crée des prévisions en se basant sur ces informations. Vous pouvez vérifier les prévisions et les ajuster en fonction de vos besoins. Cette phase vous guide dans le processus de création de votre planification de projet. L GUIDE METHODOLOGIQUE D’INITIATION uploads/Management/cours-ms-project.pdf