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RAPPORT PEDAGOGIQUE Juin 2021 | Résidences M’MAYA - Abidjan, Cocody Riviera - C

RAPPORT PEDAGOGIQUE Juin 2021 | Résidences M’MAYA - Abidjan, Cocody Riviera - Communication interne et externe, Management et Gestion du temps - Management, Communication et Gestion du temps pour les Assistantes et Secrétaires de la haute administration ABIDJAN OFFICE MANAGEMENT ET COMMUNICATION STRATEGIQUE ABIDJAN, Juillet 2021 | RAPPORT PEDAGOGIQUE OFFICE MANAGEMENT ET COMMUNICATION STRATEGIQUE SOMMAIRE I. CONTEXTE……………………………………………………………………. 2 II. PARTIES PRENANTES…………………………………………...…….……. 3-4 III.CEREMONIE D’OUVERTURE………………………………………...…..… 4-6 IV. RECOMMANDATIONS………………………………….......................... .… 7-8 OFFICE MANAGEMENT ET COMMUNICATION STRATEGIQUE ABIDJAN, Juillet 2021 | RAPPORT PEDAGOGIQUE I. CONTEXTE : 1.1. Rappel : Un séminaire pratique de formation sur le thème : « OFFICE MANAGEMENT ET COMMUNICATION STRATEGIQUE » s’est déroulé du 7 au 25 juin 2021, à Abidjan, COCODY Riviera. Cette rencontre professionnelle était à l’attention de deux auditrices : - Madame TRAORE SARAN KABA et - Madame FATOU SOUMAH Les sous-thèmes de ce séminaire pratique de formation sont les suivantes, en vue de s’adapter au profil des auditrices. - Communication interne et externe, Management et Gestion du temps - Management, Communication et Gestion du temps pour les Assistantes et Secrétaires de la haute administration L’entreprise est un organisme faisant l’objet perpétuel d’agressions extérieures et intérieures. Celles-ci bouleversent souvent l’organisation et déstabilisent parfois ses dirigeants. Ainsi, il serait judicieux pour l’entreprise de s’investir dans la mise en place d’une stratégie de communication bien ficelée afin de ne pas écorcher sa réputation. Ce challenge nécessite la prise en compte du Management et de nouvelles techniques de communication. C’est pourquoi les auditrices ont eu, tout au long de ce séminaire pratique, à interagir avec Monsieur DESFORGES ADEDIHA, Consultant international (entre autres auprès de la Ligue Ivoirienne des Secrétaires depuis 2004) et auteur de l’ouvrage MULTIMEDIA ET COMMUNICATION DE CRISE (2008) et RELATIONS PUBLIQUES ET COMMUNICATION DE CRISE (2020). Le présent rapport est un résumé du déroulement de la formation et des résultats obtenus. 1.2. Fiche technique : 1.3. Objectifs pédagogiques : - Objectif général : L’atelier pratique de formation sur le management et la communication stratégique avait pour objectif principal : optimiser les connaissances pratiques des participants, dans la gestion efficace d’un service en charge de la communication. - Objectifs spécifiques : Amener les participants à être capable de : - Rappeler les fondamentaux du Management et de la Communication P a g e 2 | 10 - Améliorer l’usage des outils de communication interne au sein des organisations - Renforcer l’efficacité des auditeurs, en matière de relations publiques et de planification des activités II. PARTIES PRENANTES : 2.1 Déroulement : Une brève cérémonie d’ouverture a permis de rappeler le contexte de la formation. Des conseils d’usage ont été donnés par Monsieur BORAUD, Directeur Délégué du cabinet HORIZON PERFOMANCES en Côte d’Ivoire. Il a insisté sur la qualité du consultant-formateur, après avoir présenté le cabinet. Il a enfin demandé que les auditrices posent le maximum de questions au consultant- formateur, tout au long de l’atelier pratique de formation. Le programme indicatif de formation est ci-après : MANAGEMENT D’ENTREPRISE, COMMUNICATION ET OFFICE MANAGEMENT - Management, Ressources et Gestion des Organisation - Communication et Gestion d’image - Du Secrétariat à l’Office management MIX DE COMMUNICATION ET IMAGE DES ORGANISATIONS - Typologie des communications - Outils de gestion d’image - Positionnement des marques et organisations LEADERSHIP ET GESTION EFFICACE DU TEMPS - Exercices pratiques sur le Mix de communication - Travaux pratiques en atelier OBJECTIFS ET NOUVEAUX OUTILS DE COMMUNICATION INTERNE - Ressources humaines et communication interne - Supports de communication interne - Teambuilding et apport des réseaux sociaux ACCUEIL DES NOUVEAUX SALARIES ET ELABORATION D’UNE NEWSLETTER - Livret d’accueil du nouveau salarié - Newsletter et Journalisme d’entreprise P a g e 3 | 10 PNL ET MULTIPLICATION DES CANAUX DE COMMUNICATION INTERNE - Psychologie et Programmation neurolinguistique - Adaptation et diversification des supports COMMUNICATION EXTERNE ET RELATIONS PUBLIQUES - Généralités sur les Relations publiques - Relations presse, Lobbying et Plaidoyer - Optimisation des relations presse - Evénementiel et dossier de presse - Outils d’influence de décisions - Stratégie de communication - Etude de cas et Exercices pratiques III. CEREMONIE D’OUVERTURE : 3.1. Contenu de la formation : Dans un monde caractérisé par des besoins complexes de communications internes et externes, par des demandes toujours croissantes de l’ère numérique et des audiences ciblées, les entreprises doivent être préparées à rivaliser dans ce paysage exigeant et parfois déroutant. Cette formation fournit une compréhension profonde du paysage des communications d’entreprise et des relations publiques. Elle fournit également les outils et les conseils pour toute personne impliquée dans la communication en entreprise pour faire face à l’équilibre entre promotion et protection de l’image et de la réputation de l’entreprise. C’est dans ce sens qu’il a été rappelé les fondamentaux du métier de chargé de communication. Une activité qui vise essentiellement, la recherche de visibilité positive (bonne image ou perception) des partenaires de l’organisation. Sept points ont été développés, pour aider à la bonne compréhension de cette fonction essentielle des organisations. Il s’agit des points suivants : 1. Management d’entreprise, Communication et Office management 2. Mix de communication et Image des organisations 3. Objectifs et Nouveaux outils de communication interne 4. Accueil des nouveaux salariés et Elaboration d’une newsletter 5. PNL et Multiplication des canaux de communication interne P a g e 4 | 10 6. Communication externe et Relations publiques 3.2. Management d’entreprise, Communication et Office management : Le management est la fonction qui permet de gérer efficacement les organisations, en s’appuyant trois principales ressources : les ressources humaines, les ressources matérielles et les ressources financières. Ces ressources constituent parfois des fonctions comme les fonctions RH, Finances et Comptabilité, Logistique ou encore Marketing ou Communication. La fonction Communication permet de coordonner efficacement, les actions de visibilité, vis-à-vis des publics. Elle est souvent confiée à une Assistante de direction qui, en plus d’accompagner les activités de son supérieur hiérarchique, s’active à l’élaboration des communiqués de presse et organisation des rencontres avec la presse (point de presse, conférence de presse…). L’évolution actuelle de la fonction Secrétariat vers l’Assistanat de Direction, puis l’Office management, permet de confier de nouvelles tâches aux Assistantes. La communication en fait partie. 3.3. Mix de communication et Image des organisations : Le mix de communication est la boîte à outils du communicateur d’entreprise. Il s’agit des outils suivants : - Publicité média : télévision, radio, cinéma, internet, presse écrite et affichage - Marketing direct : push sms, porte à porte, phoning, mailing… - Parrainage : sponsoring et mécénat - Promotion des ventes : activité de la force de vente, primes, réductions, rabais, ristournes… - Relations publiques : lobbying, plaidoyer, relations presse, événementiel, foire, séminaires, salons… Le mix étant un mélange ou une combinaison harmonieuse, ces outils devront être utilisés, en fonction des objectifs, budget et cibles. 3.4. Objectifs et Nouveaux outils de communication interne : Les objectifs de communication sont principalement trois : - le niveau cognitif : faire connaître - le niveau conatif : faire agir - le niveau affectif : faire aimer. Ces objectifs suivent le cycle de vie du produit ou concept à valoriser. En phase de lancement, faire connaître le produit, En phase de croissance, faire agir les cibles, P a g e 5 | 10 En phase de maturité, faire aimer et fidéliser pour éviter le déclin. En dehors des partenaires externes (la presse, l’opinion publique, les hautes autorités et les populations impactées directement par les projets du Ministère de l’Energie de la République de Guinée), la fonction Communication devra se tourner également vers les cibles internes. C’est pourquoi nous distinguons une communication externe (commerciale, institutionnelle, sociale…) et une communication interne. Ce dernier type de communication vise trois objectifs : - lever les goulots d’étranglement ou murs psychologiques entre les salariés - promouvoir la meilleure image de l’organisation ou de ses dirigeants vis-à-vis des salariés - améliorer la circulation de l’information, entre les différentes strates de l’organisation. 3.5. Accueil des nouveaux salariés et Elaboration d’une newsletter : Pour atteindre ses objectifs de communication interne, l’organisation use d’outils comme : le cocktail et le livret d’accueil du nouvel arrivant ou encore la newsletter (lettre d’information). Ces outils de communication interne ont pour vocation de faciliter l’intégration des salariés, tout en étant une réponse aux objectifs de communication interne. 3.6. PNL et Multiplication des canaux de communication interne : Il arrive bien souvent que le communicateur se retrouve face à une information qui ne parvient pas à susciter de feedback, au sein des organisations. En communication interne, l’absence de réaction peut être due à un déficit au niveau du canal de communication utilisé. La PNL (Programmation Neurolinguistique) est un outil qui aide le communicateur à démultiplier les canaux de communication, afin d’obtenir le feedback le plus positif qui soit. C’est un concept en psychologie de la communication, qui permet de distinguer entre autres, les modes naturels d’ouverture vers le monde. Et cela passe par la modélisation VAKOG qui permet de distinguer les types Visuels, Auditifs, Kinesthésiques, Olfactifs et Gustatifs. Pour chaque type d’individu, il est nécessaire d’user du canal approprié. C’est pourquoi, le communicateur utilisera à la fois, les uploads/Management/dfg-2-rapport-pedagogique-office-management-et-communication.pdf