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Conten Poste Poste Poste POSTE Poste POSTE POSTE POSTE POSTE Poste Poste POSTE Poste Poste Poste Poste Poste POSTE D nu I: Un (1) «SE II : Un (1) «A III : Un (1) « IV: DEUX (2) « V: Un (1) «L VI: QUATRE (4 VII : UN (1) « VIII : UN (1) « IX : UN (1) «S X : Un (1) «A XI : Un (1) « XII : UN (1) « XIII : Un (1) XIV : Un (1) XV : Un (1) « XVI : Un (1) XVII : Un (1 XVIII : UN (1 escript Millenn ECRETAIRE ADM ASSISTANT(E) AGENT PROTO «SECRETAIRES» LOGISTICIEN» .. 4) «CONDUCT «ASSISTANT EN «SPECIALISTE D SPECIALISTE AU ASSISTANT WEB SPECIALISTE EN «SPECIALISTE E «SPECIALISTE ) «SPECIALISTE «SPECIALISTE D «SPECIALISTE ) «SPECIALIST 1) «SPECIALIST tion de nium Ch (M MINISTRATIF (E DU SECRETAIRE OCOLE» .......... » .................. .................... TEURS DE VEHIC COMMUNICAT DES TECHNOLO UDIOVISUEL» .. B/ INFOGRAPHE N MAINTENAN EN PERFORMAN ‐ SBEE» ....... DE L’EFFICACI DE FONDS A FR EN PRODUCT TE EN DISPATCH TE EN PASSATIO Postes hallenge MCA‐Bé E) DU COORDO E ADMINISTRA .................... .................... .................... CULES ADMIN ATION ET RELAT OGIES DE L’INFO .................... E» ................ NCE DE RESEAU NCE ENVIRONN .................... TE ÉNERGETIQ RAIS PARTAGES ION D’ELECTR HING» ........... ON DE MARCHE PR s / Jobs e Accou énin II) NNATEUR NAT ATIF (E) DU COO .................... .................... .................... ISTRATIFS» .... TIONS PUBLIQU ORMATION, DE .................... .................... » .................. NEMENTALE ET .................... QUE» .............. S» ................. ICITE» ........... .................... E» ................. RESIDENCE DE Descri nt ‐ Bén TIONAL » ....... ORDONNATEUR .................... .................... .................... .................... UES» ............. LA SECURITE E .................... .................... .................... SOCIALE – REI .................... .................... .................... .................... .................... .................... E LA REPUBLIQ iption nin II .................... R NATIONAL» .................... .................... .................... .................... .................... ET DE L’ARCHIV .................... .................... .................... INSTALLATION/ .................... .................... .................... .................... .................... .................... QUE .................... .................... .................... .................... .................... .................... .................... VAGE» ........... .................... .................... .................... / CONSULTATIO .................... .................... .................... .................... .................... .................... 1 ........ 2 ........ 4 ........ 6 ........ 8 ...... 10 ...... 12 ...... 14 ...... 16 ...... 20 ...... 22 ...... 24 ON» 28 ...... 30 ...... 32 ...... 34 ...... 36 ...... 40 ...... 44 2 Poste I: Un (1) «SECRETAIRE ADMINISTRATIF (E) DU COORDONNATEUR NATIONAL » Rôle et Responsabilités Sous la supervision du Coordonnateur National (CN), le/la «Secrétaire Administratif(e) : • Est responsable de la coordination efficace de l'agenda du CN et doit s’assurer que toutes les questions administratives sollicitées par le personnel concerné sont remplies de manière appropriée; • Assure que les instructions du Coordonnateur national sont répercutés sur le personnel concerné et faire un suivi de leur progrès ; • Aide pro activement dans le suivi de l'état d'avancement des programmes de travail et la coordination des diverses activités, telles que l'organisation des réunions, la préparation des rapports d'étape, etc… • Veille à ce que toute la correspondance et les documents pour les actions de la Coordination Nationale sont correctement préparés, bien saisis, relus, et soumis à temps. • Assure que toute les correspondances entrantes du CN est correctement distribuées et portées à l'attention du personnel concerné, de même que toutes les réponses sont délivrées à temps. Faire preuve d’un bon jugement lorsqu’il s’agit de gérer directement les réponses, ou lorsque le recours au CN ou à d’autres parties concernées est nécessaire ; • Veille à un bon maintien des systèmes de classement de toutes les directions afin de faciliter la recherche/récupération au bureau du CN et par le personnel concerné; • Reçoit des appels, les fax et autres communications directes et pertinentes relatives au personnel MCA ; • Rédige les lettres, notes de service, des mémos et autres documents administratifs connexes selon les besoins ; • Délègue efficacement les responsabilités et gère de près les tâches confiées à l’Assistant(e)/ Secrétaire Administratif (e). • Assurer la traduction des documents (anglais vers le français / français vers l'anglais) au besoin. Qualification et Expérience Requises • Licence en administration des affaires ou dans un domaine connexe, diplôme d'études supérieures préféré ; • Avoir au moins 10 ans d’expérience dont au moins 7 ans d’expériences professionnelles progressives dans une position de Secrétaire Administratif (ve) à un haut fonctionnaire dans une organisation similaire à MCA. • Etre familier à l'administration, la gestion et la coordination d’un projet est un avantage ; • Avoir de solides compétences en informatique avec des applications Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Project) ; • Connaissances/familiarité profondes avec les services protocoles et organisations du gouvernement béninois. Bonnes relations de travail avec et/ou pour les fonctionnaires internationaux seraient un atout ; • Excellentes compétences organisationnelles nécessaires ; • Avoir une parfaite maitrise de la communication écrite et orale en français ; • Bonne expression de la communication orale et écrite en anglais un plus. 3 (Version anglaise) : UN (1) «EXECUTIVE SECRETARY TO NATIONAL COORDINATOR» Roles and Responsibilities • Responsible for the effective coordination of CN’s schedule and that other administrative requirements are appropriately acted upon by concerned staff; • Ensure National Coordinator’s instructions are passed onto concerned staff and monitor their status/progress; • Proactively assist in monitoring the progress of work programs and coordination of various activities, such as meeting arrangements, preparation of progress reports; • Ensure that all correspondence and documents for CN's actions are accurately prepared, properly typed, proofread, submitted on time; • Ensure all the incoming correspondence of the CN are properly distributed and brought to the attention of concerned staff, and likewise that all responses are delivered on time. Exercise key judgment of when to handle responses directly and when to escalate to the CN or other relevant party; • Ensure the office filing systems of all divisions are properly maintained for easy retrieval of CN office and concerned staff; • Receive phone calls and faxes and direct appropriate communications to MCA staff as relevant. • Type letters, memorandums, cables and other related administrative documents as required; • Effectively delegate responsibilities and closely manage work of the Executive Secretary/ Assistant. • Translate documents (English into French / French into English) as requested Qualifications and Experience • Bachelor's degree in business administration or related field, advanced degree preferred • At least 10 years’ experience which include at least 7 years progressively responsible experience working as an Executive Assistant for a senior‐level official in an organization similar to MCA. • Familiar with project administration, management and coordination is an advantage • Deep familiarity with Government of Benin protocols and organization. Familiarity in working with or for international officials is a plus. • An excellent organizational skill is required; • Excellent verbal and written communication skills in French. A good written and verbal communication skill in English is required; • Must demonstrate from previous work experience the ability to collaborate effectively with peers as well as work across departments or divisions; • Advanced computer skills in email, word processing, spreadsheets, the Internet, and familiarity with Management Information Systems (MIS) and project management systems and tool (e.g., Primavera, MS Project, etc.); 4 Poste II : Un (1) «ASSISTANT(E) DU SECRETAIRE ADMINISTRATIF (E) DU COORDONNATEUR NATIONAL» Rôle et Responsabilités Il/Elle a pour responsabilités d’achever les tâches assignées par le Coordonnateur National ou du Secrétaire Administratif du CN, à savoir: • Aider dans la répercussion/ transmission au personnel concerné, les instructions du Coordonnateur national et faire le suivi de leurs progrès; • Aider dans le suivi proactif de l'état d'avancement des programmes de travail et la coordination des diverses activités, telles que l'organisation des réunions, la préparation des rapports d'étape, etc… • Aider à assurer la liaison avec le Bureau interne MCA, à l'intérieur et en dehors de la zone de travail, ainsi qu'avec les parties externes, au besoin et sous la direction étroite du CN ; • Veiller à ce que toutes les correspondances et les documents pour les actions de la Coordination Nationale sont correctement préparés, bien saisis, relus, et soumis à temps ; • Veiller à ce que toutes les correspondances entrantes du CN soient correctement distribuées et portées à l'attention du personnel concerné, de même que toutes les réponses soient délivrées à temps; • Aider dans la réception des appels, les fax et autres communications pertinentes relatives au personnel MCA ; • Saisir les lettres, notes de service, des mémos et autres documents administratifs connexes selon les besoins ; • Veiller au maintien des systèmes de classement du bureau du Coordonnateur National et de toutes les directions de MCA‐Benin II pour assurer la recherche/récupération facile par le Coordonnateur National et par le personnel concerné. • Assurer la traduction des documents (anglais vers le français / français vers l'anglais) au besoin. Qualification et Expérience Requises • Avoir le diplôme de BTS/secrétaire de Direction, administration des affaires ou dans un domaine connexe est préférable ; • Avoir 3‐5 ans ou plus d'expérience dans la position d’Assistant d’un fonctionnaire de haut niveau dans une organisation similaire à MCA. • Etre familier à l'administration, la gestion et la coordination d’un uploads/Management/dossier-recrutement-mcabenin2.pdf