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LA GESTION DU TEMPS L’ORGANISATION DU TRAVAIL 1 claux mouly management distrima

LA GESTION DU TEMPS L’ORGANISATION DU TRAVAIL 1 claux mouly management distrimanager REFLECHIR SUR SA GESTION DU TEMPS claux mouly management distrimanager 2 Difficulté à s’organiser dans la mission de manager stagiaire confronté à l’exigence de performance de l’entreprise et du centre de formation Quels sont les conséquences d’une mauvaise organisation en terme de stress et d’efficacité pour lui- même et pour les collaborateurs à travers des situations vécues en entreprise Intégrer la nécessité d’améliorer ses compétences organisationnelles par une meilleure maitrise du temps. 1 Approche de l’organisation par les 6 lois relatives à la gestion du temps claux mouly management distrimanager 3 Ce qui fait la diversité et la complexité des problèmes d’organisation dans le temps, c’est précisément que le temps n’est pas un ensemble d’éléments homogènes et présente une variété d’aspects. Le mot "temps" recouvre plusieurs notions qui conduisent à utiliser des outils variés pour analyser ce qui se passe et prévoir ce qu’il faudrait réaliser. claux mouly management distrimanager 4 Notions Définitions Exemples Moments ou instants s’agit de la localisation temporelle ou situations des événements par rapport à une échelle conventionnelle. date de relance date de rendez-vous Durée ou délai C’est le temps passé ou « volume temps » entre le début et la fin de réalisation d’une tâche, d’un travail. durée de frappe d’une lettre, durée d’une réunion, délai de livraison terme d’un prêt Ordre ou priorités Contraintes dans l’enchaînement des opérations qui déterminent les relations d’antériorités .-chronologie de réalisation d’une lettre : • prise de notes, • frappe de la lettre, • relecture signature Pourquoi la gestion du temps ? claux mouly management distrimanager 5 Pour une meilleure utilisation, le temps doit d’abord être consacré à des tâches prioritaires entrant de façon certaine dans le champ des objectifs fixés. Il est donc important de connaître l’emploi de son temps afin de savoir : • ce que l’on fait, • ce que l’on a à faire, • et comment on le fait. SOMMAIRE claux mouly management distrimanager 6 1 Approche de l’organisation par les 6 lois relatives à la gestion du temps 2 Identification des chronophages extérieurs et des chronophages personnels 3 Mise en place de solutions adaptées pour gérer les chronophages 4 Approche de la notion de priorité des taches par la matrice d’Eisenhower  5 Quels outils, quelles techniques pour améliorer la gestion du temps "Plus on dispose de temps pour faire un travail, plus ce travail prend du temps". (Parkinson) 1 Approche de l’organisation par les 6 lois relatives à la gestion du temps 7 claux mouly management distrimanager Les 6 lois claux mouly management distrimanager 8  Nous avons beau rédiger nos planning en heures de travail, nous sommes forcés de constater qu’une heure de travail ne ressemble pas à une autre. Outre la nature de l’activité, plusieurs facteurs entrent en jeu : le stress, le plaisir, l’apprentissage, l’enrichissement personnel que l’on en tire, le niveau d’énergie, la frustration ou l’insatisfaction.  En fait ce n’est pas tant la quantité de temps passée qui compte mais saqualité. Beaucoup d’entre nous gèrent leur temps de travail de manière désastreuse. Nous sommes comme submergés par nos tâches. Nous avons du mal à les prioriser ou à tenir nos délais. Nous passons sans cesse d’une phase de procrastination à une phase de travail dans l’urgence.  Comment s’organiser de façon à tirer le meilleur de chacune de nos heures de travail? C’est la question à laquelle nous allons tenter de répondre par l’étude des 6 lois qui régissent notre temps de travail…  Loi de Murphy : gardez une marge pour les imprévus claux mouly management distrimanager 9  En 1949, Edouard A. Murphy, ingénieur à l’US Air Force, mena une expérience pour tester les effets de la décélération sur les pilotes. Des électrodes avaient été installés sur un chimpanzé mais ils n’enregistrèrent aucun signal puisque l’assistant chargé de les installer les avaient placés à l’envers. Dégoûté, Edward Murphy déclara : "Si l’on donne à ce gars une façon de faire une erreur, alors il la fera” en référence à son assistant (pour la petite histoire : on avait en fait proposé à Edward Murphy de tester et de calibrer les électrodes avant le test mais il avait refusé… ).  Depuis, cette loi est généralement exprimée par : “si quelque chose peut mal tourner, alors cette chose finira infailliblement par mal tourner”. Elle démontre qu’il faut toujours garder une marge de temps pour les imprévus.  Mise en pratique : N’enchainez pas les rendez-vous dans votre agenda, prévoyez un battement entre chaque. Pour les tâches à accomplir, prévoyez du temps supplémentaire, surtout si vous ne maitrisez pas encore le travail à réaliser. Loi de Parkinson : fixez-vous des délais claux mouly management distrimanager 10 Suite à une étude de l’administration britannique, le professeur Cyril Northcote Parkinson énonce en 1958 que “tout travail tend à se dilater pour occuper tout le temps disponible”. Pour contrôler le phénomène, il suffit d’imposer des délais limites et miser sur le fait que plus on subit de pression plus on est performant. Par exemple si l’on se donne 24 heures pour terminer une tâche, la pression exercée par le délai nous pousse à nous concentrer sur l’exécution de la tâche, et on est forcé de se limiter à l’essentiel. Alors que si l’on a une semaine pour la même tâche, on risque de tergiverser et de construire une usine à gaz pour pas grand chose de plus. Loi d’Illich : prenez des pauses claux mouly management distrimanager 11 Ivan Illich, penseur autrichien, énonça le principe de contre-productivité. Il implique notamment que passé un certain seuil de temps passé sur une activité, notre efficacité diminue et devient même négative. Sachant que le temps de concentration optimal est de 45 minutes, nous devons donc accepter nos propres limites et prendre des pauses lorsqu’on le dépasse. En cas de baisse de régime, rien de tel que de discuter avec les collègues, d’aller marcher un moment, ou de s’offrir un rafraichissement. Planifier les activités selon notre rythme biologique peut également aider à être alerte au bon moment. Par exemple, ce n’est pas à 14h, au moment de la sieste, que l’on sera le plus efficace. Loi de Carlson : limitez les interruptions claux mouly management distrimanager 12  En 1951, Sune Carlson constata dans une étude sur le travail des managers qu’ils étaient interrompus en moyenne toutes les vingt minutes. Ils avaient à peine le temps de démarrer une nouvelle tâche ou de s’asseoir qu’ils étaient déjà interrompus par un visiteur ou un coup de téléphone.  Il en tira la loi des séquences homogènes, selon laquelle “une tâche effectuée en continu demande moins de temps et d’énergie qu’une tâche réalisée en plusieurs fois”. Car il faut en général au moins 3 minutes pour se replonger dans une tâche interrompue.  Voici plusieurs pistes pour éviter les interruptions :  fermer la porte de son bureau ou dans le cas d’un open space signaler sa disponibilité par un carton rouge ou vert, ou en mettant des écouteurs  mettre son téléphone sur répondeur  désactiver le signal sonore signalant l’arrivée des nouveaux emails  limiter l’usage de la messagerie instantanée Loi de Pareto : se concentrer sur l’essentiel claux mouly management distrimanager 13  L’économiste et sociologue Vilfredo Pareto a observé en 1906 que 80% des revenus étaient détenus par 20% de la population en Italie. Depuis, on remarque que cette loi s’applique à de nombreux autres domaines, en particulier l’activité humaine, où 80% des résultats sont produits par 20% du travail effectué.  Nous pouvons tirer partie de cette loi de plusieurs manières :  - priorisation des tâches : il faut savoir se focaliser sur les tâches qui produisent le plus de valeur. Par exemple, demandez-vous quelles tâches vous feriez si vous aviez une attaque cardiaque et que vous ne deviez travailler plus que 2 heures par jour.  - savoir dire non : il est important de savoir dire non pour éviter de se faire voler son temps sur des tâches qui ne nous rapportent rien ou très peu. Si c’est un supérieur qui nous sollicite, il faudra identifier les arguments avant de répondre, en évoquant éventuellement une solution alternative.  Mise en pratique : Déléguez les tâches qui peuvent être réalisées par quelqu’un d’autre. Les premières heures passées au bureau sont souvent utilisées pour lire ses emails ou pour surfer sur internet. Faites ceci plus tard dans la journée et commencez directement avec ces 20% qui produisent 80% de résultats. loi de la dimension subjective du temps loi de Fraisse. claux mouly management distrimanager 14  Le temps a une dimension objective et une dimension subjective ou psychologique qui varie en fonction de l’intérêt personnel à l’activité exercée.  Plus une activité est morcelée, plus elle paraît durer longtemps. Plus une activité est intéressante, plus elle paraît brève.  Par exemple le temps d’une attente est toujours trop long, les moments de plaisir, eux, toujours trop courts.  Les uploads/Management/l-organisation-du-travail-gestion-du-temps.pdf