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©-Copyright-Annie Lafaye-Conseil Achat et Management - 2006 ISCAE 1 L’audit fou

©-Copyright-Annie Lafaye-Conseil Achat et Management - 2006 ISCAE 1 L’audit fournisseur ©-Copyright-Annie Lafaye-Conseil Achat et Management - 2006 ISCAE 2 Plan Introduction Votre entreprise – 1) But de l’audit fournisseur – 2) Les référentiels qualité existants – 3) Les différents types d’audits – 4) Rédaction de la procédure d’audit fournisseur – 5) Le choix des auditeurs – 6) Qualités d’un bon auditeur ©-Copyright-Annie Lafaye-Conseil Achat et Management - 2006 ISCAE 3 Plan Votre entreprise – 7) Formation à l’audit – 8) Détermination d’un planning d’audit annuel – 9) Élaboration d’un questionnaire d’audit – 10) La sous-traitance de l’audit à un autre organisme – 11) Communication au fournisseur ©-Copyright-Annie Lafaye-Conseil Achat et Management - 2006 ISCAE 4 Plan L’audit I- Préparation de l’audit A vous maintenant – cas pratiques (n° 1 et 2) II-L’audit A vous maintenant – cas pratique (n° 3) Conclusion ©-Copyright-Annie Lafaye-Conseil Achat et Management - 2006 ISCAE 5 Introduction C’est dans son rôle d’interface entre ses clients internes et ses fournisseurs que l’acheteur démontre son professionnalisme. Cette clef de voûte de l’entreprise doit être confiée à des professionnels, maîtrisant aussi bien le marché fournisseur que leur propre marché. 6 VOTRE ENTREPRISE VOTRE ENTREPRISE ©-Copyright-Annie Lafaye-Conseil Achat et Management - 2006 ISCAE 7 Votre entreprise 1) But de l’audit fournisseur Le but de l’audit est de s’assurer que le fournisseur répond aux normes qualité telles que définies par votre entreprise. ©-Copyright-Annie Lafaye-Conseil Achat et Management - 2006 ISCAE 8 Votre entreprise 2) Les référentiels qualité existants L’ISO Autres : BPF,…. Disposez-vous de référentiels qualité propres à votre secteur : O/N ? Si la réponse est oui, merci d’indiquer ce ou ces référentiels ci-dessous : ----------------------------------------------------- ----------------------------------------------------- ©-Copyright-Annie Lafaye-Conseil Achat et Management - 2006 ISCAE 9 Votre entreprise 2) Les référentiels qualité existants Définissez ce que vous attendez d’un fournisseur sur le plan qualité. Préparez un document indiquant les normes qualité requises pour un fournisseur. ©-Copyright-Annie Lafaye-Conseil Achat et Management - 2006 ISCAE 10 Votre entreprise 2) Les référentiels qualité existants Normes Le Service National de Normalisation de l'Industrie Marocaine (SNIMA), dépendant du Ministère du Commerce et de l'Industrie, est l'organisme chargé de coordonner les travaux de normalisation dans le milieu national. Plus de 500 normes nationales sont actuellement en application, principalement dans les secteurs métallurgique, de la construction et de l'emballage. ©-Copyright-Annie Lafaye-Conseil Achat et Management - 2006 ISCAE 11 Votre entreprise 2) Les référentiels qualité existants L'Institut Marocain de l'Emballage et du Conditionnement (IMEC) est compétent en matière de normes de conditionnement et d'emballage. Les Ministères de l'Agriculture et de la Santé ont des attributions en ce qui concerne les produits agricoles et ceux destinés à la consommation humaine. Les régulations sanitaires s'appliquent sur l'importation d'aliments. Le Maroc est membre de l'Organisation Internationale de Normalisation (ISO). ©-Copyright-Annie Lafaye-Conseil Achat et Management - 2006 ISCAE 12 Votre entreprise 3) Les différents types d’audits Audit d’approbation: Il est mené pour tout nouveau fournisseur, nouveau produit ou nouveau service. Audit de suivi : Audit de vérification des mesures prises par le fournisseur suite aux remarques de l’audit d’approbation, audit régulier. ©-Copyright-Annie Lafaye-Conseil Achat et Management - 2006 ISCAE 13 Votre entreprise 3) Les différents types d’audits Audit de certification : Audit visant à déléguer l’ensemble des tests chez le fournisseur, de manière à utiliser le produit à réception. Cet audit ne peut être réalisé que si l’historique qualité du fournisseur est satisfaisant sur plusieurs années (audits et problèmes qualité) ©-Copyright-Annie Lafaye-Conseil Achat et Management - 2006 ISCAE 14 Votre entreprise 4) Rédaction de la procédure d’audit fournisseurs Définition du but de l’audit Description du process d’un audit et des références documentaires Information sur les fournisseurs pouvant être audités ex. : – Les mono-sourcing – Les fournisseurs stratégiques – Les fournisseurs à risque ©-Copyright-Annie Lafaye-Conseil Achat et Management - 2006 ISCAE 15 Votre entreprise 5) Choix des auditeurs VOUS Et qui d’autre ? Selon vous, quelle(s) personne(s) devez- vous impliquer à l’audit ? ----------------------------------------------------- ----------------------------------------------------- ----------------------------------------------------- ©-Copyright-Annie Lafaye-Conseil Achat et Management - 2006 ISCAE 16 Votre entreprise 6) Qualité d’un bon auditeur Impartial/Objectif Sachant : – Poser des questions – Pratiquer l’écoute active – Prendre des notes Bon communicateur Ayant l’esprit de synthèse Comprenant l’entreprise ©-Copyright-Annie Lafaye-Conseil Achat et Management - 2006 ISCAE 17 Votre entreprise 7) Formation à l’audit Toute personne ne peut être auditeur. Il faut une formation initiale, référencée dans un document qualité. Cette formation peut par ex. être la nécessité de participer à au moins 2 audits. De plus, cette formation doit continuer à être active. Dans le cas d’une équipe d’audit une personne doit être nommée responsable. ©-Copyright-Annie Lafaye-Conseil Achat et Management - 2006 ISCAE 18 Votre entreprise 8) Détermination d’un planning d’audit annuel Vous pouvez établir un planning d’audit annuel sous forme par exemple d’un tableau ex. : Nom du fournisseur Locali sation Date d’audit proposée Date d’audit confirmée Produit/ Service fourni Niveau de risque But Nom de contact pour l’audit Niveau de risque : vous devez avoir une classification des niveaux de risques fournisseur. But : Audit d’approbation, audit de suivi ou audit de certification ©-Copyright-Annie Lafaye-Conseil Achat et Management - 2006 ISCAE 19 Votre entreprise 9) Elaboration d’un questionnaire d’audit Le questionnaire d’audit est le résultat d’une réflexion interne. Il conditionne l’approbation ou non d’un fournisseur et doit par conséquent être particulièrement étudié. Vous pouvez adopter par ex. 1-Excellent = 3 2-Adéquat = 2 3-Pauvre = 1 4- Totalement insatisfaisant = 0 5- Non applicable ©-Copyright-Annie Lafaye-Conseil Achat et Management - 2006 ISCAE 20 Votre entreprise 9) Elaboration d’un questionnaire d’audit La note finale peut se faire sur base d’un calcul en pourcentage. Vous pouvez également indiquer O/N/Non applicable et comptabiliser le nombre de Oui. Vous pouvez aussi avoir une échelle avec satisfaisant, acceptable, moyen, insuffisant, non applicable ©-Copyright-Annie Lafaye-Conseil Achat et Management - 2006 ISCAE 21 Votre entreprise 9) Elaboration d’un questionnaire d’audit (suite) Chaque question peut également être pondérée. ©-Copyright-Annie Lafaye-Conseil Achat et Management - 2006 ISCAE 22 Votre entreprise 10) La sous-traitance de l’audit à un autre organisme L’entreprise peut sous-traiter l’audit à un autre organisme. Cette solution présente des inconvénients : – Perte du lien client-fournisseur – Pas de reflet de la culture de votre entreprise sur le plan qualité – Formalisation / standardisation – Risque de remarques exagérées. L’auditeur cherchera à éviter tout risque. ©-Copyright-Annie Lafaye-Conseil Achat et Management - 2006 ISCAE 23 Votre entreprise 11) Communication au fournisseur Information faite au fournisseur : – Type d’audit – Date (s) prévisionnelle (s) – But de l’audit ©-Copyright-Annie Lafaye-Conseil Achat et Management - 2006 ISCAE 24 Votre entreprise 11) Communication au fournisseur Il arrive que le fournisseur refuse d’être audité. – Dans ce cas, prévoir soit : • Une autre démarche si par ex. mono-sourcing (possibilité d’un envoi de questionnaire…) • L’information du risque encouru sur les retombées commerciales. 25 L’AUDIT L’AUDIT 26 L’AUDIT Formation du/des auditeur (s) Liste des fournisseurs à auditer Détermination du type d’audit à effectuer Détermination d’un planning d’audit annuel Information au fournisseur de la date prévisionnelle de l’audit Préparation de l’audit 1/Envoi d’un pré-questionnaire chez le fournisseur 2/ Réunion de préparation 3/ Envoi de l’agenda d’audit chez le fournisseur Audit 4/ Réunion préalable chez le fournisseur 5/ Examen du : Produit process de l’organisation 6/ Recensement des non-conformités 7/ Réunion de clôture chez le fournisseur 27 Suivi et Clôture 8/ Réunion de « debriefing » dans l’entreprise 9/ Rédaction du rapport d’audit 10/ Envoi d’un rapport d’audit résumé au fournisseur 11/ Étude des réponses du fournisseur 12/ Réaudit si nécessaire sinon clôture ©-Copyright-Annie Lafaye-Conseil Achat et Management - 2006 ISCAE 28 I- Préparation de l’audit 1/Envoi et analyse des réponses du pré- questionnaire a) Envoi et Analyse des réponses du pré-questionnaire La structure de l’entreprise : – Nombre de personnes – % consacré à tel secteur, les produits fabriqués.. L’organigramme : Direction Service 1 Service 2 Service 3 ©-Copyright-Annie Lafaye-Conseil Achat et Management - 2006 ISCAE 29 I- Préparation de l’audit 1/Envoi et analyse des réponses du pré- questionnaire - Type d’entreprise : filiale, … - Activité du fournisseur : distributeur, fabricant,… - Etude des autres documents fournis : - Description de process résumée - Plan des bâtiments ©-Copyright-Annie Lafaye-Conseil Achat et Management - 2006 ISCAE 30 I- Préparation de l’audit 1/Envoi et analyse des réponses du pré- questionnaire - Accréditation, certifications…. - Adresse de l’entreprise - Nombre de personnes y travaillant. ©-Copyright-Annie Lafaye-Conseil Achat et Management - 2006 ISCAE 31 I- Préparation de l’audit 2/Réunion de préparation b) Etude des données existantes sur le fournisseur (si fournisseur déjà référencé) Rating fournisseur : sa note sur les délais et la qualité Liste de l’ensemble des produits fournis par le fournisseur Etude plus approfondie des problèmes rencontrés et de leur résolution ©-Copyright-Annie Lafaye-Conseil Achat et Management - 2006 ISCAE 32 I- Préparation de l’audit 2/Réunion de préparation Étude : - des problèmes en cours. - des documents/certificats fournis par le fournisseur avec chaque livraison - du dernier compte-rendu d’audit et des réponses apportées aux non-conformités (si applicable) ©-Copyright-Annie Lafaye-Conseil Achat et Management - 2006 ISCAE uploads/Management/ 01-audit-fournisseur-210106.pdf