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QUESTIONNAIRE DE CONTROLE INTERNE Section : Ventes Folio 1/10 Client : Exercice

QUESTIONNAIRE DE CONTROLE INTERNE Section : Ventes Folio 1/10 Client : Exercice : 31/12/05 Ref. 1 VENTES - CLIENTS Etablissement et mise à jour: Supervision: Etabli par…………………le……………….. par………………le…………………. Mis à jour par……………le……………….. par………………le…………………. Mis à jour par……………le……………….. par………………le…………………. OBJECTIFS DE CONTROLE A. S'assurer que les séparations de fonctions sont suffisantes. B. S'assurer que toutes les ventes (retours) sont saisies et enregistrées (exhaustivité). C. S'assurer que toutes les ventes (retours) enregistrées sont réelles (existence). D. S'assurer que les ventes (avoirs) enregistrées sont correctement évaluées. E. S'assurer que toutes les ventes (avoirs) sont enregistrées sur la bonne période. F. S'assurer que toutes les ventes (avoirs) enregistrées sont correctement imputées, totalisées et centralisées. G. S’assurer que les recettes sont correctement imputées, totalisées et centralisées. QUESTIONNAIRE DE CONTROLE INTERNE Section : Ventes Folio 2/10 Client : Exercice : 31/12/05 Ref. 2 OBJECTIF DE CONTROLE A. S’assurer que les séparations de fonctions sont suffisantes. GRILLE DE SEPARATION DE FONCTIONS VENTES- CLIENTS Personnel concerné Fonctions 1. Traitement des commandes 2. Examen de la solvabilité des clients 3. Facturation 4. Contrôle bon de livraison- Facture 5. Contrôle commande- Facture 6. Tenue du journal des ventes 7. Vérification de la continuité des numéros de factures comptabilisées. 8. Liste des bons de sortie non facturés 9. Tenue des comptes clients 10. Etablissement de la balance clients 11. Etablissement de la balance clients par ancienneté de solde 12. Rapprochement balance clients- compte collectif 13. Centralisation des ventes 14. Détermination des conditions de paiement 15. Relevé des chèques reçus au courrier 16. Détention des effets à recevoir 17. Tenue du journal des effets à recevoir 18. Inventaire des effets à recevoir 19. Accès à la comptabilité générale QUESTIONNAIRE DE CONTROLE INTERNE Section : Ventes Folio 3/10 Client : Exercice : 31/12/05 Ref. 3 20. Tenue du journal de trésorerie 21. Emission d’avoirs 22. Approbation des avoirs 23. Etablissement des relevés clients 24. Envoi des relevés aux clients 25. Comparaison des relevés avec le comptes 26. Comparaison de la balance clients avec les comptes individuels 27. Confirmation des comptes clients 28. Relance des clients 29. Prolongation des conditions de paiement 30. Accord d’escomptes 31. Autorisation de passer en pertes des créances ou effets à recevoir 32. Détention de la liste des clients passés en pertes 33. Tenue des comptes de débiteurs divers 34. Expédition des produits finis 35. Surveillance des stocks QUESTIONNAIRE DE CONTROLE INTERNE Section : Ventes Folio 4/10 Client : Exercice : 31/12/05 Ref. 4 OBJECTIF DE CONTROLE B. S’assurer que toutes les ventes (retours) sont saisies et enregistrées (exhaustivité) questions Réf. Diag. OUI OU N/A NON COMENTAIRES Référence Programme De vérification Des procédures 1. L’accès aux zones de stockage et d’expédition est-il suffisamment protégé pour éviter des : a- expéditions sans bons de livraison ? b- retours sans bons de retour ? 2. Les bons d’expédition sont-ils ? a- établis sur des formulaires standard ? b- prénumérotés ? 3. Les bons de retour sont-ils : a- établis sur des formulaires standard ? b- prénumérotés ? 4. Le service facturation vérifie-t-il la séquence numérique : a- des bons de livraison ? b- des bons de retour ? pour s’assurer qu’il les reçoit tous. 5. Les factures et avoirs sont-ils des documents prénumérotés ? 6. Le numéro des bons de livraison est-il rapproché des numéros de facture pour s’assurer qu’ils sont tous facturés ? 7. Le numéro des bons de retour est-il rapproché des numéros d’avoirs ? 8. Les bons de livraison sans facture et les bons de retour sans avoir font-ils l’objet d’un examen régulier et de recherches ? 9. Les quantités reçues sont-elles rapprochées des quantités facturées pour éviter les facturations partielles ? QUESTIONNAIRE DE CONTROLE INTERNE Section : Ventes Folio 5/10 Client : Exercice : 31/12/05 Ref. 5 10. Les quantités retournées sont-elles rapprochées des avoirs émis pour éviter les avoirs partiels ? 11. Le service comptable vérifie-t-il la séquence numérique des factures pour s'assurer avant comptabilisation, qu’il les a toutes reçues ? 12. Le service comptable vérifie-t-il la séquence numérique des avoirs pour s’assurer qu’il les a tous reçus ? 13. L ‘enregistrement comptable : a- Des factures ? b- Des avoirs ? Se fait-il en respectant leur séquence numérique ? 14. La séquence numérique des factures et avoirs sue le journal des ventes est-elle vérifiée ? 15. Le solde de la balance client est-il rapproché de compte général afin de vérifier la concordance entre la comptabilité auxiliaire et le journal des ventes ? 16. Les ventes qui sont porteuses de charges( ou produits) connexes (commission, ristournes, garanties…) sont-elles : a- identifiées au fur et à mesure ? b- rapprochées avec le journal des ventes ? QUESTIONNAIRE DE CONTROLE INTERNE Section : Ventes Folio 6/10 Client : Exercice : 31/12/05 Ref. 6 OBJECTIF DE CONTROLE C. S’assurer que toutes les ventes (retours) enregistrées sont réelles (existence). questions Réf. Diag. OUI OU N/A NON COMENTAIRES Référence Programme De vérification Des procédures 1. Les expéditions ne peuvent-elles être faites qu’au vu d’un bon de commande accepté ? 2. S’assure-t-on de la concordance entre : a- les bons d’expédition et les marchandises expédiées ? b- les bons de retour et les marchandises retournées ? 3. Toute facture, pour être émise, doit-elle être précédée par un bon de livraison ? 4. Tout avoir pour être émis, doit-il : a- être précédé par un bon de retour ou un bon de réclamation ? b- être soumis à l’autorisation d’un responsable ? 5. Vérifie-t-on qu’il n’est pas émis : a- plusieurs factures pour la même livraison ? b- plusieurs avoirs pour le même retour ou la même réclamation ? 6. Vérifie-t-on que : a- la même facture n’est pas enregistrée plusieurs fois ? b- le même avoir n’est pas enregistré plusieurs fois ? 7. Les opérations diverses sur le journal des ventes et les comptes clients doivent-elles être appuyées par des justificatifs ? approuvées par une personne autorisée ? 8. Les factures et avoirs sont-ils expédiés directement aux clients par le service facturation ? QUESTIONNAIRE DE CONTROLE INTERNE Section : Ventes Folio 7/10 Client : Exercice : 31/12/05 Ref. 7 OBJECTIF DE CONTROLE D. S’assurer que les ventes (avoirs) enregistrées sont correctement évaluées. questions Réf. Diag. OUI OU N/A NON COMENTAIRES Référence Programme De vérification Des procédures 1. Les tarifs prix sont-ils : a- approuvés ? b- régulièrement mis à jour ? c- diffusés à tous les intervenants dans le processus de facturation ? 2. Les conditions de remises, ristournes et autres rabais sont-elles: a- approuvées ? b- régulièrement mises à jour ? c- diffusées à tous les intervenants dans le processus de facturations ? 3. L‘accès au fichier prix est-il protégé ? 4. Les calculs des factures et avoirs sont-ils vérifiés ? 5. Les taux de TVA utilisés sont-ils vérifiés ? 6. Les comptes clients sont-ils régulièrement lettrés et les écarts analysés? 7. Les clients mauvais payeurs sont-ils : a- régulièrement identifiés ? b- signalés aux intervenants dans le processus de vente pour éviter des expéditions qui ne pourront pas être encaissées ? c- relancés de façon systématique ? d- remis au contentieux sur une base régulière ? 8. Existe-t-il une procédure de fixation de plafond de crédit ? Si oui, ces plafonds sont-ils : a- régulièrement actualisés ? b- comparés avec les encours (y compris effets et commandes non livrées) avant acceptation des commandes ? QUESTIONNAIRE DE CONTROLE INTERNE Section : Ventes Folio 8/10 Client : Exercice : 31/12/05 Ref. 8 9. Est-il interdit de faire des expéditions sans commandes pour éviter les refus de livraison ou les factures impayées ? 10. L’insertion d’un nouveau client dans le fichier est-elle : a- autorisée ? b- justifiée par un document officiel prouvant l’existence du client ? 11. Les modifications du fichier client (notamment changement d’adresse) sont-elles : a- autorisées ? b- appuyées par des documents officiels du client ? 12. Une balance par ancienneté de créance est-elle : a- régulièrement établie ? b- exploitée pour déterminer les provisions pour clients douteux ? 13. La politique d’établissement des créances douteuses est-elle : a- Clairement définie ? b- Suffisamment prudente ? 14. Les créances passées en perte sont-elles soumises à l’autorisation d’un responsable ? 15. Lorsque des ventes sont effectuées en devises étrangères : a- les personnes chargées de la comptabilité sont- elles régulièrement informées des taux à utiliser ? b- les montants concernés sont-ils facilement identifiables pour permettre l’actualisation des taux en fin de période ? QUESTIONNAIRE DE CONTROLE INTERNE Section : Ventes Folio 9/10 Client : Exercice : 31/12/05 Ref. 9 OBJECTIF DE CONTROLE D. S’assurer que toutes les ventes (avoirs) sont enregistrées sur la bonne période. questions Réf. Diag. OUI OU N/A NON COMENTAIRES Référence Programme De vérification Des procédures 1. Le service facturation s’assure-t-il qu’il reçoit sans délai : tous les bons de livraison ? tous le bons de retour ? 2. Les factures et avoirs sont-ils émis sans délai après réception des bons d’expédition et de retour? 3. La comptabilité s’assure-t-elle que les factures et avoirs émis lui sont transmis sans délai ? 4. Les factures et avoirs sont-ils uploads/Marketing/ 3-questionnaire-de-controele-interne-ventes.pdf