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UNITÉ DE PROMOTION RÉSEAU OTIV MADAGASCAR MANUEL DES POLITIQUES ET PROCÉDURES A

UNITÉ DE PROMOTION RÉSEAU OTIV MADAGASCAR MANUEL DES POLITIQUES ET PROCÉDURES ADMINISTRATIVES TABLE DES MATIÈRES SECTION 0000 MANUEL DES POLITIQUES ET PROCÉDURES ADMINISTRATIVES Section : TABLE DES MATIÈRES Code de manuel : 0000 Page : 1 Chapitre : Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : TABLE DES MATIÈRES INTRODUCTION 1000 STATUTS ET RÈGLEMENTS 2000 SYSTÈME COMPTABLE 3000 Généralités 3010 Description du système comptable actuel 3020 États financiers 3030 PLAN COMPTABLE 4000 Généralités 4010 Établissement du plan comptable 4020 Cadre comptable 4030 Charte des comptes du Grand-Livre 4040 Description des comptes 4050 ORGANISATION 5000 Organisation et fonctionnement 5010 Organigramme 5020 CAISSE 6000 Type de caisse 6010 Politique 6020 Fonctionnement 6030 Comptabilisation 6040 Points de contrôle 6050 MANUEL DES POLITIQUES ET PROCÉDURES ADMINISTRATIVES Section : TABLE DES MATIÈRES Code de manuel : 0000 Page : 2 Chapitre : Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : TABLE DES MATIÈRES (Suite) BANQUE 7000 Description des comptes de banque existants 7010 Politique 7020 Fonctionnement 7030 Comptabilisation 7040 Points de contrôle 7050 SYSTÈME DES ACHATS 8000 Description 8010 Politique 8020 Fonctionnement 8030 Comptabilisation 8040 Points de contrôle 8050 STOCKS 9000 Description 9010 Politique 9020 Fonctionnement 9030 Comptabilisation 9040 Points de contrôle 9050 IMMOBILISATIONS 10000 Description 10010 Politique 10020 Fonctionnement 10030 Comptabilisation 10040 Points de contrôle 10050 MANUEL DES POLITIQUES ET PROCÉDURES ADMINISTRATIVES Section : TABLE DES MATIÈRES Code de manuel : 0000 Page : 3 Chapitre : Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : TABLE DES MATIÈRES (Suite) FACTURATION DE BIENS OU SERVICES RENDUS 11000 Description 11010 Politique 11020 Fonctionnement 11030 Comptabilisation 11040 Points de contrôle 11050 ÉPARGNE DES OTIV DÉPOSÉ À L’UNITÉ DE PROMOTION 12000 Description 12010 Politique 12020 Fonctionnement 12030 Comptabilisation 12040 Points de contrôle 12050 CRÉDIT 13000 Politique de crédit 13010 Fonctionnement 13030 Comptabilisation 13040 Points de contrôle 13050 BONS DU TRÉSOR 14000 Description 14010 Politique 14020 Fonctionnement 14030 Comptabilisation 14040 Points de contrôle 14050 MANUEL DES POLITIQUES ET PROCÉDURES ADMINISTRATIVES Section : TABLE DES MATIÈRES Code de manuel : 0000 Page : 4 Chapitre : Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : TABLE DES MATIÈRES (Suite) MATÉRIEL ROULANT 15000 Description 15010 Politique 15020 Fonctionnement 15030 Points de contrôle 15050 DÉPLACEMENTS ET MISSIONS 16000 Politique 16020 Fonctionnement 16030 Comptabilisation 16040 Points de contrôle 16050 GESTION DU PERSONNEL 17000 Description 17010 Politique 17020 Fonctionnement 17030 Comptabilisation 17040 Points de contrôle 17050 SALAIRES 18000 Description 18010 Politique 18020 Fonctionnement 18030 Comptabilisation 18040 Points de contrôle 18050 MANUEL DES POLITIQUES ET PROCÉDURES ADMINISTRATIVES Section : TABLE DES MATIÈRES Code de manuel : 0000 Page : 5 Chapitre : Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : TABLE DES MATIÈRES (Suite) REMISE DES DÉDUCTIONS À LA SOURCE 19000 Description 19010 Politique 19020 Fonctionnement 19030 Points de contrôle 19050 SERVICES ADMINISTRATIFS 20000 Description 20010 Politique 20020 Fonctionnement 20030 Comptabilisation 20040 Points de contrôle 20050 SUBVENTIONS 21000 Description 21010 Politique 21020 Fonctionnement 21030 Comptabilisation 21040 Points de contrôle 21050 CAPITAL SOCIAL 22000 Description 22010 Politique 22020 Fonctionnement 22030 Comptabilisation 22040 Points de contrôle 22050 MANUEL DES POLITIQUES ET PROCÉDURES ADMINISTRATIVES Section : TABLE DES MATIÈRES Code de manuel : 0000 Page : 6 Chapitre : Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : TABLE DES MATIÈRES (Suite) PROCÉDURE DE FIN DE MOIS 23000 Description 23010 Politique 23020 Fonctionnement 23030 Comptabilisation 23040 PROCÉDURES DE FIN D’EXERCICE 24000 Description 24010 Politique 24020 Fonctionnement 24030 Comptabilisation 24040 CODE DE DÉONTOLOGIE 25000 INTRODUCTION SECTION 1000 MANUEL DES POLITIQUES ET PROCÉDURES ADMINISTRATIVES Section : INTRODUCTION Code de manuel : 1000 Page : 1 Chapitre : Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : INTRODUCTION L’unité de promotion est une institution à but non lucratif et qui pour objectifs de regrouper les caisses de base (OTIV), de consolider les liens qui les unissent, de favoriser leur croissance et leur développement, de promouvoir la philosophie coopérative et mutualiste en général, d’appuyer les activités des OTIV dans leur milieu et enfin de favoriser la rentabilité et l’autonomie financière du réseau. Le présent manuel se veut un guide pratique et complet qui couvre l’ensemble des opérations administratives de l’unité de promotion. Vous remarquerez que pour chaque section, il y a un chapitre « Points de contrôle » qui décrit pour chaque section le système de contrôle interne mis en place. Afin de faciliter l’accès rapide à la section souhaitée le bloc d’en-tête de chaque page identifie la section, le chapitre et le sujet traité. La date de rédaction est indiquée ainsi que la date de révision, le cas échéant. Afin d’alléger le texte, les annexes sont placées à la fin du manuel et portent les codifications du texte auquel elles se rapportent, avec en plus un numéro d’annexe. Vous devez garder à l’esprit que le manuel doit évoluer de concert avec l’unité de promotion et des mises à jour régulières devront être apportées de façon à s’assurer que ce manuel soit constamment à jour. STATUTS ET RÈGLEMENTS SECTION 2000 MANUEL DES POLITIQUES ET PROCÉDURES ADMINISTRATIVES Section : STATUTS ET RÈGLEMENTS Code de manuel : 2000 Page : 1 Chapitre : Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : STATUTS ET RÈGLEMENTS Projet des statuts de l’Unité de promotion : Les statuts contenus dans cette section ne sont qu’un projet et ils devront être modifiés sous peu avant d’être adoptés définitivement. Les statuts apparaissent donc ici temporairement et seront remplacés par les statuts définitifs. PROJET DES STATUTS DE L’ORGANE CENTRAL des OTIV D’ANTANANARIVO Supprimé : E Table des matières CHAPITRE I. FORMATION DE L’ORGANE CENTRAL....................................................................................17 ARTICLE 1 : CONSTITUTION............................................................................................................................................17 ARTICLE 2 : DENOMINATION...........................................................................................................................................17 ARTICLE 3 : SIEGE SOCIAL...............................................................................................................................................17 ARTICLE 4 : LIEN COMMUN .............................................................................................................................................17 ARTICLE 5 : ZONE D’INTERVENTION...............................................................................................................................17 CHAPITRE II. MISSION, OBJECTIFS .....................................................................................................................17 ARTICLE 6 : MISSION......................................................................................................................................................18 ARTICLE 7 : OBJECTIFS...................................................................................................................................................18 ARTICLE 8 : ATTRIBUTIONS............................................................................................................................................18 CHAPITRE III. CAPITAL SOCIAL ..........................................................................................................................19 ARTICLE 9 : PARTS SOCIALES .........................................................................................................................................19 ARTICLE 10 : CARACTERISTIQUES.....................................................................................................................................19 ARTICLE 11 : REGLES D’ACTION .......................................................................................................................................19 ARTICLE 12 : DUREE DE VIE..............................................................................................................................................19 CHAPITRE IV. MEMBRES .........................................................................................................................................19 ARTICLE 13 : ADHESION ...................................................................................................................................................20 ARTICLE 14 : AFFILIATION................................................................................................................................................20 ARTICLE 15 : DROITS DES MEMBRES .................................................................................................................................20 ARTICLE 16 : DEVOIRS DES MEMBRES...............................................................................................................................20 ARTICLE 17 : PERTE DE QUALITE.......................................................................................................................................21 ARTICLE 18 : MOTIFS D’EXCLUSION .................................................................................................................................21 ARTICLE 19 : REQUETE .....................................................................................................................................................22 ARTICLE 20 : DEMISSION ..................................................................................................................................................22 ARTICLE 21 : APUREMENT DU SOLDE................................................................................................................................22 ARTICLE 22 : RESPONSABILITES DES MEMBRES.................................................................................................................22 CHAPITRE V. ASSEMBLEE GENERALE................................................................................................................22 ARTICLE 23 : COMPOSITION..............................................................................................................................................22 ARTICLE 25 : LIEU DE L’ASSEMBLEE.................................................................................................................................23 ARTICLE 26 : CONVOCATION ............................................................................................................................................23 ARTICLE 27 : COMPETENCES.............................................................................................................................................23 ARTICLE 28 : ASSEMBLEE GENERALE ANNUELLE .............................................................................................................24 ARTICLE 29 : ASSEMBLEE GENERALE EXTRAORDINAIRE ..................................................................................................24 ARTICLE 30 : DECISIONS ET RESOLUTIONS........................................................................................................................24 ARTICLE 31 : VOTE ...........................................................................................................................................................24 CHAPITRE VI DISPOSITIONS COMMUNES AUX ORGANES DE L'ORGANE CENTRAL 26 ARTICLE 32 : ORGANES.....................................................................................................................................................26 ARTICLE 33 : CONDITIONS D’ELIGIBILITE..........................................................................................................................26 ARTICLE 34 : REELIGIBILITE .............................................................................................................................................26 ARTICLE 35 : EXPIRATION DU MANDAT.............................................................................................................................27 ARTICLE 36 : DEMISSION ..................................................................................................................................................27 ARTICLE 37 : SUSPENSION.................................................................................................................................................27 ARTICLE 38 : DESTITUTION...............................................................................................................................................28 ARTICLE 39 : PERTE DU DROIT D’EXERCER .......................................................................................................................28 ARTICLE 40 : VACANCE AU SEIN D’UN ORGANE................................................................................................................28 ARTICLE 41 : REMPLACEMENT..........................................................................................................................................28 ARTICLE 42 : GRATUITE DE LA FONCTION.........................................................................................................................29 ARTICLE 43 : QUORUM AUX REUNIONS DES ORGANES ......................................................................................................29 ARTICLE 44 : DECISIONS ET RESOLUTIONS........................................................................................................................29 ARTICLE 45 : NOMINATION DU BUREAU DU CONSEIL .......................................................................................................29 ARTICLE 46 : MANDAT DU BUREAU DU CONSEIL ..............................................................................................................29 CHAPITRE VII. DISPOSITIONS SPÉCIFIQUES AU CONSEIL D’ADMINISTRATION.......................30 ARTICLE 47 : COMPOSITION..............................................................................................................................................30 ARTICLE 48 : ROLE ...........................................................................................................................................................30 ARTICLE 49 : RESPONSABILITE .........................................................................................................................................30 ARTICLE 50 : REUNIONS....................................................................................................................................................31 ARTICLE 51 : INCOMPATIBILITE ........................................................................................................................................31 CHAPITRE VIII. DISPOSITIONS SPÉCIFIQUES AU COMITÉ EXÉCUTIF..........................................32 ARTICLE 52 : COMPOSITION..............................................................................................................................................32 ARTICLE 53 : ROLE ...........................................................................................................................................................32 ARTICLE 54 : RESPONSABILITE .........................................................................................................................................32 ARTICLE 55 : REUNIONS....................................................................................................................................................32 ARTICLE 56 : QUORUM AUX REUNIONS ET DECISIONS.......................................................................................................32 CHAPITRE IX. DISPOSITIONS SPÉCIFIQUES AU COMITE DE CONTROLE ...................................33 ARTICLE 58 : COMPOSITION..............................................................................................................................................33 ARTICLE 59 : ROLE ...........................................................................................................................................................33 ARTICLE 60 : RESPONSABILITES........................................................................................................................................33 ARTICLE 61 : RAPPORT D’ACTIVITE ..................................................................................................................................34 ARTICLE 62 : INCOMPATIBILITE: .......................................................................................................................................34 CHAPITRE X : GÉRANCE..........................................................................................................................................34 ARTICLE 63 : NOMINATION ..........................................................................................................................................34 CHAPITRE XII. LES DIRIGEANTS ..........................................................................................................................35 ARTICLE 64 : LES DIRIGEANTS ..........................................................................................................................................35 ARTICLE 65 : SECRET PROFESSIONNEL..............................................................................................................................35 CHAPITRE XIII : DISPOSITIONS FINANCIÈRES .............................................................................................35 ARTICLE 66 : EXERCICE SOCIAL ET FINANCIER..................................................................................................................35 ARTICLE 67 : RAPPORT ANNUEL........................................................................................................................................35 ARTICLE 69 : FONDS STATUTAIRES ...................................................................................................................................36 ARTICLE 71 : AVANTAGE ET PRIVILEGE ............................................................................................................................36 ARTICLE 72 : RESORPTION DU DEFICIT.............................................................................................................................36 CHAPITRE XIV. VÉRIFICATION DES LIVRES...................................................................................................37 ARTICLE 73 : VERIFICATION .............................................................................................................................................37 ARTICLE 74 : INSPECTION .................................................................................................................................................37 CHAPITRE XV. DISPOSITIONS DIVERSES........................................................................................................38 ARTICLE 75 : CONFLITS D’INTERET...................................................................................................................................38 ARTICLE 76 : DISSOLUTION...............................................................................................................................................38 ARTICLE 77 : COMMUNICATION........................................................................................................................................38 ARTICLE 78 : DEPOT ET MODIFICATIONS...........................................................................................................................38 ARTICLE 79 : AMENDEMENT DES STATUTS PAR UNE CAISSE..............................................................................................39 ARTICLE 80 : ENTREE EN VIGUEUR ...................................................................................................................................39 Supprimé : ¶ ¶ ¶ ¶ ¶ ¶ ¶ Chapitre I. FORMATION DE L’ORGANE CENTRAL Article 1 : Constitution L’Organe Central des mutuelles d'épargne et de crédit portant le nom « Ombona Tahiry Ifampisamborana Vola (OTIV) » qui ont signé une déclaration d’adhésion, et conformément aux termes de la convention d’affiliation en vigueur, s’engagent à respecter les textes constitutifs régissant les OTIV et qui ont admis subséquemment comme membre par le Conseil d’Administration de l’Organe uploads/Politique/ politiquesetprocedures-pdf.pdf