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Rédigé le : PROCEDURE DE SUIVI COMPTABLE DES PHARMACIES Code : Mise à jour le :

Rédigé le : PROCEDURE DE SUIVI COMPTABLE DES PHARMACIES Code : Mise à jour le : TRESORERIE : Caisse Folio : OBJET DE LA PROCEDURE La présente procédure a pour objet de: - Décrire le traitement comptable des opérations effectuées par la caisse ; - Décrire les règles et procédures à suivre pour la tenue des journaux extracomptables et la mise à la disposition du cabinet des informations de synthèse dans les meilleurs délais ; - Décrire les règles et procédures à suivre pour le traitement et la comptabilisation des journaux extracomptables et des informations de synthèse recueillies auprès de la pharmacie. Règles de gestion - Tous les encaissements doivent être effectués au guichet; - L’inventaire physique de la caisse doit être effectué à la fin de chaque journée de vente ou le lendemain, avant l’ouverture de l’officine ; - Au moins deux caisses doivent être crées : une petite et une grande caisse ; - Les dépenses sont effectuées par la petite caisse ; - La grande caisse sert exclusivement à encaisser les recettes des ventes. DOCUMENTS, SUPPORTS ET OUTILS - Journal de caisse (suivant un tableau conçu sous Excel) ; - Etat de caisse (suivant un tableau conçu sous Excel) ; - Fiche de suivi client ; - Cahier de caisse ; - Echéancier fournisseurs ; - Ticket de caisse ; - Ticket d’imputation comptable. DESCRIPTION DES TACHES La procédure couvre les étapes suivantes: - Pré comptabilisation des pièces de caisse par la pharmacie ; - Traitement et comptabilisation mensuels par le cabinet des documents recueillis auprès de la pharmacie. - MISSION DE TENUE COMPTABLE Procédure de suivi comptable des Pharmacies Rédigé le : 04.09.1998 PROCEDURE DE SUIVI COMPTABLE DES PHARMACIES Code : Mise à jour le : 09.09.2009 TRESORERIE : Caisse Folio : 6/12 Intervenants Opérations Supports La Pharmacie Cabinet Pré comptabilisation des factures - A la fin de chaque journée, enregistre dans le journal de caisse dans les colonnes appropriées en distinguant les chèques des espèces, les encaissements correspondant aux ventes du jour et ceux correspondant au ventes des périodes antérieurs ; - Met à jour l’échéancier fournisseur et les fiches de suivi des comptes clients ; - A la fin de chaque journée ou tous les matins avant l’ouverture de l’officine, fait un rapprochement entre le solde de caisse issu du système d’exploitation, de la comptabilité, du cahier de caisse et de l’inventaire physique ; - Le 5 du mois suivant au plus tard, veille à ce que le journal de caisse et l’état de caisse à jour soient disponibles pour les travaux du cabinet ; - Agrafe une copie du journal reçu du cabinet au journal manuel et les classe dans le classeur des pièces de caisse. Traitement et comptabilisation mensuels par le cabinet des documents recueillis - Deux (2) fois par mois, le 20 au plus tard et le 05 du mois suivant au plus tard, se rend à la pharmacie pour vérifier la concordance entre les journaux et les pièces justificatives ; - Après ses contrôles de fin de mois, collecte les journaux de caisse ; - Impute et saisie les différentes opérations sur la base des journaux recueillis, tout en gardant la numérotation initiale attribuée aux pièces par le comptable de la pharmacie ; - Transmet une copie du journal de caisse à la pharmacie pour archivage dans le classeur des pièces de caisse. JOURNAL DE CAISSE ETAT DE CAISSE ÉCHÉANCIER FOURNISSEUR, FICHE DE SUIVI CLIENT PV D’INVENTAIRE DE CAISSE, CAHIER DE CAISSE JOURNAL DE CAISSE ETAT DE CAISSE Rédigé le : 04.09.1998 PROCEDURE DE SUIVI COMPTABLE DES Code : MISSION DE TENUE COMPTABLE Procédure de suivi comptable des Pharmacies PHARMACIES Mise à jour le : 09.09.2009 TRESORERIE : Petite Caisse Folio : 7/12 OBJET DE LA PROCEDURE La présente procédure a pour objet de: - Décrire le traitement comptable des opérations effectuées par la petite caisse ; - Décrire les règles et procédures à suivre pour la tenue des journaux extracomptables et la mise à la disposition du cabinet des informations de synthèse dans les meilleurs délais ; - Décrire les règles et procédures à suivre pour le traitement et la comptabilisation des journaux extracomptables et des informations de synthèse recueillies auprès de la pharmacie. Règles de gestion - Les paiements en espèces doivent être appuyés obligatoirement par une facture originale ou une pièce interne donnant les justifications de l’opération ; - Les factures payées font l’objet d’une annulation par l’apposition de la mention payé en espèces sur la facture. DOCUMENTS, SUPPORTS ET OUTILS - Brouillard de caisse ; - Echéancier fournisseur; - Ticket d’imputation comptable. DESCRIPTION DES TACHES La procédure couvre les étapes suivantes: - Pré comptabilisation des pièces par la pharmacie ; - Traitement et comptabilisation par le cabinet des documents recueillis auprès de la pharmacie. Rédigé le : 04.09.1998 PROCEDURE DE SUIVI COMPTABLE DES PHARMACIES Code : MISSION DE TENUE COMPTABLE Procédure de suivi comptable des Pharmacies Mise à jour le : 09.09.2009 TRESORERIE : Petite Caisse Folio : 8/12 Intervenants Opérations Supports La pharmacie Cabinet Pré comptabilisation de la petite caisse - Ouvre un classeur pour la collecte des pièces justificatives ; - Attribue un numéro chronologique aux pièces saisies et les range dans le classeur ; - Vérifie la régularité des pièces justificatives ; - S’assure que le règlement en espèces est accompagné des factures originales annulées (sorties de l’échéancier pour les paiements à crédit). En cas d’absence de pièces externes, crée une pièce interne donnant les raisons du décaissement ; - S’assure que les factures payées ont été annulées par l’apposition de la mention « payé en espèces » et de la date de règlement ; - Après tous ses contrôles, met immédiatement à jour le brouillard de la petite caisse ainsi que l’état de suivi des échéances fournisseurs ; - Le 05 du mois au plus tard, veille à ce que le brouillard de la petite caisse et l’état de suivi des échéances fournisseurs soient disponible pour les travaux du cabinet ; - Agrafe une copie du brouillard de la petite caisse et du tableau de suivi des échéances fournisseurs reçus du cabinet au brouillard de la petite caisse et à l’état manuel de suivi des échéances et les classe dans le classeur des pièces de caisse. Traitement et comptabilisation par le cabinet des documents recueillis - Deux(2) fois par mois, le 20 au plus tard et le 05 du mois suivant au plus tard, se rend à la pharmacie pour vérifier la concordance entre le brouillard de la petite caisse et les pièces justificatives ; - Après ses contrôles de fin de mois, collecte les brouillards de la petite caisse ; - Impute et saisie les différentes opérations sur la base des brouillards de la petite caisse recueillis, tout en gardant la numérotation initiale attribuée aux pièces par le comptable de la pharmacie ; - Transmet une copie du brouillard de la petite caisse et de l’état de suivi des échéances fournisseur à la pharmacie pour archivage dans le classeur des pièces de caisse. CLASSEUR DES PIÈCES JUSTIFICATIVES DÉCAISSEMENT ACCOMPAGNÉ DES JUSTIFICATIFS BROUILLARD DE PETITE CAISSE, ÉCHÉANCIER FOURNISSEURS BROUILLARD DE LA PETITE CAISSE MISSION DE TENUE COMPTABLE Procédure de suivi comptable des Pharmacies uploads/Sante/ procedure-de-tenue-comptable-de-la-caisse.pdf