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Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur Support de Cours 3 – Données de

Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur Support de Cours 3 – Données de Base Tables des matières © APISOFT INTERNATIONAL – Reproduction interdite Page 2/83 TABLE DES MATIERES 3 - DONNEES DE BASE.................................................................................................... 3 3.1 - CREER UNE NOUVELLE SOCIETE ................................................................................... 4 3.2 - GERER LA NOMENCLATURE DE MAINTENANCE ............................................................... 6 3.2.1 - ARBORESCENCE ANALYTIQUE .................................................................................... 7 3.2.2 - STRUCTURE ANALYTIQUE..........................................................................................10 3.2.3 - ARBORESCENCE GEOGRAPHIQUE..............................................................................11 3.2.4 - EXPLORATION ARBORESCENTE..................................................................................13 3.3 - GERER LES EQUIPEMENTS...........................................................................................13 3.3.1 - LA FICHE EQUIPEMENT..............................................................................................13 3.3.2 - LA FAMILLE D'EQUIPEMENT........................................................................................13 3.3.3 - REGROUPEMENTS D’EQUIPEMENTS ...........................................................................13 3.3.4 - ETAT D'EQUIPEMENT.................................................................................................13 3.3.5 - PLANNING EQUIPEMENT............................................................................................13 3.3.6 - TRANSFERT D'EQUIPEMENT ET HISTORIQUE ...............................................................13 3.4 - GERER LES ORGANES .................................................................................................13 3.4.1 - LA FICHE ORGANE.....................................................................................................13 3.4.2 - ORGANE BANALISE, ORGANE IDENTIFIE ......................................................................13 3.4.3 - REGROUPEMENTS D’ORGANES..................................................................................13 3.5 - GERER LES ARTICLES .................................................................................................13 3.5.1 - LA FICHE ARTICLE.....................................................................................................13 3.5.2 - LES ARTICLES STOCKES............................................................................................13 3.5.3 - LA FICHE DE STOCK ..................................................................................................13 3.5.4 - GESTION DES MAGASINS ET EMPLACEMENTS..............................................................13 3.5.5 - LA FAMILLE D'ARTICLE (IMPUTATIONS)........................................................................13 3.5.6 - REGROUPEMENT D’ARTICLES ....................................................................................13 3.6 - GERER LES INTERVENANTS..........................................................................................13 3.6.1 - LA FICHE INTERVENANT (ROLE)..................................................................................13 3.6.2 - PLANNING INTERVENANT...........................................................................................13 3.6.3 - CIRCUITS DE VALIDATION DANS OPTIMAINT..............................................................13 3.7 - GERER LES FOURNISSEURS.........................................................................................13 3.7.1 - LA FICHE FOURNISSEUR ............................................................................................13 3.7.2 - LA FAMILLE FOURNISSEUR ........................................................................................13 3.7.3 - GESTION DES CONTRATS FOURNISSEUR ....................................................................13 3.8 - GERER LES RUBRIQUES ET IMPUTATIONS (ANALYSE) ....................................................13 3.8.1 - LES RUBRIQUES.......................................................................................................13 3.8.2 - LES COMPTES ET IMPUTATIONS .................................................................................13 3.9 - DONNEES DIVERSES....................................................................................................13 3.9.1 - LES CHAMPS PERSONNALISES ..................................................................................13 3.9.2 - LES AUTRES DONNEES ANNEXES ..............................................................................13 Module 3 : Données de Base © APISOFT INTERNATIONAL – Reproduction interdite Page 3/83 3 - Données de Base SOMMAIRE Créer une nouvelle Société Gérer la nomenclature de maintenance Gérer les équipements Gérer les organes Gérer les articles Gérer les liens de nomenclature Gérer les Intervenants Gérer les Fournisseurs Gérer les Rubriques et Imputations (analyse) _________________________________________________________________ Objectif : Le module "Données de Base" a pour objectif d’expliquer la définition des différents éléments de base nécessaires à l'utilisation du progiciel OptiMaint. Ces éléments de base concernent : 1. la création de sociétés dans le logiciel, 2. la définition de l'organisation des données nécessaire tant à l'utilisation du progiciel, qu'aux analyses souhaitées, 3. la gestion des intervenants et des fournisseurs, 4. sans oublier les éléments analytiques indispensables que sont les rubriques et les imputations, Public concerné : Responsable Maintenance Chef de projet Le service comptabilité Pré requis : Module 1 – Environnement Général d'OptiMaint Module 3 : Données de Base © APISOFT INTERNATIONAL – Reproduction interdite Page 4/83 3.1 - Créer une nouvelle Société Création Nouvelle Société Identité (Code + Désignation) – Devise (Code + Désignation) Création Nouvelle Société Identité (Code + Désignation) – Devise (Code + Désignation) SOCIETE ZZ Récupération des données de base d’une société existante SOCIETE 01 _________________________________________________________________ Accès à la fonction : Menu Fichier │Nouvelle société Définition : OptiMaint est un progiciel multi sociétés. L'ensemble des données propres à une société est totalement indépendant des données d'une autre société. Cela signifie que l’on peut avoir deux fois le même numéro d'équipement dans deux sociétés différentes. La société peut donc se définir comme le premier niveau hiérarchique de la structure de la base et de l’organisation des données. Remarque : La définition de la ou des sociétés est un choix important pour le mode de fonctionnement d'OptiMaint. Les tableaux de bord se font par société. Le paramétrage est attaché à la société, par conséquent, pour une société, un seul paramétrage est possible. Seules les données liées à l'administration sont externes à la société. Pour plus de détails, se reporter au module 2 - Administration d'OptiMaint. Description : Lors de l'installation du progiciel, une société est créée automatiquement et nommée "OptiCar". Cette société fictive (code : ZZ) permet de faire tous les tests et toutes les analyses possibles sur des données « réelles ». Module 3 : Données de Base © APISOFT INTERNATIONAL – Reproduction interdite Page 5/83 Cette société (code ZZ) servira de base pour la création des autres sociétés. Il est possible de récupérer certaines données de la société OptiCar (ex : les N° de compte comptable, les devises…) pour éviter d’avoir à les recréer. Important : − Ne jamais utiliser la société ZZ comme société de travail : le contenu peut être modifié lors du changement de version. Remarque : − Au démarrage de l'application, l'utilisateur doit obligatoirement indiquer dans quel dossier « société » il souhaite travailler. Par défaut, le dernier dossier société ouvert est proposé. − L'utilisateur n'est pas obligatoirement autorisé à ouvrir tous les dossiers société de la base de données. Pour plus de détails, se reporter au module 2 - Administration d'OptiMaint. Pour créer un nouveau dossier société, il faut disposer des droits « administrateur » Les informations obligatoires pour une nouvelle société sont : - le code de la nouvelle Société sur 2 caractères alphanumériques - la Désignation de cette nouvelle société - le Code de la devise principale à utiliser dans cette société (EUR pour la devise Euro). Cette devise apparaitra notamment sur les bilans financiers. - la Désignation de cette devise principale Dans le champ Copie des données de la société, sélectionner la société à partir de laquelle seront récupérées certaines données de base (rubriques, devises, ...). La liste des données pouvant être recopiées d'une société à l'autre est listée dans une grille. Cocher dans la colonne Choix les tables correspondantes aux données devant être copiées. Remarque : - Une présélection de tables à copier est proposée par défaut. - OptiMaint copiera toutes les données choisies dans la nouvelle société. A la validation, OptiMaint crée la dite société et se place directement dessus : le nom de cette société apparait dans la barre de titre de l'environnement d'OptiMaint. Pour compléter le dossier Société, notamment en renseignant l'adresse : se reporter à la fonctionnalité de Personnalisation Société accessible via Fichier | Personnaliser | Société. Pour plus de détails, se reporter au module 9 – Personnalisation d'OptiMaint Module 3 : Données de Base © APISOFT INTERNATIONAL – Reproduction interdite Page 6/83 3.2 - Gérer la nomenclature de maintenance OptiMaint Organiser ses données Arborescence analytique Arborescence géographique _________________________________________________________________ Objectif : L'objectif de ce chapitre est de définir les différentes entités qui dans OptiMaint vont permettre d'organiser la gestion des actifs de la société. Définition : La nomenclature ou gestion des actifs permet non seulement de structurer l'ensemble des caractéristiques des moyens à maintenir dans une base de données, mais aussi de définir tous les niveaux d'imputation et d'analyses techniques et financières. La nomenclature ou organisation de données se définit au travers d'une arborescence analytique. Si nécessaire, une arborescence géographique est aussi possible. Description : L'organisation des données est une étape non seulement obligatoire, mais aussi fondamentale pour le fonctionnement même du progiciel. Des choix faits lors de la définition de cette organisation des données vont dépendre d'une part, l'utilisation quotidienne du progiciel, et d'autre part, les analyses et les bilans futurs. Module 3 : Données de Base © APISOFT INTERNATIONAL – Reproduction interdite Page 7/83 3.2.1 - Arborescence analytique La Nomenclature SECTEUR 2 CF 3 CF 4 ARTICLE 1 ARTICLE 2 EQUIPt 3 EQUIPt 4 SOCIETE SECTEUR 1 DIVISION 1 DIVISION 2 CF 1 CF 2 EQUIPt 1 Centre analytique ARTICLE 3 ORGANE 1 EQUIPt 2 ORGANE 2 FAMILLE SOUS FAMILLE GROUPE Coûts _________________________________________________________________ Description : La nomenclature d'OptiMaint s'articule autour de niveaux d'arborescence et de regroupements. A partir de 7 niveaux et regroupements obligatoires, le progiciel peut être étendu jusqu'à 17 niveaux et regroupements d'analyse. Dans cette partie sont expliquées successivement les différentes entités gestionnaires de la nomenclature, à savoir : - les niveaux : division et centre de frais ou C.F. - les regroupements secteur et centre analytique. Le secteur Accès à la fonctionnalité : Menu Bases | Division | Secteur Définition : La société peut être décomposée en un ou plusieurs secteurs. C'est un niveau facultatif. Description : Pour créer un secteur, entrer un code et une désignation. Il est possible de préciser un code Siret, un code A.P.E., un N° intracommunautaire, ainsi qu'une Adresse. Ces données propres au secteur pourront être utilisées dans la gestion des commandes pour l'adresse de facturation et/ou de livraison. Module 3 : Données de Base © APISOFT INTERNATIONAL – Reproduction interdite Page 8/83 Pour plus de détails, se reporter au module 9 – Personnalisation d'OptiMaint, chapitre 9.3 - Personnalisation des achats. L'option "Impression désignation Secteur sur les commandes" paramètre l’affichage de la désignation du secteur sur les bons de commandes. La division Accès à la fonctionnalité : Menu Bases | Division | Division Définition : La société est décomposée en une ou plusieurs divisions. C'est le premier niveau obligatoire. Une division peut appartenir à un secteur. Description : Pour créer une division, entrer un code et une désignation. La division peut être par exemple une zone d'activité de la société ou encore un site géographique. Il est possible de préciser un code Siret, un code A.P.E., un N° intracommunautaire, ainsi qu'une Adresse. Ces données propres uploads/Societe et culture/ 03-optimaint-donnees-de-base-pdf.pdf