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Proposition de charte archives

C H A R T E D E L'A R C H I V A G E volet technique PREAMBULE Dé ?nition Les archives sont l'ensemble des documents émis ou reçus conservés pour les besoins de la gestion et de la justi ?cation des droits des personnes physiques ou morales ainsi que pour la documentation technique commerciale ou administrative ? En général les documents conservés se répartissent dans trois catégories - le classement de proximité ou archives courantes documents actifs - l'archivage intermédiaire documents semi- actifs - l'archivage dé ?nitif documents passifs ? L'organisation d'un système d'archivage commence dès la production ou la réception des documents et se poursuit soit jusqu'à l'élimination du document soit jusqu'à son archivage dé ?nitif ? Une des premières nécessités en amont des opérations proprement dites d'archivage est de respecter une procédure de classement des documents émis ou reçus Ce classement organique regroupe les documents en ensembles selon leur provenance ? Un tableau de classement des documents commun à l'ensemble de la société permet de réaliser ensuite les plans d'archivage nécessaires aux trois opérations de gestion des archives ? versement ? consultation ? élimination ? Selon sa nature un document archivé a une durée de conservation déterminée par des contraintes légales et réglementaires l'utilité de retrouver l'information ou la sauvegarde du patrimoine historique Ceci conduit à établir un guide sur les durées de conservation des archives en fonction des catégories de documents archives courantes ou historiques dans les di ?érents domaines traités administration technique commercial personnel COBJET DE LA CHARTE D'ARCHIVAGE Le présent document a pour objectif de préciser A - LE CADRE GENERAL DE CONSERVATION DES DOCUMENTS I - Le classement de proximité ? Enregistrement émis - reçus ? Consultation tableau de classement Le Tableau de classement est inspiré par l ? organigramme fonctionnel de l ? entité dont elle permet la gestion des archives Le plan de classement est donc organique et devra re éter la structure organisationnelle du REEA A titre indicatif l ? arborescence devra se développer en s ? appuyant sur les grandes unités EXEMPLE - DIRECTION DU PROJET DP - DIVISISION STATISTIQUES DS - DIVISISION INFORMATIQUE DI - DIVISION DOCUMENTATION ARCHIVES DD ? Versement en archives II - L'archivage intermédiaire ? Procédure de versement ? Procédure de consultation ? Délais de conservation prescription guide de durées III - L'archivage dé ?nitif ? Procédure de versement ? Procédure de consultation B - LA FORME DES DOCUMENTS D'ACCOMPAGNEMENT DES ARCHIVES ANNEXES Registre de classement Tableau de classement Guide sur les durées de conservation Bordereaux de mouvements et d'identi ?cation - Versement en archive - Consultation sortie retour ?che de sortie C - Elimination P V ou modi ?cation de position Inventaire CADRE GENERAL DE CONSERVATION DES DOCUMENTS A chaque niveau du projet les secrétariats respectifs de Direction de Division de Service sont chargés de la gestion des documents Dès leur réception ou leur création les documents sont dits actifs et demeurent en classement de proximité durant une période correspondant à la