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Le guide des assistants de a a z 3

Le Guide des Assistant e s deA à Z C CLe Guide des Assistant e s deAà Z e édition Dorothée BAZIN Anne BROILLIARD CDorothée Bazin dbsc orange fr Anne Broilliard a broilliard orange fr Conseiller éditorial Marc Corcos Crédits photos couverture ? Scanrail ?? Fotolia com ?iuneWind ?? Fotolia com ? Dunod rue Laromiguière Paris www dunod com ISBN - - - - CRemerciements Nous remercions sincèrement ? Les milliers d ? assistantes qui au ?l de notre carrière de consultant-forma- teur nous ont fait partager leurs interrogations et leur expérience ? Les organismes de formation qui nous ont ouvert leurs portes ? Les entreprises qui nous ont con ?é l ? organisation de leurs secrétariats et la formation de leurs personnels ? Les managers qui ?? en ?? ont accepté de participer à notre enquête sur la nouvelle répartition des rôles entre eux et leurs assistantes ? Et les Top assistantes ? d ? aujourd ? hui qui ont relu et enrichi notre e édi- tion de leurs ré exions et innovations personnelles Anne BROILLIARD ?? Dorothée BAZIN V C CTable des matières Avant- propos Introduction Être assistante aujourd ? hui Accueil Faites une bonne première impression Savoir- faire organisationnel Savoir-vivre Archivage Archivez moins pour archiver mieux Ce qu ? il faut absolument savoir pour pouvoir agir À quelles di ?cultés se heurte-t-on aujourd ? hui Comment s ? y prendre en tant qu ? assistante Classement Classer moins classer utile Une nouvelle donne Les préalables à toute réorganisation Ma? triser le classement papier Être acteur dans le processus de classement électronique VII CLE GUIDE DES ASSISTANT E S DE A À Z Comptes rendus Soyez synthétique ? de la prise de notes au compte rendu Phase ?? Se préparer en amont Phase - Pendant la réunion Phase ?? Après la réunion Relire et mettre en page votre compte rendu Jouer la carte di ?usion rapide et développement durable ? Courrier et messagerie Soyez la pro ? du traitement de l ? information Traiter le courrier à l ? arrivée Traiter le courrier papier au départ Traiter e ?cacement le courrier électronique Produire des documents de qualité Soigner la rédaction de ses e-mails Documentation Soyez en veille permanente Faire l ? inventaire de l ? existant Recenser les besoins des utilisateurs Lire pour autrui Savoir di ?user les informations Repérer les sources d ? information Garantir la sécurité des informations sensibles Équipe performante Faites du team building Chercher une organisation optimale entre assistantes ? Analyser objectivement une situation donnée Passer un contrat gagnant gagnant avec ses managers VIII CTable des matières Organisation Gagnez du temps et faites-en gagner aux autres Prendre conscience de l ? occupation de son temps Avoir la GPS attitude Gagner du temps gr? ce à une bonne gestion des agendas Anticiper et organiser votre travail gr? ce au gestionnaire de t? ches Communiquer par shuttle mail ? Créer le manuel de son poste Optimiser son espace de travail S ? organiser gr? ce à