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Livre Blanc LA GESTION ÉLÉCTRONIQUE DE COURRIER UNE PREMIÈRE ÉTAPE DE L ? ENTREPRISE DIGITALE CSOMMAIRE CSOMMAIRE Introduction Pourquoi dématérialiser le courrier Pour quels béné ?ces Que dit la loi Etes-vous prêt à passer à la GEC La GEC bien plus qu ? une simple numérisation du courrier Comment appréhender un tel projet la démarche Un projet d ? entreprise La mobilisation du service courrier La prise en compte des processus de traitement Le pilotage Conclusion C Pourquoi dématérialiser le courrier Pour quels béné ?ces Chaque jour votre entreprise ou votre organisation reçoit un volume important de courrier papier entrant comme par exemple des documents de gestion factures fournisseurs bons de commande ? mais aussi des retours de diverses opérations réclamations bulletins d ? adhésion questionnaires enquêtes La gestion du courrier au sein d ? une organisation quel que soit sa taille et son domaine est une activité critique qui nécessite un processus de suivi et de traitement de bout en bout Une distribution manuelle du courrier conjuguée à une multiplication des canaux entrants papier mail formulaire téléphone ? est source d ? erreurs et ne permet pas un pilotage e ?cace du traitement Ainsi une telle organisation manuelle au niveau du tri de la distribution de l ? impression et de l ? archivage entra? ne bien souvent ? Des pertes ou des oublis provoquant des retards ? Des erreurs de classement des documents ? Des coûts liés aux opérations manuelles de traitement de tri et de distribution du courrier Face à ces enjeux il devient essentiel de mettre en place une solution de Gestion Electronique de Courrier GEC La GEC est un système numérique qui permet de dématérialiser le courrier a ?n d ? organiser et gérer les courriers physiques reçus et des informations s'y rattachant au sein d'une organisation La GEC ne se réduit donc pas à une simple numérisation du courrier mais constitue bien une application métier qui s ? intègre au sein de votre écosystème CUne gestion électronique du courrier GEC apporte de nombreux béné ?ces qui seront immédiatement perceptibles par vos collaborateurs et ce aux di ?érents niveaux de votre organisation Pour le service courrier Pour les utilisateurs ? Suppression des navettes de ? Une interface unique d ? accès distribution de courrier aux courriers à traiter ? Suppression des copies de courrier ? Une productivité accrue dans ? Gain de temps et de productivité le cycle de traitement de la pour une meilleure relation usager réponse gr? ce à des outils ? Tableau de bord de suivi service par collaboratifs service pour une traçabilité ? Un classement facilité en GED renforcée ? Une recherche simpli ?ée a ?n ? Respect des délais contractuels pour de répondre rapidement à un une réduction des risques usager opérationnels ? Respect de la con ?dentialité par un accès sécurisé Pour la Direction Générale Pour la DSI ? Un suivi en temps réel de l ? ensemble des dossiers aussi bien par service par degré d ? urgence