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etapes a maitriser pour mettre en place un outil de ged 1

étapes à ma? triser pour mettre en place un outil de GED Que l'on aborde la mise en place d'un outil de GED pour répondre à un projet de dématérialisation ou pour fluidifier la transmission d'informations dans un processus cette notion devient incontournable Envoyer Imprimer Introduction L'objectif d'un projet de GED est de parvenir à constituer un référentiel de l'ensemble des documents pertinents pour l'entreprise et ce pour répondre à un objectif plus global optimiser ses processus métiers en traitant une seule fois l'information quelle que soit la source et en la mettant à disposition au bon moment aux bonnes personnes L'acronyme GED signifie Gestion Electronique des Documents Il désigne le processus de gestion de l'ensemble du cycle de vie d'un document électronique On entend par document électronique une image un fichier son un fichier texte etc pouvant être manipulé par un ordinateur Il englobe l'acquisition du document papier et la création électronique de ce document A ce titre notons que le terme GED est jugé trop généraliste ainsi l'APROGED parle de la GEIDE Gestion Electronique de l'Information et du Document Existant qui est une évolution de la gestion électronique de documents classique car le document n'est plus un document papier mais est déjà créé en mode électronique La GED est traditionnellement présentée en étapes l'acquisition la gestion le stockage et la diffusion des documents - L'acquisition des documents L'acquisition de documents résulte d'un processus automatique ou humain numérisation ou création de document visant à créer enregistrer classer et indexer le document électronique A - La création des documents La création provient de différentes sources - La numérisation de documents papiers existants par l'intermédiaire de scanners Différentes technologies sont disponibles pour extraire l'information de ces documents numérisés et ainsi enrichir ses métadonnées catégorie auteur titre date o la RAD Reconnaissance Automatique des Documents qui permet suivant des paramètres prédéfinis ou des mécanismes d'auto-apprentissage de distinguer les documents qui ont la même mise en forme factures du même fournisseur par exemple Cédric Ademain BPMS info o La LAD Lecture Automatique des Documents Cette technologie se base sur des techniques d'OCR Reconnaissance Optique de Caractères de reconnaissance de codes à barres et d'ICR Reconnaissance Intelligente de Caractères comportant par exemple des règles de vérifications linguistiques sur les mots reconnus Les mots reconnus pourront ensuite être exploités par des fonctions de Text Mining qui permettront d'interpréter à des fins de classement thématique ou de pré- analyse les documents scannés - L'intégration de documents électroniques existants les fichiers bureautiques doc odt PDF photos vidéos et les documents COLD Computer Output to Laser Disk documents générés à partir des données provenant des systèmes d'impression qui traitent et exploitent les documents présents dans les flux d'impression - La création de documents électroniques on inclut ici les données contenues dans les documents résultant d'un travail collaboratif ou encore du BI Business Intelligence - L'échange de documents électroniques on parle ici d'EDI c'est-à-dire l'Echange de Données Informatisées entre les systèmes informatiques de entités distinctes qui implique le respect