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P M D Administration Social Paie du personnel ? UP Administration du personnel I F A C T THEME Les outils de l ? administration du personnel Session du au Novembre CLES OUTILS DE L ? ADMINISTRATION DU PERSONNEL I ?? Le dossier administratif ? Le dossier administratif est un recueil de documents concernant le salarié Il comprend tous les renseignements relatifs à la vie du salarié et notamment ? la situation familiale et sociale ? la situation administrative ? la situation professionnelle Il est l ? outil de référence pour ? la détermination de ses droits ? le suivi de sa carrière Sa caractéristique principale est Son aspect con ?dentiel il contient des documents personnel et des documents professionnels il na? t avec l ? établissement de relation de travail dont constitue la preuve matériel des renseignements fournis C ?? Principe Les dossiers administratifs doivent être placés sous la responsabilité du chargé de la gestion du personnel qui les mettra à la disposition des agents pour en assurer le suivi la conservation et la garde matérielle ?? Habilitation pour préserver au dossier son caractère con ?dentiel la consultation doit être soumise aux conditions suivantes ? limiter les personnes de l ? entreprise habilitées à consulter un dossier ? à l ? exception de quelques responsables à désigner la consultation se fait sur place ? aucune personne ne peut être autorisée à soustraire échanger ou modi ?er l ? ordre de classement ni même toute pièce contenue dans le dossier ? la consultation par des personnes étrangères à l ? entreprise doit être autorisée par la hiérarchie ?? Conservation les agents du personnel sont tenus de classer les dossiers de manière correcte et d ? en assurer la conservation Les dossiers doivent être soigneusement conservés dans un mobilier fermant à clé Toute perte dissimulation ou manipulation frauduleuse est de la responsabilité exclusive des agents du personnel C ?? Suivi et mise à jour ? Tout événement professionnel donne lieu obligatoirement à une décision ou une noti ?cation une copie ou un double doit être vers ée au dossier ? Tout événement personnel doit être obligatoirement justi ?é par un document que le travailleur doit fournir le document doit être versé au dossier ? Périodiquement une fois par an toute pièce périmée certi ?cat de scolarité titre de congé ?che d ? état civil ? doit être retirée du dossier ? Toute pièce destinée au dossier ne dot être classée q ? en un seul exemplaire ?? Archivage ? Le dossiers fait partie du patrimoine de l ? entreprise il doit être correctement archivé et ne peut en aucun cas être remis à un agent démissionnaire ou licencié ?? Contenu du dossier ? Un dossier ne doit pas être un simple recueil de documents ou de correspondance diverses ? Il doit contenir des informations sélectives ayant trait à des justi ?cations personnelles et professionnelles La composition des principales pièces constituant un dossier peut se présenter comme suit C ?? Documents relatifs