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APPRECIATION DU CONTROLE INTERNE PAIE - PERSONNEL LISTE DES CONTROLES POSSIBLES

APPRECIATION DU CONTROLE INTERNE PAIE - PERSONNEL LISTE DES CONTROLES POSSIBLES CHAPITRE SECTION FOLIO OBJECTIFS DU CONTROLE INTERNE : L’analyse du système de contrôle interne de la fonction paie-Personnel doit permettre de s’assurer que :  Les personnes figurant sur le livre de paye ont bien droit à leur rémunération.  Les rémunérations sont correctement calculées.  Le paiement des rémunérations se fait avec une sécurité suffisante.  Toutes les charges relatives au personnel sont correctement comptabilisées.  Les dispositions légales en matière de personnel sont respectées. APPRECIATION DU CONTROLE INTERNE PAIE - PERSONNEL LISTE DES CONTROLES POSSIBLES CHAPITRE SECTION FOLIO SEPARATION DE FONCTIONS : Apprécier la séparation de fonctions en ce qui concerne :  L’approbation des entrées et des sorties du personnel.  La détermination des niveaux de rémunération.  L’autorisation des primes.  L’approbation des heures travaillées.  La préparation de la paie.  La vérification des calculs.  L’autorisation des avances.  L’approbation finale de la paie.  La préparation des enveloppes de paie ou des modes de paiement.  La signature des chèques ou virements.  Le rapprochement du compte bancaire réservé aux salaires.  La centralisation de la paie.  Les déclarations sociales.  Le paiement des charges sociales.  La détention des dossiers individuels du personnel.  La mise à jour du fichier permanent, si le système est informatisé.  La comparaison périodique du journal de paie avec les dossiers du personnel. APPRECIATION DU CONTROLE INTERNE PAIE - PERSONNEL LISTE DES CONTROLES POSSIBLES CHAPITRE SECTION FOLIO  La distribution des chèques ou enveloppes.  La garde des paies non réclamées. DONNEES PERMANENTES : Généralités.  existe-t-il un fichier du personnel contenant pour chaque employé : - Photo ? - Spécimen de signature ? - Situation de famille ? - Date d’engagement ? - Coordonnées bancaires ? - Détail des rémunérations et retenues à effectuer ? - Exemplaire du contrat de travail ? - Pensions et indemnités dues ? - Autres données permanentes ?  L’accès à ce fichier est-il protégé ?  Si la paie est informatisée, ce fichier est-il régulièrement rapproché avec le fichier informatique pour vérifier qu’aucune modification non autorisée n’a été apportée à ce dernier ?  Les opérations suivantes sont-elles soumises à l’approba- tion d’un responsable : - embauche ? - départ ? - modification des données permanentes ?  Le système d’information du service de la paie permet-il de s’assurer que ce dernier prend en compte toutes ces modifications ? APPRECIATION DU CONTROLE INTERNE PAIE - PERSONNEL LISTE DES CONTROLES POSSIBLES CHAPITRE SECTION FOLIO Embauches :  Des références sont-elles demandées pour les titulaires des postes de confiance ? En particulier est-il demandé : - un extrait de casier judiciaire pour les comptables. - une copie certifiée conforme des diplômes annoncés. - une consultation des employeurs précédents.  Des assurances sont-elles prises pour couvrir les effets d’une éventuelle erreur ou malhonnêteté de ces personnes ?  Les contrats de travail exposent-ils clairement les conditions de rémunération pour éviter toute contestation ultérieure ?  Existe-t-il un livre des entrées et sorties du personnel ? Si oui, est-il tenu à jour ?  Le recours au personnel intérimaire est-il autorisé et suivi par un responsable du personnel ?  L’incorporation des données concernant les nouveaux embauchés dans le fichier permanent est-il contrôlé, si la paie est informatisée ? APPRECIATION DU CONTROLE INTERNE PAIE - PERSONNEL LISTE DES CONTROLES POSSIBLES CHAPITRE SECTION FOLIO Départs. Lors des départs (volontaires ou non) est-il exigé un solde pour tout compte ? Le service responsable de la paie est-il informé suffisamment tôt pour arrêter les bulletins de salaire en temps et en heure ? Si la paie est informatisée, les bulletins de salaires des personnes parties dans le mois font-ils l’objet d’un contrôle suffisant pour s’assurer que : - Tous les éléments du solde de tout compte ont été enregistrés ? - Aucun bulletin ne pourra plus être émis ultérieurement pour ces personnes ? Promotions-mutations. Les promotions et mutations sont-elles autorisées par une personne comptable ? Le service chargé du calcul de la paie est-il correctement informé de ces mouvements ? Les modifications de données permanents résultant de ces mouvements sont-elles contrôlées systématique- ment ? APPRECIATION DU CONTROLE INTERNE PAIE - PERSONNEL LISTE DES CONTROLES POSSIBLES CHAPITRE SECTION FOLIO PREPARATION DE LA PAIE :  Les données variables (heures travaillées, affaires commissionnables, primes...) sont-elles approuvées par une personne responsable avant d’être communiquées aux personnes chargées de préparer les bulletins de salaire ?  Les données variables incorporées dans les salaires sont-elles rapprochées des données autorisées (individuel- lement ou par réconciliation globale) ?  Les heures supplémentaires et/ou les absences font-elles l’objet d’une approbation spécifique ?  Les calculs des bulletins de salaires sont-ils vérifiés par une personne indépendante de celle qui les a établis ?  Le total du journal des salaires est-il rapproché du total du mois précédent avant approbation ?  Le journal des salaires est-il approuvé par un responsable avant émission des modes de paiement ?  Une personne responsable rapproche-t-elle régulière- ment les bulletins de salaire avec les dossiers individuels ?  Les retenues sur salaires (remboursement d’avances ...) sont-elles contrôlées ?  Le service responsable de la paie tient-il un registre des congés payés pris et restant à prendre ? APPRECIATION DU CONTROLE INTERNE PAIE - PERSONNEL LISTE DES CONTROLES POSSIBLES CHAPITRE SECTION FOLIO PAIEMENT DES REMUNERATIONS :  Le total des modes de paiement est-il rapproché avec le journal des salaires approuvé, avant signature ?  Si des salaires sont payés en espèces : - Les montants payés sont-ils inférieurs au maximum autorisé ? - La caisse est-elle approvisionnée pour le montant exact des montants à payer ? - La protection des espèces est-elle suffisante ? - L’identité des bénéficiaires est-elle vérifiée avant remise des enveloppes ? - Un reçu est-il signé par les bénéficiaires ? - Les paies non réclamées sont-elles conservées dans un coffre, et enregistrées par une personne indépendante de la conservation des espèces ?  Pour les salaires payés par chèques ou virements : - Utilise-t-on un compte bancaire spécial ? - Si oui, est-il alimenté pour le montant exact du livre de paie ?  L’identité des bénéficiaires des modes de règlement est-elle vérifiée au moins par sondage ?  Les ordres de virement et chèques sont-ils envoyés à la banque ou aux bénéficiaires par des personnes indépendantes de la préparation de la paie ?  Le compte bancaire est-il rapproché mensuellement avec le relevé de la banque ? APPRECIATION DU CONTROLE INTERNE PAIE – PERSONNEL LISTE DES CONTROLES POSSIBLES CHAPITRE SECTION FOLIO COMPTABILISATION DE LA PAIE :  L’écriture de centralisation de la paie est-elle vérifiée avec le journal des salaires ?  Le système est-il suffisant pour éviter des erreurs de centralisation ?  Les variations mensuelles des comptes de paie sont-elles expliquées ?  Les opérations diverses sur les comptes relatifs au personnel et aux charges sociales sont-elles autorisées ?  Les comptes de personnel (avances, prêts, salaires à payer ...) sont-ils analysés régulièrement ?  Les salariés confirment-ils régulièrement le solde de leur compte ?  Le total de la paie enregistré en comptabilité générale est-il rapproché avec la comptabilité analytique (heures et valeur) ?  La provision pour congés payés est-elle calculée en tenant compte des congés non pris de la période précédente et des charges sociales ? COTISATIONS SOCIALES :  Les cotisations sociales (part salariale et part patronale) sont-elles contrôlées par rapport au total du journal des salaires avant enregistrement et paiement ?  Les déclarations sociales sont-elles établies régulièrement ? APPRECIATION DU CONTROLE INTERNE PAIE – PERSONNEL LISTE DES CONTROLES POSSIBLES CHAPITRE SECTION FOLIO OBLIGATIONS LEGALES :  Les livres légaux cotés et paraphés sont-ils tenus à jour ?  Les obligations légales en matière de comité d’entreprise, information des salariés sont-elles respectées ?  Les rémunérations versées, déclarées sur les DAS 1 et 2 sont-elles réconciliées avec la comptabilité ?  Si l’entreprise emploie des salariés étrangers : - la régularité de leur situation est-elle vérifiée ? - les retenues à la source sont-elles régulièrement effectuées ?  Si l’entreprise est tenue de préparer un bilan social, les procédures en place permettent-elles de saisir de façon fiable les informations nécessaires ? uploads/s1/ controle-interne-paie-personnel.pdf