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https://icicameroon.org / +237 693 33 70 18 / +237 677 03 68 30 membership@icicameroon.org 1 Institut du Contrôle Interne du Cameroun CONTROLE INTERNE & RISQUES Par l’Institut du Contrôle Interne du Cameroun QUESTIONNAIRE DU CONTROLE INTERNE PAR PROCESUS https://icicameroon.org / +237 693 33 70 18 / +237 677 03 68 30 membership@icicameroon.org 2 Institut du Contrôle Interne du Cameroun Les questionnaires du contrôle interne permettent grâce à un grand nombre d’interrogations précises de déceler les forces et faiblesses du système interne. Ils permettent de faire ressortir les points forts et les points faibles du système. Processus Achat : • Des délégations d’autorisations d’engagements de dépenses sont-elles mises en place au sein de la société ? • Des délégations de pouvoirs en place pour engager des dépenses sont-elles mises en place au sein de la société ? • Existe-t-il un formulaire spécifique d’autorisation d’engagement de dépenses au sein de la société ? • Le principe de séparation des tâches est-il respecté ? • Une procédure d’achat a-t-elle été mise en place ? • L’efficacité de la procédure d’engagements et de commandes d’achats est-elle mesurée ? • L’ensemble des achats au sein de la société est-il centralisé et géré par des employés spécialisés (i. e. les acheteurs) ? • Les dépenses sont-elles bien suivies ? • La Direction Générale donne-t-elle son appui au Service Achats ou aux personnes responsables des achats pour sensibiliser et orienter les employés vers des bonnes pratiques d’achats ? • Les responsables achats ou employés chargés des achats ont-ils une vision claire et globale des différents types de dépenses au sein de la société (éléments stockés, non stockés, achats immobilisés, etc.) ? • La société a-t-elle défini des objectifs quantifiables pour le service achats ou les employés chargés des achats ? Ces objectifs sont-ils réalistes ? Les responsables achats ou les employés chargés des achats sont-ils motivés avec des bonus sur des objectifs à atteindre ? • Le Département Achats ou les employés chargés des achats ont-ils des outils de suivi performants pour quantifier la réalisation des objectifs ? https://icicameroon.org / +237 693 33 70 18 / +237 677 03 68 30 membership@icicameroon.org 3 Institut du Contrôle Interne du Cameroun Définition des besoins Eléments stockés : • La définition des besoins d’achat est-elle basée sur des informations fiables ? • La définition des besoins est-elle effectuée avec la participation du Département Planning ou du service effectuant le planning ? • La quantité minimum à commander a-t-elle été prise en compte lors de la définition des besoins ? • Le temps de transport ou lead-time a-t-il été pris en compte lors de la définition des besoins ? • Le principe de « stock de sécurité » a-t-il été pris en compte lors de la définition des besoins ? • La définition des besoins a-t-elle été effectuée en s’appuyant sur un cahier des charges clair et détaillé ? • Les acheteurs ou employés responsables des achats travaillent-ils en concertation étroite avec les utilisateurs/ demandeurs tout au long du processus achat ? Mise en concurrence • Des mises en concurrence sont-elles effectuées régulièrement pour des achats significatifs (au-delà d’un certain montant) ? • Des nouveaux fournisseurs sont-ils régulièrement inclus dans les appels d’offre ? • En cas d’achats récurrents, des négociations annuelles sont-elles réalisées ? • Les acheteurs ou employés responsables des achats sont ils suffisamment formés pour réaliser la phase de négociation avec succès ? • Les fournisseurs sont-ils évalués a minima annuellement afin d’incorporer le résultat de l’évaluation lors des futurs appels d’offres ? Sélection des fournisseurs • La sélection d’un fournisseur prend-elle en considération les prix et les conditions commerciales (conditions de paiement) et délai de livraison ? • La société fait-elle une visite annuelle de ses principaux fournisseurs ? • La sélection d’un fournisseur prend-elle en compte sa santé financière ? https://icicameroon.org / +237 693 33 70 18 / +237 677 03 68 30 membership@icicameroon.org 4 Institut du Contrôle Interne du Cameroun • Le choix d’un fournisseur prend-il en considération le niveau de dépendance du fournisseur avec la société cliente ? • Lorsqu’il s’agit de contrats très importants, une clause d’audit aux frais du fournisseur est- elle prévue ? • Des actions sont-elles prises immédiatement vis-à-vis des fournisseurs défaillants ou mauvaises prestations ? • Existe-t-il une liste formalisée de fournisseurs interdits ? Les bons de commandes • Le bon de commande est-il émis par le responsable achats ou les employés chargés des achats ? • Le bon de commande a-t-il un numéro séquentiel ? • Le bon de commande fait-il mention de la quantité, prix unitaire et valeur ? • Les bons de commandes sont-ils archivés physiquement et incluent-ils entre autres : bon de commande, information sur l’appel d’offres, critères pour la sélection du fournisseur, etc. ? • Une copie du bon de commande est-elle transmise au Service Comptable ? ‘ • Les biens reçus sont-ils systématiquement rapprochés du bon de commande ‘ • La livraison partielle est-elle possible ’ • En cas d’écart entre le bon de commande d’achat et la livraison existe-il une procédure spécifique pour gérer une telle situation ‘ • Les factures sont-elles transmises au Service Comptable dès leur réception ‘ • Un cachet avec la date de réception est-il systématiquement apposé sur la facture après leur réception ‘ • Une facture originale est-elle identifiée comme telle avec la mention « facture originale ou similaire » dès sa réception ‘ • Les factures de dépenses sont-elles comptabilisées en utilisant systématiquement des comptes de tiers ‘ • La facture originale est-elle systématiquement utilisée lors de l’enregistrement comptable ‘ • Les avances payées aux fournisseurs, le cas échéant, sont-elles suivies et prises en compte par le Service Comptable (Service Comptabilité Fournisseurs) lors du traitement administratif du paiement de la facture ‘ https://icicameroon.org / +237 693 33 70 18 / +237 677 03 68 30 membership@icicameroon.org 5 Institut du Contrôle Interne du Cameroun Processus Management Organigramme • Existe-t-il un organigramme à jour précisant les liens hiérarchiques existants entre chacun des postes ? • Cet organigramme est-il bien distinct de tout autre organigramme (par exemple à vocation plus descriptive « statutaire », ou plus descriptif des effectifs)? • Cet organigramme comporte-t-il une cotation des risques ? • L’organigramme est-il publié et facilement accessible ? Délégations de pouvoirs • Existe-t-il une liste descriptive à jour des activités (et éventuellement des sous activités) ? • Pour chaque activité ou sous activité sensible existe-t-il un seul et unique responsable qui a le contrôle sur toutes ces activités et qui a les moyens d’assumer ses responsabilités, • À chaque poste de l’organigramme hiérarchique correspond-il un document écrit à jour des fonctions déléguées ? • Chaque lettre de mission est-elle cosignée contractuellement en deux exemplaires par le donneur d’ordre et le délégué ? • Chaque poste de l’organigramme comporte-t-il dans la lettre de mission un énoncé quantitatif à jour des objectifs annuels ? • Chaque poste de l’organigramme comporte-t-il dans la lettre de mission la désignation à jour des conséquences du non-respect des objectifs ? Formation du personnel • Les besoins de formation ont-ils été recensés avec les intéressés ? • Existe-t-il un suivi de la satisfaction, en délai et en qualité, des besoins de formation ayant reçu une réponse favorable ? • Lors de formation individuelle d’un collaborateur à un nouveau savoir-faire, ou une nouvelle connaissance, organise-t-on à son retour une séance de retransmission pour ses collègues de travail ? https://icicameroon.org / +237 693 33 70 18 / +237 677 03 68 30 membership@icicameroon.org 6 Institut du Contrôle Interne du Cameroun Contrôle • Chaque hiérarchique connaît-il avec précision la hauteur de risques de chacun de ces actes et de chacune des activités qu’il a déléguées ? • En conséquence, le suivi de chacun de ces risques (indicateurs et tableaux de bord spécifiques) est-il assuré jusqu’au plus haut niveau adéquat avec la hauteur de chacun de ces risques ? • Chaque hiérarchique, à quel que niveau que ce soit, a-t-il une connaissance technique précise et complète des procédures de Contrôle Interne ? • Applique-t-on systématiquement pour toute activité sensible le principe de la séparation des tâches ? • Existe-t-il une documentation explicite à jour des procédures ? • La documentation terminologique (glossaires, lexiques, etc.) des termes employés dans le métier existe-t-elle, est-elle à jour et répond-elle aux besoins des agents ? • Les questionnaires d’analyse de risques existent-ils ? • S’assure-t-on de l’adéquation entre les besoins théoriques et l’équipement réel ? • Dispose-t-on de méthodes appropriées pour analyser et maîtriser les risques localement ? • Dispose-t-on d’un catalogue complet des grands scénarios de sinistres (en général) transversaux (incendie des locaux, indisponibilité longue et grave du système d’information, grève longue des transports publics, etc.) ? Trésorerie • Des délégations de pouvoirs spécifiques ont-elles été formalisées pour les personnes impliquées dans les opérations de trésorerie ? • Toutes les transactions de trésorerie réalisées sont elles systématiquement recensées et formellement encadrées par des délégations de pouvoirs ? • Si la situation nette de trésorerie de la société est en position excédentaire, la trésorerie a-t- elle uploads/s1/institut-du-controle-interne-du-cameroun.pdf