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MINISTERE DE LA FONCTION PUBLIQUE ----------------- ECOLE NATIONALE D’ADMINISTR

MINISTERE DE LA FONCTION PUBLIQUE ----------------- ECOLE NATIONALE D’ADMINISTRATION ----------------- DIRECTION GENERALE ----------------- REPUBLIQUE DE CÔTE D’IVOIRE --------------- Union-Discipline-Travail --------------- Dispensé Par : OULEI Louis Bonaventure Expert consultant formateur en Management des Organisations Consultant National en Cohésion sociale auprès du PNUD Administrateur Civil Sous-préfet 1 Conçu par M. OULEI Louis Bonaventure COURS DE REDACTION ADMINISTRATIVE MODULE 1 : LES PRINCIPES GENERAUX DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE PLAN DE LA PRESENTATION ACTIVITE 1: GENERALITES 1. Définition de la Rédaction Administrative 2. Préparation de la Rédaction Administrative 2.1 Avoir une connaissance parfaite du dossier 2.2 Rassembler les éléments 2.3. Établir le plan 2.4. la rédaction proprement dite ACTIVITE 2: CARASTERISTIQUES DU STYLE ADMINISTRATIF 1. la dignité; 2. la précision et l'exactitude; 3. le respect de la hiérarchie; 4. le sens de la responsabilité; 5. l'objetivité; 6. la courtoisie; 7. la prudence; 8. 8-la clarté, la concision et l'efficacité. ACTIVITE 1: GENERALITES 2 Conçu par M. OULEI Louis Bonaventure OBJECTIFS PÉDAGOGIQUES: Définir la rédaction administrative; Appréhender les spécificités de la rédaction administrative; Maitriser les phases de préparation de la rédaction administrative 1. DEFINITION DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE moyen d’expression et de communication privilégié de l’Administration, art de concevoir et de présenter les documents administratifs dans les formes singulières et à travers un langage particulier et soutenu. L’objectif recherché est de marquer l’autorité et l’impartialité de l’Administration dans la défense de l’intérêt commun et le règlement des conflits sociaux. Dans cette perspective, « l’Administration doit se rapprocher des administrés ». Mais, cela ne peut être possible que si elle se fait comprendre de tous ses usagers, à travers un langage débarrassé de toutes fioritures, peu sujet à interprétation et donc peu susceptible de polémique. La question qui se pose alors est de savoir d’où l’Administration tire-t-elle l’essence de son style? Un regard rétrospectif laisse apparaître que l’Administration, qui se présente comme un système, une autorité de gestion des affaires publiques, tire son pouvoir de celui du monarque que les mutations sociales ont contraint à renoncer à son pouvoir. Or, nul n’ignore que la haute classe sociale à laquelle appartenait le monarque se caractérise par un style de vie fait de noblesse et de finesse aussi bien dans le langage que dans le vécu quotidien. L’on comprend dès lors que l’Administration qui s’est substitué au monarque ait hérité et conservé de ce dernier des exigences langagières. 2. LA PRÉPARATION DE LA RÉDACTION La rédaction se prépare en quatre (4) phases. 2.1. Avoir une connaissance parfaite du dossier Pour rédiger un document administratif, il est nécessaire d’exposer tous les contours utiles du sujet abordé pour amener le correspondant à fournir les informations attendues. De même, la réponse à un courrier exige une lecture minutieuse de ce dernier afin d’éviter les oublis et d’aborder des aspects sans intérêt. En un mot, le rédacteur doit avoir un esprit ouvert et un bon niveau de culture générale ; il sera enclin à faire des recherches, à se renseigner, tout en restant discret. 2.2 .Rassembler les éléments 3 Conçu par M. OULEI Louis Bonaventure Il ne faut retenir que les informations qui présentent un intérêt pour le sujet à traiter. D’ailleurs, il est impératif de n'aborder qu'un seul sujet, un seul objet par document, notamment dans les lettres. Autrement, il serait difficile d’énoncer le libellé de l’objet. Le sujet traité peut, certes, revêtir plusieurs aspects ; mais ces derniers peuvent se confondre dans un seul objet. Un effort de synthèse permet d’y parvenir. 2.3. Établir le plan L’écrit administratif comporte généralement une introduction, un développement ou corps du sujet et une conclusion. Il est donc conseillé de suivre un ordre pour permettre au lecteur de noter l’importance accordée à chaque idée. L’introduction, en une ou deux phrases, situe l’objet. Quant au développement ou corps du sujet, il va des idées les moins importantes vers celles qui présentent le plus d’intérêt. Enfin, la conclusion, la plus brève possible, est l’exposé des conséquences tirées du développement qui précède. 2.4. la rédaction proprement dite Le ton sera fonction du sujet traité, des personnes à qui l'on s'adresse et des circonstances. Un ton courtois s’impose dans tout écrit administratif, même lorsqu’il s’agit, pour le rédacteur, de relever que les accusations dont il est l’objet sont sans fondement. La politesse est davantage exigée pour les courriers adressés à un supérieur hiérarchique. A la fin de la rédaction, il faut toujours et plusieurs fois relire son texte, si possible à haute voix, pour déceler les éventuelles fautes grammaticales et redondances qui ne sont facilement perçues que par l'oreille. ACTIVITE 2: CARASTERISTIQUES DU STYLE ADMINISTRATIF OBJECTIFS PÉDAGOGIQUES: -Faire apparaître les caractères spécifiques de l’administration qui sont l’origine des règles particulières de la rédaction administrative; -Connaitre les traits communs de l’écrit administratif; -S'approprier les principes fondamentaux de la rédaction administrative Emanation directe de l’Autorité de l’Etat, l’Administration publique a pour mission la mise en œuvre des lois et règlements ; le Service public agit dans un cadre réglementaire, toujours dans le respect de l’intérêt général. Cette Administration a pour mission de : prendre des décisions ; donner des avis ; 4 Conçu par M. OULEI Louis Bonaventure édicter des règles ; répondre à des demandes ; informer ; instruire des dossiers. Ces diverses attributions passent par l’utilisation de l’écrit pour tous les agents. Les écrits administratifs présentent des traits communs qui permettent de les reconnaître comme tels. Des mots, des tournures et des formules consacrés par un long usage et résultant des nécessités du service aident à les identifier, en dehors des aspects formels des documents. Ils deviennent des normes de rédaction qui impriment au style administratif une homogénéité et s'imposent à tout rédacteur. Ces mêmes principes régissent d’une part, les rapports au sein des services publics et d’autre part, ceux que l’Administration entretient avec les usagers. Ces caractéristiques sont les suivantes :la dignité, la précision et l’exactitude, le respect de la hiérarchie, le sens des responsabilités, l’objectivité, la courtoisie, la prudence, la clarté, la concision et l’efficacité. 1. LA DIGNITE; Sa nature de puissance et sa mission de service public, qui la placent au-dessus des intérêts particuliers, imposent à l'Administration d'inspirer le respect et de refléter par ailleurs la noblesse et la distinction de l'autorité souveraine de l'Etat qu'elle représente. Les écrits administratifs éviteront donc les expressions triviales et les tournures douteuses ; ils doivent être respectueux des règles grammaticales. La dignité se traduit également, à l’égard du correspondant ou de l’interlocuteur, par la politesse qui est de rigueur dans tout document administratif ou dans un échange verbal auquel participe un administrateur en cette qualité. Exemple : 5 Conçu par M. OULEI Louis Bonaventure EXPRESSIONS A PROSCRIRE EXPRESSIONS INDIQUEES Votre rapport est un tissu de mensonges Votre rapport manque de réalisme (me parait comporter beaucoup d’erreurs) Votre demande est ridicule Votre demande me parait peu fondée Je refuse votre demande Il ne m’est pas possible de donner une suite favorable à votre demande Le Docteur Koffi m’a signalé que vous avez fait une fausse déclaration relative à votre état de santé Il m’a été signalé que Tachez d’apporter plus de soin aux affaires qui vous sont confiées Je vous serai obligé d’apporter J’attacherai du prix à ce que vous apporter 2. LA PRECISION ET L'EXACTITUDE; Le document administratif doit éviter les quiproquos ou les interprétations diverses et les sigles obscurs. Par exemple, une lettre invitant à une réunion et qui ne mentionne pas la date et le lieu va nécessairement embarrasser les usagers. Par ailleurs, il s'agit d'utiliser le vocabulaire technique qui convient pour éviter les interprétations et les compréhensions divergentes d'un même dossier. Dans le corps de la correspondance, il faut éviter une inflation de termes qui font peur, c'est-à-dire: Une inflation de mots techniques, notamment les termes juridiques souvent perçus comme menaçants, hostiles parce qu'incompréhensibles; Une inflation de mots qui appartiennent à un parler distinguée, élevé, parfois désuet, et qui peuvent être perçus comme inaccessibles. Une utilisation abusive d'articles de loi, de chiffres, de codifications, de sigles incompressibles et inadaptés au cas de l'usager. Une inflation de délais, brandis comme des menaces. La précision et l’exactitude permettent d’identifier et de classer les documents administratifs. C’est pourquoi les mentions nécessaires doivent être portées. 3. LE RESPECT DE LA HIERARCHIE; L'Administration est une structure organisée hiérarchiquement : 6 Conçu par M. OULEI Louis Bonaventure une autorité hiérarchique s'exerce du haut vers le bas ; des agents subordonnés exécutent les ordres du supérieur et rendent compte. La hiérarchie implique un langage approprié et des formes de documents adaptés à chaque situation. D’autres conséquences résultant du principe de la hiérarchie sont également à relever. 3-1- Les expressions Du haut partent les décisions, ordres et instructions tandis que les collaborateurs émettent des suggestions et requêtes. Les expressions et formules utilisées dans le langage administratif traduisent la position hiérarchique de celui qui s’exprime. Ainsi, le subordonné ou collaborateur rendra compte (mais n’informera pas) tandis que le chef ou supérieur fera connaître ou indiquera (mais ne fera pas savoir) ; l'agent appellera l'attention de son supérieur hiérarchique sur… pendant que celui-ci attirera l'attention uploads/s1/ cours-de-ra-cm-ena.pdf