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GROUPE DE TRAVAIL COOPÉRATIF MAARCH-COURRIER1 COMPTE RENDU DE LA SÉANCE DE TRAV

GROUPE DE TRAVAIL COOPÉRATIF MAARCH-COURRIER1 COMPTE RENDU DE LA SÉANCE DE TRAVAIL DU 15 JUIN 2017 À PARIS SUJET : GROUPE DE TRAVAIL COLLABORATIF MAARCH-COURRIER RÉDACTEUR : ADULLACT – PASCAL KUCZYNSKI PASCAL.KUCZYNSKI@ADULLACT.ORG OBJET : COMPTE RENDU DE RÉUNION STATUT : EN COURS DATE : 15 JUIN 2017 DATE DIFFUSION : 23 JUIN 2017 LISTE DES PARTICIPANTS : COLLECTIVITÉS PARTICIPANTS AGEDI Yoann AMICHAUD (à distance) CD Côte d’or Dominique LAGOUTTE (à distance) DIR OUEST Béatrice PANSART (à distance) DIR OUEST Guirec MORVAN (à distance) GIP e-Bourgogne-Franche-Comté Gilles DELAMARCHE GIP e-Bourgogne-Franche-Comté Maciej MURMYLO Mairie de Creutzwald Jean-François SAUDER (à distance) Mairie de Dammarie-les-lys Isabelle BOTTARO Mairie de Dammarie-les-lys Cem CARFIL Mairie de Mont-de-Marsan Frédéric BEDIN (à distance) Mairie de Villabé Mathilde DUTHU SIIM 94 Brigitte DI MARTINO SOLURIS Michel LANGLAIS Sud Rhône Environnement Pauline DEMEILLIERS Sud Rhône Environnement Doria KHAOUS CDG59 Samuel THERON (à distance) 1 https://comptoir-du-libre.org/softwares/view/49 GROUPE DE TRAVAIL COLLABORATIF : MAARCH-COURRIER SESSION DU 15 JUIN 2017 À PARIS ADULLACT © 2008 - 2017 EXCUSÉS : COLLECTIVITÉS PARTICIPANTS GIP RECIA Christophe DUBREUIL IRD Sammy SAHNOUNE Mairie de Bagnolet Leila KITATNI Mairie de la Ferté Saint-Aubin Vincent VANNIER Mairie de Nemours Valérie POCHON Mairie de Nemours Clémence VIDAL Mairie de Le Pecq Nelly LOISEAU Mairie de Sailly-sur-la-lys Hayate GALLOUJ Mairie de Villenave d’Ornon Jean-Paul ARAMBURU GROUPE DE TRAVAIL COLLABORATIF : MAARCH-COURRIER SESSION DU 15 JUIN 2017 À PARIS ADULLACT © 2008 - 2017 SUJET : GROUPE DE TRAVAIL COLLABORATIF MAARCH-COURRIER RÉDACTEUR : ADULLACT – PASCAL KUCZYNSKI PASCAL.KUCZYNSKI@ADULLACT.ORG OBJET : COMPTE RENDU DE RÉUNION STATUT : EN COURS DATE : 15 JUIN 2017 DATE DIFFUSION : 23 JUIN 2017 SOMMAIRE 1.Ordre du jour.......................................................................................................................4 2.Tour de table.......................................................................................................................4 3.Introduction.........................................................................................................................4 3.1.Présentation.....................................................................................................................................4 3.2.Description des principales fonctionnalités......................................................................................5 3.3.Gouvernance de projets...................................................................................................................5 3.4.Quelques avis des collectivités présentes.......................................................................................6 3.5.Modèle économique MAARCH........................................................................................................6 4.Démonstration en ligne.......................................................................................................7 4.1.Démonstration en ligne....................................................................................................................7 4.2.Démonstration..................................................................................................................................7 5.Évolutions............................................................................................................................9 5.1.MaarchToMaarch..............................................................................................................................9 6.Archivage............................................................................................................................9 7.Conclusion........................................................................................................................10 – 3– GROUPE DE TRAVAIL COLLABORATIF : MAARCH-COURRIER SESSION DU 15 JUIN 2017 A PARIS ADULLACT © 2008 - 2017 SUJET : GROUPE DE TRAVAIL COLLABORATIF MAARCH-COURRIER RÉDACTEUR : ADULLACT – PASCAL KUCZYNSKI PASCAL.KUCZYNSKI@ADULLACT.ORG OBJET : COMPTE RENDU DE RÉUNION STATUT : EN COURS DATE : 15 JUIN 2017 DATE DIFFUSION : 23 JUIN 2017 1. ORDRE DU JOUR • 11H00 - Présentation des participants - Tour de table. • 11H15 – Introduction - Les flux de correspondances dans une collectivité (courriels, courriers, formulaire de site web, appels téléphoniques…) et la nécessité de suivre et maîtriser les délais. • 12H10 - Présentation - Le modèle de développement du logiciel libre Maarch Courrier • 12H30 - Pause déjeuner • 13H20 - Démonstration - Gestion Électronique des correspondances avec Maarch Courrier 17.06 ◦ De l'enregistrement d'un courrier arrivé à l'expédition d'une réponse formellement signée ◦ Les courriers départs spontanés ◦ Les courriers signalés ◦ Signature en ligne ◦ Le cas particulier des saisines par voie électronique (SVE), notamment dans le cas du silence valant accord ou refus (SVA/SVR) • 15H30 - Discussions - Les évolutions planifiées de Maarch Courrier et les possibilités pour les collectivités volontaires d'intervenir dans la feuille de route. • 15H40 - Démonstration - Archivage des correspondances closes par le versement dans un SAE au formalisme SEDA. • 16H00 – Conclusion & remerciements. 2. TOUR DE TABLE 3. INTRODUCTION 3.1. PRÉSENTATION Voir la présentation affichée en séance en annexe. Jean-Louis ERCOLANI souligne l’importance de la gestion des courriers dans les collectivités, toutes tailles confondues mais note que la difficulté augmente avec la taille de la collectivité. Plusieurs points sont soulignés en particulier: • Fonctionnement interne amélioré. • Qualité-Ville et/ou Charte Marianne. Il est précisé que le label « qualité-ville » impose des indicateurs formels sur la gestion du courrier et en particulier les courrier officiels (état civil, …). – 4– GROUPE DE TRAVAIL COLLABORATIF : MAARCH-COURRIER SESSION DU 15 JUIN 2017 A PARIS ADULLACT © 2008 - 2017 SUJET : GROUPE DE TRAVAIL COLLABORATIF MAARCH-COURRIER RÉDACTEUR : ADULLACT – PASCAL KUCZYNSKI PASCAL.KUCZYNSKI@ADULLACT.ORG OBJET : COMPTE RENDU DE RÉUNION STATUT : EN COURS DATE : 15 JUIN 2017 DATE DIFFUSION : 23 JUIN 2017 • SVE/SVA/SVR. Voir la présentation réalisée le 2 mars 20172 par Jean-Louis ERCOLANI dans le cadre d’une web conférence organisée par ADULLACT. Le logiciel MAARCH-COURRIER intègre nativement toutes les fonctionnalités pour répondre à ces impératifs réglementaires. • MAARCH-COURRIER intègre une GED nativement. uestion Territoires Numériques Bourgogne-Franche-Comté (TNBFC) : MAARCH- COURRIER est il adapté à toutes les tailles de villes ? Q éponse MAARCH : il est conseillé aux petites villes (moins de 5000 habitants) de se tourner vers un mutualisant de type EPCI, Syndicat, CDG, etc. Même si le prix de départ pour une installation basique avec le minimum vital d’accompagnement reste modique (5K€), les installations dans les petites structures restent rares. Il est préférable de dire que de ne pas avoir de gestion de courrier dans une ville de plus de 20000 habitants n’est pas raisonnable au vu des impératifs de dématérialisations qui s’imposent à tous. R uestion ADULLACT : Existe-t-il un mode « multi-collectivités » qui permettrait d’installer le logiciel une fois mais de le partager avec plusieurs collectivités, tout en garantissant l’étanchéité entre elles. Q éponse MAARCH: Oui. 99 % du code est commun ; seules les parties spécifiques de personalisation (logo, ...) sont différenciées d’une collectivité à l’autre. Bien évidement dans ce cas d’usage et conformément au principe de libre administration, une collectivité n’a pas accès aux informations des autres. R 3.2. DESCRIPTION DES PRINCIPALES FONCTIONNALITÉS • • OCR : une démonstration est prévue avec un scanner présenté en séance. • Travail collaboratif : Maarch Courrier propose un mode de travail pleinement collaboratif. Il est notamment possible à tout moment pour un agent d’ajouter des notes, de demander des avis aux collègues sur un sujet, de rediriger un projet de réponse, etc. • Gestion des modèles : Une des forces de Maarch Courrier est la gestion des modèles avec champs de substitution pour y injecter des métadonnées du document. L’objectif étant de faire gagner du temps de traitement aux agents, Maarch Courrier propose d’insérer autant de modèle que l’on souhaite que ce soit sur les fichiers de bureautique de modèles de courriers départ, des dmodèles d’annotations, des modèles d’avis, modèles de courriels, etc. • Parapheur mobile: Jean-Louis ERCOLANI fait remarquer que la signature électronique (celle avec certificat électronique) est mal acceptée dans les collectivités hors documents réglementés (HELIOS, marchés publics…). C’est pourquoi MAARCH a fait le choix d’une signature manuelle sur tablette ou téléphone. Un stylet est conseillé pour réaliser cette signature manuelle. Le signataire trace réellement sa signature sur le l’appareil mobile. On retrouve cette signature dans l’outil si l’on souhaite la réutiliser. Ce mode permet au signataire d’éventuellement ajouter un mot spécifique pour le destinataire. 2 http://ged.services.adullact.org/share/s/MbMUiL93TwCM6qkqkX-TNQ – 5– GROUPE DE TRAVAIL COLLABORATIF : MAARCH-COURRIER SESSION DU 15 JUIN 2017 A PARIS ADULLACT © 2008 - 2017 SUJET : GROUPE DE TRAVAIL COLLABORATIF MAARCH-COURRIER RÉDACTEUR : ADULLACT – PASCAL KUCZYNSKI PASCAL.KUCZYNSKI@ADULLACT.ORG OBJET : COMPTE RENDU DE RÉUNION STATUT : EN COURS DATE : 15 JUIN 2017 DATE DIFFUSION : 23 JUIN 2017 • Échanges via SEDA v2.1 : tous les échanges opérés par MAARCH-COURRIER se font dans le format d’échange SEDA v2.1, qu’il s’agisse de transmettre les courriers clôturés vers un SAE (voir paragraphe sur l’archivage), ou de courriers entre logiciels de gestion de courrier (voir le paragraphe sur les évolutions). 3.3. GOUVERNANCE DE PROJETS Comment se déroule la mise en place du logiciel MAARCH-COURRIER dans une collectivité ? Ce tableau (reprendre la page de présentation) est applicable pour les gros projets. Si on parle d’une ville de moins de 10Khab, on parlera plutôt de 15 jours d’accompagnement avec formations ou à minima du « pack 5 jours ». On présente ensuite les ateliers en détail. Lors du déploiement de MAARCH-COURRIER sur un site, Maarch propose de renseigner un tableur dédié pour guider la collectivité. Elle répond simplement aux questions du tableur pour simplifier ensuite la configuration générale de l’outil, ainsi que le séquencement correct des opérations. xemple: la dernière installation à Agde s’est déroulée avec 3 jours d’atelier destinés à monter un prototype adapté au cas de la ville d’Agde. Suite à cet atelier-formation, il reste à faire le paramétrage précis de l’outil, ainsi que l’installation concrète sur les machines de la ville et l’assistance au démarrage. E xemple: la ville de Dammarie-les-lys annonce avoir été très satisfaite de l’intervention de MAARCH pour l’accompagner il y a 3 ans, ainsi que des évolutions de ces 3 dernières années. Message aux autres collectivités : ne pas hésiter à contacter Dammarie-les-lys pour en savoir plus. E 3.4. QUELQUES AVIS DES COLLECTIVITÉS PRÉSENTES • TNBFC prépare un catalogue de logiciels métiers pour ses petites collectivités (+1400 collectivités!) pour 2019. GD souhaite faire profiter même ses petites collectivités des bienfaits d’un tel outil. • SOLURIS a déjà pu constater l’intérêt de MAARCH-COURRIER une fois installé sur une collectivité moyenne. Celle-ci ayant profité d’une intervention du SICTIAM, SOLURIS pense ajouter ce produit à son catalogue de services pour ses membres. • La ville de VILLABÉ est en demande d’information en général, mais sur uploads/s1/ cr-gtc-maarch-courrier-20170615presentation.pdf