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DESS en INGENIERIE DOCUMENTAIRE Dircction des Achats de la Lyonnaise de fianque

DESS en INGENIERIE DOCUMENTAIRE Dircction des Achats de la Lyonnaise de fianque BIBUOTHEQUE DE LENSSIB 8143340 e n s sl^fcf Ecole Nationale Superieure des Sciences de l'Information et des Bibliotheques DESS en INGENIERIE DOCUMENTAIRE Rapport de Stage Developpement et mise en place du systeme d'information au sein de la Direction des Achats de la Lyonnaise de Banque LAMRIRI Noureddine Sous la direction de GUILLEMIN Thierry - Lyonnaise de Banque /f 1 0 0 o S T Universite Claude Bernard- Lyon 1 2000 Developpement et mise en place cTun systeme d'information au sein cTun service Achat. LAMRIRI Noureddine Resume : Face a la necessite de structurer 1'ensemble de sa documentation fournisseur, la Direction des Achats de la Lyonnaise de Banque a decide de mettre en place un systeme d'information. A l'issue d'une demarche rigoureuse inspiree de la methode Merise, une application (LARIDA) a ete developpee et mise en place afin d'atteindre le double objectif de stockage de 1'ensemble de 1'information fournisseur, et d'acces optimise a cette information. Mot - cles : informatique documentaire, developpement, document, projet, indexation, recherche information, gestion information. Abtract: Faced with the need of organizing the whole supplier information, the Lyonnaise de Banque Purchasing Department decided to set up an information system. Close of a rigorous approach inspired by the Merise method, a software (LARIDA) has been developed and set up which the aim was not only to enable to store the whole supplier information but also to improve the information access. Keywords : documentary data processing, development, document, project, indexation, search seeking, information management. 2 SOMMAIRE INTRODUCTION 5 PREMIERE PARTIE : ANALYSE DE L'EXISTANT 6 1) DEMARCHE DE L'ANALYSE DE L'EXISTANT 6 2) STRUCTURE ET ROLE DE LA DIRECTION DES ACHATS 6 2.1) Contexte general 6 2.2) Missions de la Direction des Achats 7 2.3) Fonction des differents collaborateurs 7 3) IDENTIFICATION DES DIFFERENTS TYPES DE FLUX D'lNFORMATION 8 4) ANALYSE DES FLUX D'LNFORMATION 10 4.1) Tableau de detection des flux 10 4.2) Schema des flux 10 5) MCT (MODELE CONCEPTUEL DE TRAITEMENT) 10 6) SYNTHESE II DEUXIEME PARTIE : PROJET DE DEVELOPPEMENT ET MISE EN PLACE DU SYSTEME D'INFORMATION 13 1) ETUDE D' ORIENTATION 13 2) ETUDE D'OPPORTUNITE ET DE FAISABILITE 13 3) DEMARCHE SUIVIE AU COURS DU PROJET 14 4) FORMALISATION DU PROJET 14 4.1) Environnement et choix techniques 14 4.2) Analyse des flux 15 a) Detection des flux 15 b) Schema des flux 15 4.3) Conceptualisation de la base de donnees fournisseur 15 a) Description des entites et des proprietes 15 b) MCD (Modele Conceptuel de Donnees) 16 c) Conversion du MCD en Schema relationnel 16 4.4) MCT (Modele Conceptuel de Traitement) du futur systeme 16 3 5) DEVELOPPEMENT ET MISE EN PLACE DE L'APPLICATION LARIDA 16 5./y) Caracteristiques generales et ergonomie 16 5.2)LARID A 18 a) Saisie 19 b) Consultation et mise a jour 22 c) Recherche et indexation 27 d) Impression 29 5.3) Mise en oeuvre etgeneralisation 30 a) Mise en aeuvre et tests 30 b) Generalisation 30 CONCLUSION 32 BIBLIOGRAPHIE 33 ANNEXES 34 4 Introduction La Lyonnaise de Banque, premiere banque regionale fran^aise, filiale du groupe CIC- Credit Mutuel a mis en place il y a deux ans une Direction des Achats afin d'optimiser et de rationaliser la demarche Achats au sein de 1'entreprise. En effet, le fonctionnement de cette banque et de ses 400 agences necessite de nombreux achats de materiels (ordinateurs, fax, telephones), prestations (informatique, proprete, gardiennage, transport). Depuis sa creation, il y a 2 ans, le nombre de commandes, contrats, fournisseur ne cesse de s'amplifier et constitue un important volume de documents. Face a la necessite de structurer 1'ensemble de sa documentation fournisseur et d'optimiser l'acces a 1'information recherchee, cette direction a decide de mettre en place un systeme d'information. Le projet a ete conduit avec la methode MERISE afin de pouvoir conceptualiser et developper le systeme d'information. Cette demarche a permis de recenser la totalite de 1'information de la structure etudiee, et surtout d'aboutir a la formalisation du futur systeme sous ses differents aspects. Sur le plan pratique, il a fallu mettre en oeuvre des competences informatiques afin de pouvoir developper en Visual Basic et mettre en place en mode Client/Serveur 1'application LARIDA (Logiciel d'Archivage et de Recherche d'Information de la Direction des Achats). Des competences documentaires ont egalement ete necessaires pour analyser la documentation stockee, developper les principes de recherche, integrer l'application dans la structure existante, et de maniere generale apprehender les besoins et y repondre. Ce rapport se propose de decrire une demarche de developpement et de mise en place d'un systeme d'information repondant a un besoin documentaire. 5 PREMIERE PARTIE : Analyse de 1'existant 1) Demarche de 1'analyse de 1'existant Etape essentielle d'un projet, 1'analyse de l'existant permet de prendre connaissance et de s'impregner de 1'environnement dans lequel celui-ci va etre realise. De plus, cette analyse permet de collecter des informations precises sur 1'existant et va servir de base a l'ensemble du projet. La methode de travail suivie lors de cette etape fut de consulter l'ensemble des documents stockes et transitant au sein de la Direction des Achats, mais egalement d'observer les methodes de travail, d'ecouter et d'interroger les collaborateurs lors de reunions, ou de discussions informelles. L'ensemble de l'information ainsi collectee a ete formalisee et structuree afin d'en faciliter 1'analyse et la comprehension. Puis, les resultats de ce travail ont ete regulierement presentes afin d'etre valides. L'ensemble de 1'information obtenue a la suite a cette analyse, se decline en trois parties : • Structure et role de la Direction des Achats • Identification et analyse des flux d'information • MCT (Modele Conceptuel de Traitement) 2) Structure et rdle de la Direction des Achats 2.1) Contexte general La Lyonnaise de Banque, banque regionale filiale du groupe de dimension europeenne ClC-Credit Mutuel constitue un des principaux acteurs dans sa region (Rhone-Alpes) en proposant ses services a plus de 600000 clients particuliers, professionnels, entreprises. Le fonctionnement de cette banque et de ses 400 agences necessite de nombreux achats de materiels (ordinateurs, fax, telephones), prestations (informatique, proprete, gardiennage, transport). Desirant professionnaliser la demarche achat, la Lyonnaise de Banque a mis en place debut 1998 une Direction des Achats. La qualite de la Direction des Achats reside dans une bonne connaissance des axes strategiques de la Lyonnaise de Banque au niveau budgetaire, politique d'investissements, maitrise des ratios frais generaux/PNB. Elle est egalement une force de negociation efficace, et n'a pas vocation d'etre une structure de decision mais de recommandation. 6 2.2) Missions de la Direction des Achats • Professionnaliser et rationaliser les demarches d'achats a la Lyonnaise de Banque : 1. Mise en place d'un interlocuteur unique vis a vis des Directions utilisatrices et des fournisseurs. 2. optimisation constante des rapports couts/qualite - niveau de prestations pour 1'ensemble du groupe Lyonnaise de Banque (mise en concurrence, effets volumes, standardisation, conditions de maintenance), 3. maitrise des relations fournisseurs (recherche, force de negociation, evaluation) et remise en cause reguliere des accords, 4. maltrise des prix, a savoir connaissance pour chaque produit du juste prix, 5. proposition de solutions adaptees aux besoins des utilisateurs, par diffusion d'un catalogue de produits references (copieurs, fax, fournitures de bureau...). 6. support dans la conduite des negociations en appui des directions specialisees. 2.3) Fonction des differents collaborateurs La Direction des Achats de la Lyonnaise de Banque est composee de trois personnes : un directeur, un acheteur, et une assistante d'achats dont les fonctions sont: Directeur : - Pilotage de la Direction. - gestion de dossiers achats (appel d'offre, donnee de referencement, evaluation). - communication d'information. - redaction des documents de communication (note de service, synthese, lettre trimestrielle des Achats, tableau de bord). - traitement des appels (conseils aux utilisateurs, entretien avec les fournisseurs). - traitement de la documentation commerciale. - traitement des demandes d'achats. - verification du suivi des recommandations de la Direction des Achats. - suivi de Dossiers Achats (synthese qualite ...). - traitement des reclamations. 7 - elaboration des tableaux de bords de suivi du plan d'action Achats. Acheteur : - gestion de dossiers achats (appel d'offre, donnees de referencement, evaluation). - communication d'information. - verification du suivi des recommandations de la Direction des Achats. - suivi de dossiers achats (synthese qualite ...) - traitement des demandes d'achats. - traitement de la documentation commerciale. - traitement des appels (conseils aux utilisateurs, entretien avec les fournisseurs) . - traitement des reclamations Assistante d'Achats : - archivage de la documentation commerciale. - remise du courrier, reception et filtrage des appels telephoniques (appels parasites, problemes administratifs...), redaction des courriers. - suivi de certains dossiers achats. - gestion de dossiers achats particuliers. - accueil. - communication d'information. Cette analyse a permis de mettre en evidence que certaines taches etaient executees par plusieurs collaborateurs comme le traitement de la documentation commerciale, ou la gestion de dossiers achats. Les differents collaborateurs de la Direction des Achats ont un large eventail de competences, donc une grande polyvalence. Ceci permet une repartition du travail equilibree, et un travail en equipe de qualite. 3) Identification des differents types de flux d'information Pour uploads/s1/ developpement-et-mise-en-place-du-systeme-d-information-au-sein-de-la-direction-des-achats-de-la-lyonnaise-de-banque.pdf