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1/10 Fiche d’information du Centre d’Etudes Techniques Maritimes Et Fluviales N

1/10 Fiche d’information du Centre d’Etudes Techniques Maritimes Et Fluviales N° 2 Mars 2002 Le dossier d’ouvrage et le dossier réduit pour les infrastructures portuaires Le dossier d’un ouvrage est la réunion des documents contenant les informations nécessaires pour assurer sa bonne gestion. Il a trait à des domaines variés : domaine technique, administratif, voire juridique. Il doit faire l’objet d’une synthèse ou dossier réduit appelé « le document signalétique de l’ouvrage » qui constitue le dossier de travail courant, par opposition au dossier d’ouvrage qui est avant tout un document de référence normalement archivé. Il est illusoire de croire que la mémoire des anciens est suffisante pour retracer la vie d’un ouvrage. Le fait que le dossier d’ouvrage n’existe pas, ou qu’il soit incomplet, a pour conséquence d’augmenter la durée des interventions des agents gestionnaires. L’incertitude sur l’état réel de l’ouvrage, le coût des opérations d’entretien ou de réparation, et les dépenses relatives aux travaux de reconnaissance préalables au diagnostic des désordres ne favorisent pas la bonne gestion du patrimoine existant. Ce dossier qui doit être consulté avant chaque opération du programme de surveillance doit être manipulable aisément. L’ensemble de ces documents doivent permettre de : - conserver toutes les informations relatives à la genèse de l’ouvrage et à son histoire depuis le début de sa conception, jusqu’à la date de l’état de référence, - définir un état de référence de l’ouvrage, c’est à dire son état à une date donnée, qui sert de « point zéro » en vue d’établir une comparaison avec l’état ultérieur, - conserver toutes les informations relatives à la vie de l’ouvrage depuis la date de l’état de référence. - connaître le niveau de surveillance de l’ouvrage. L’établissement d’un dossier d’ouvrage est une opération importante qui peut nécessiter la mise en oeuvre de moyens particuliers au moins pour les ouvrages les plus importants et notamment lors de l’établissement de l’état de référence. Il ne sera efficient que s’il peut être compris par ses lecteurs successifs. Pour cela, l’agent chargé de son établissement devra s’astreindre à respecter la terminologie en vigueur et, à chaque fois que possible, à quantifier les paramètres et phénomènes constatés. Un dossier d’ouvrage complet, c’est à dire établi correctement et régulièrement mis à jour par le gestionnaire de l’ouvrage permet un gain de temps considérable, une bonne connaissance de l’état réel de l’ouvrage et du coût des opérations d’entretien ou de réparation. Il facilite l’appréciation des désordres éventuels de l’ouvrage. Composition d’un dossier type d’ouvrage Le tableau ci-après donne la liste des pièces d’un dossier type. Il s’agit d’une version qui se veut la plus exhaustive possible. Certaines pièces peuvent ne pas être établies dans tous les cas, mais la plus grande partie regroupe et classe les documents établis dans un autre but que la constitution du dossier, et elles doivent être conservées. Il convient dans tous les cas de réunir, sans rien détruire, tous les documents utiles à la connaissance de l’ouvrage, établis à l’occasion de sa construction ou de sa gestion. Les lignes marquées dans les tableaux ci dessous indique la spécificité des pièces au domaine maritime. 2/10 • SOUS-DOSSIER 1 Dans le cas où l’une des pièces du sous-dossier 1 est commune à plusieurs ouvrages, cette pièce est placée, sauf mention contraire explicite ci-dessous, dans le dossier de l’un deux. Les autres dossiers doivent alors s’y référer. Dans le cas où, pour des raisons administratives ou autres, les originaux de certaines des pièces définies ci- dessous doivent faire l’objet d’un classement particulier (cas des ordres de services notamment), les documents insérés dans le dossier en sont des copies, établies spécialement à cet effet. n° désignation des pièces constituant le dossier observations 1.1 Etudes préalables à la consultation des entreprises. 1.1.1 Programme de l’ouvrage. Le cas échéant 1.1.2 Dossier des études géologiques et géotechniques. Comportant notamment les résultats des reconnaissances, sondages, mesures et essais effectués en laboratoire ou en place 1.1.3 Etude d’impact. Le cas échéant 1.1.4 Procès-verbal d’instruction mixte ou inter-services. Commission nautique par exemple 1.1.5 Autres études spécifiques éventuelles. Etudes d’agitation, bathymétrie, navire de projet, etc… 1.1.6 Dossier de prise en considération. 1.1.7 Dossier de demande d’autorisation de programme. 1.1.8 Avant-projet sommaire et décision d’approbation. 1.2 Consultation des entreprises et marchés. L’ensemble des pièces 1.2.1 à 1.2.4 doit être inséré dans le dossier pour chacun des marchés relatifs à un même ouvrage. 1.2.1 Dossier de consultation des entreprises. 1.2.2 Rapport proposant la dévolution des travaux et la signature des marchés. Accompagné de toutes les justifications utiles et notamment de la correspondance échangée avec l’entreprise avant la conclusion du marché. 1.2.3 Marché initial complet. Pièces écrites et plans contractuels, ainsi que les pièces et plans non contractuels remis par l’entrepreneur. 1.2.4 Avenants. Accompagnés des rapports proposant leur signature, et toutes les justifications utiles. 1.3 Etudes postérieures à la dévolution des travaux. Dans le cas où plusieurs ouvrages font l’objet d’un même marché, les pièces 1.3.1 à 1.3.4 sont réparties, chacune dans le dossier d’ouvrage qui le concerne. 1.3.1 Résultats des sondages et des reconnaissances complémentaires. 1.3.2 Notes de calculs d’exécution. Y compris les notes de calculs relatives aux diverses phases de construction. 1.3.3 Plans et dessins d’exécution. Y compris les plans relatifs aux diverses phases de construction. 1.3.4 Notes de calculs et plans relatifs aux ouvrages provisoires et aux procédés d’exécution. Y compris les modes opératoires. 1.3.5 Etudes relatives aux matériaux employés. Y compris l’étude de formulation des bétons. 1.3.6 Correspondances avec l’entrepreneur. Elle est relative à l’établissement de ces documents ou aux observations émises à cette occasion par le maître d’œuvre. 1.4 Déroulement des travaux. Si par suite de l’étalement dans le temps de la construction de plusieurs ouvrages faisant l’objet d’un même marché, les documents constituant les pièces 1.4.1, 1.4.4 ou 1.4.6 s’appliquent à un seul ouvrage. Il convient de les insérer dans le dossier de cet ouvrage au lieu de les regrouper dans un seul dossier comme dans le cas où ils s’appliquent à un ensemble de plusieurs ouvrages. 1.4.1 Recueil des ordres de service. Recueil de tous les ordres de service relatifs au déroulement de chaque marché, sans distinction entre ceux qui ont un aspect technique et ceux qui n’en n’ont pas. 3/10 N° désignation des pièces constituant le dossier observations 1.4.2 Dossier topographique. A l’exception des documents à insérer dans le sous-dossier 2 (pièce 2.2.4). 1.4.3 Dossier bathymétrique. 1.4.4 Procès-verbaux de réception des matériaux. Peuvent être rattachés à ces procès-verbaux toutes les informations d’ordre général tirées de vérifications systématiques en usine si elles sont susceptibles de s’appliquer aux matériaux livrés sur le chantier. 1.4.5 Procès-verbaux de tous les essais, mesures et constatations effectués pendant les travaux. Tous les résultats de mesures effectuées pendant les travaux doivent être conservés, qu’ils portent sur les matériaux utilisés sur le terrain de fondation, sur les roches avoisinantes, etc … 1.4.6 Correspondances diverses et autres documents relatifs à l’exécution des travaux. Eléments significatifs seulement. 1.4.7 Calendrier réel d’exécution des travaux. Indiquant notamment le phasage d’exécution, et dans le cas où l’ouvrage comporte des éléments préfabriqués en béton, les dates de bétonnage. 1.4.8 Copie de tous les rapports signalant les incidents. Plutôt qu’un classement chronologique de l’ensemble de ces pièces, il convient d’adopter un classement séparé pour chacun des incidents. 1.4.9 Procès-verbal de réception pour chaque marché. Il s’agit en principe de copies. Si des réserves sont émises lors de la réception, le procès- verbal de levée de ces réserves doit être annexé, le moment venu, au procès-verbal de réception. 1.4.10 Décompte général et définitif de chaque marché. Il s’agit en général de copies. Dans certains cas, il convient d’y joindre les décomptes généraux annuels. Il peut également être nécessaire pour trouver certains renseignements, de consulter les décomptes mensuels. 1.4.11 Compte-rendus de chantier et rapport de fin de chantier Avec le dossier photographique. 1.4.12 P.A.Q. Procédure, fiches de contrôles, non conformité, • SOUS-DOSSIER 2 n° désignation des pièces constituant le dossier observations 2.1 Dossier des plans et dessins. 2.1.1 Dossier des plans et dessins conformes à l’exécution. Ces documents portant la mention « certifié conforme à l’exécution » sont établis par l’entrepreneur en application du CCAP. Si des travaux complémentaires non prévus par les pièces d’exécution ont été exécutés, ils doivent être décrits dans un document particulier. 2.1.2 Plans de recollement des réseaux La conformité de ces plans doit être vérifié. Ils doivent être mise à jour en tant que de besoin. 2.1.3 Photographies Le cas échéant. 2.2 Etat de l’ouvrage. 2.2.1 Procès-verbal des constatations. Il est effectué par le maître d’œuvre aussitôt après la construction, en tout cas avant la mise en service de l’ouvrage et avant les épreuves réglementaires lorsqu’il en est prévu. 2.2.2 Procès-verbal des épreuves réglementaires, niveau de service et charges acceptables. Le cas échéant, et résultats des mesures effectuées à cette occasion. 2.2.3 Procès-verbal de la première inspection détaillée. Il est effectué aussitôt que possible après les épreuve, lorsque celles ci sont prévues. C’est le document définissant l’ETAT DE REFERENCE. 2.2.4 Levé topographique de référence. Ce document doit comporter toutes les indications permettant de uploads/s1/ dossier-d-x27-ouvrage.pdf