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Français, En français dans le texte DT02-132014.01 En guise de conclusion : la magie du spectacle Page 0 sur 18 Sommaire Les écrits dans l’entreprise p. 1 Les instructions p. 2 Les consignes p. 4 Les notes d’information p. 6 Les notes de service p. 8 Les notes de synthèse p. 10 Les compte-rendus p. 12 Les procès verbaux p. 14 Les rapports p. 17 Français, En français dans le texte DT02-132014.01 En guise de conclusion : la magie du spectacle Page 1 sur 18 LES ECRITS DANS L'ENTREPRISE Vous trouverez dans les pages qui suivent les définitions, ainsi que quelques conseils de rédaction et de présentation, des différents types d'écrits utilisés au sein de l'entreprise. Il s'agit de communication interne : LES NOTES D’INSTRUCTIONS LES NOTES DE CONSIGNES LES NOTES D’INFORMATION LES NOTES DE SERVICE LES NOTES DE SYNTHESE LES COMPTE-RENDUS LES PROCES-VERBAUX LES RAPPORTS. Français, En français dans le texte DT02-132014.01 En guise de conclusion : la magie du spectacle Page 2 sur 18 LES INSTRUCTIONS Message interne à l'entreprise dont l'objet est d'expliquer la marche à suivre pour la conduite d'une affaire ou la réalisation d'un travail. Elles ont pour but de donner des conseils, sans que ceux-ci aient un caractère obligatoire. Les instructions peuvent être écrites ou orales (une présentation écrite est plus sûre). Elles doivent être : Détaillées, Ordonnées (ordre chronologique), Formulées sur un ton impersonnel. La mise en forme doit être claire et permettre une consultation rapide et efficace. Elles ne sont généralement pas signées Elles sont datées Elles sont souvent affichées près de l'endroit où elles doivent être appliquées. Français, En français dans le texte DT02-132014.01 En guise de conclusion : la magie du spectacle Page 3 sur 18 ELORRIA Emetteur : Jean ROMAN, directeur Toulouse, le 4 novembre N Destinataires : Valérie et Isabelle, secrétaires chargées de l’accueil INSTRUCTIONS Afin de remédier aux dysfonctionnements du service de l’accueil, il est nécessaire de respecter les instructions suivantes : 1. Donner la priorité au standard téléphonique en traitant : Les appels venant de l’extérieur, Les appels venant de l’intérieur (il peut y avoir une urgence), Les numéros à composer. 2. Noter soigneusement les postes demandeurs, le numéro à appeler, les messages… sur un cahier et non sur des feuilles volantes ; laisser ce cahier à la disposition de votre collègue du matin ou de l’après-midi. 3. Prévoir une liste des membres du personnel et des numéros correspondants ; la remettre régulièrement à jour. 4. Etc… LES CONSIGNES Destinées à donner des ordres précis et absolus, qui ont pour but la bonne marche de l'entreprise ou le fonctionnement d'une activité, elles ont un caractère impératif. Ce document, toujours écrit, émane du supérieur hiérarchique qui assume la responsabilité du service ou de l'entreprise. Il circule dans un sens descendant. Les consignes doivent être : Présentées dans l'ordre chronologique des opérations à exécuter, Précises et suffisamment détaillées, Brèves, Rédigées dans un style extrêmement clair, Edictées sur un ton impératif. La présentation n'est pas normalisée, cependant : Les consignes sont toujours signées par le responsable, Elles comportent un titre et parfois des sous-titres très apparents, Elles sont le plus souvent affichées à un endroit choisi pour qu'elles puissent être aisément et rapidement lues. ELORRIA POUR AFFICHAGE DANS LES LOCAUX CONSIGNES DE SÉCURITÉ Afin d’éviter les accidents, les consignes ci-dessous doivent être appliquées strictement par les personnes autorisées à pénétrer dans les ateliers : IL EST STRICTEMENT INTERDIT DE FUMER OU DE PÉNÉTRER DANS LES LOCAUX AVEC UNE FLAMME, IL EST STRICTEMENT INTERDIT DE PÉNÉTRER DANS LES ATELIERS SANS CHAUSSURES DE SÉCURITÉ, GANTS DE SÉCURITÉ, CASQUE DE SÉCURITÉ ET ÉQUIPEMENT ANTIBRUIT, IL EST DEMANDÉ DE RESPECTER LA CIRCULATION DES ENGINS DE TRANSPORT, IL EST STRICTEMENT INTERDIT DE TRANSPORTER DES PERSONNES SUR LES PALETTES DE LEVAGE DES ENGINS DE TRANSPORT. Le non respect de ces consignes pourra entraîner des sanctions disciplinaires. Toulouse, le (date) Jean ROMAN Directeur LES NOTES D'INFORMATION Elles transmettent au personnel une information concernant le fonctionnement de l'entreprise. Emises par un responsable, elles circulent souvent dans un sens descendant mais peuvent aussi concerner des organes de même niveau hiérarchique ou l'ensemble du personnel. L'information à diffuser doit être présentée de façon : Brève (une seule page), Précise, Neutre et objective. La note peut être présentée sur papier libre ou sur un imprimé. MENTIONS INDISPENSABLES : Le nom de l’entreprise Le service émetteur La nature de la note L’objet La date d’émission Les destinataires La signature EN REVANCHE, LA NOTE NE COMPORTE PAS : D’interpellation De formule de politesse ELORRIA Service social Toulouse, le 3 novembre N NOTE D’INFORMATION Objet : Examen ophtalmologique Destinataire(s) : Ensemble du personnel (affichage) Avec le concours d’un spécialiste, le Dr PLATO, médecin du travail, organise des contrôles de la vue au cours de la semaine du 22 au 26 novembre. Ces examens auront lieu le matin, de 9 h à 11 h, à l’infirmerie. Ils sont particulièrement recommandés aux employés qui travaillent sur écran. Les personnes intéressées voudront bien prendre rendez-vous par téléphone, au poste 207. Lors de la visite, ne pas oublier d’apporter ses verres correcteurs. S. PERSONNE Chef du service social LES NOTES DE SERVICE Destinée à transmettre un ordre, la note de service circule toujours dans le sens hiérarchique descendant. Elles a pour but de faire accepter l'ordre donné et d'en obtenir une exécution correcte, dans le délai fixé. La note de service doit être précise et concise. La date d'exécution doit être mise en évidence pour éviter toute contestation. Du fait qu'elle donne un ordre, le ton doit être impératif, ferme, tout en étant dénué d'autoritarisme, d'où l'emploi fréquent d'une forme impersonnelle (Il est demandé à chacun …, Il a été décidé de …). Il est également souhaitable de justifier l'ordre donné. La note de service comporte toutes les mentions de présentation indispensables comme vues dans la note d'information. Les notes de service sont numérotées. Elles sont classées dans l'ordre numérique afin de pouvoir facilement s'y reporter en cas de difficulté. La présentation sur un imprimé spécifique, avec une disposition uniformisée, facilite la réalisation de la note et sa consultation. ELORRIA Direction commerciale NOTE DE SERVICE N° 204 DE : Pascal ROLLE A : M. le Responsable des ventes MM. les représentants Objet : Remboursement des frais de déplacement Date : 3 novembre N Actuellement, les frais de déplacement engagés au cours d’un mois sont remboursés avec le salaire du mois suivant. Pour en permettre un règlement plus rapide, une nouvelle procédure va être mise en place à partir du mois de novembre : La période de base pour le relevé des dépenses ne sera plus le mois calendaire mais courra du 21 d’un mois au 20 du mois suivant. (Exceptionnellement, le mois prochain, la période ira du 1er au 20 décembre) Chaque commercial concerné devra transmettre son relevé accompagné des justificatifs dès le 21 du mois. Ainsi, après contrôle, les variables de paie seront saisies le 24 et pourront être prises en compte dans le calcul de la paie, à la fin du mois. Pascal ROLLE Directeur commercial LES NOTES DE SYNTHESE La note de synthèse est destinée à un supérieur hiérarchique. Dans un exposé bref et facile à consulter, elle fait le point sur un sujet donné et évite au responsable d'étudier toute la documentation de base. Les sources (titre, auteur…) sont citées au début après le titre général, L'introduction, brève, indique le thème et annonce le plan suivi, Le développement est clair et limité aux données essentielles, Les titres et sous-titres sont mis en évidence, Le style est clair et précis ; concis, neutre et objectif, Des tableaux et graphiques sont présentés s'ils facilitent la consultation. Comme toute note interne, la note de synthèse porte les mentions de présentation : Nom de l'entreprise, service émetteur, Date, Nature de la note et titre, Destinataire, Signataire. ELORRIA Service logistique Le 22 novembre N Monsieur le Chef de service NOTE DE SYNTHESE Véhicules de livraison : les acheter ou les louer ? Sources : Rapport d’exploitation du service logistique Données comptables Documentation fournie par VASI Location et AUTO Location Pour comparer la formule actuelle d’achat des véhicules utilitaires avec la location, on mettra en parallèle d’abord les caractéristiques des deux possibilités, puis le coût mensuel pour un kilométrage moyen de 2 000 km par véhicule, dans la gamme utilisée. 1) Caractéristiques diverses : Achat Location longue durée Investissement nécessaire - Invest. important, non modulable selon les variations saisonnières + Aucun invest. Possibilité de location tenant compte des variations saisonnières Etc… Valérie CANTON, assistante LES COMPTE-RENDUS Nous traiterons ici du compte-rendu de réunion. Toute réunion donne lieu à la rédaction d'un compte-rendu pour garder trace de ce qui a été dit ou décidé. Le compte-rendu est diffusé aux participants pour leur rappeler les informations données, les points étudiés et les décisions à appliquer. Tout compte-rendu doit préciser : Le service concerné, la nature du document, la date, Les personnes présentes, absentes excusées, absentes non excusées, L'ordre du jour et les décisions prises pour chaque point. Le plan est toujours uploads/s1/ dt02-132014-ecrits-d-entreprise.pdf