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Section 2 : les outils d'analyse et d'évaluation du contrôle interne 2.1 : l'en

Section 2 : les outils d'analyse et d'évaluation du contrôle interne 2.1 : l'entretien Elle consiste en une conversation avec les responsables et leurs collaborateurs sur la base d'un guide d'entretien. Il s'agit pour l'auditeur de connaître les étapes des procédures en interrogeant les différents interlocuteurs sur les moindres détails concernant la réalisation de leurs tâches respectives. 2.2 : L'analyse des circuits par diagrammes Un diagramme est un mémorandum descriptif. Il permet de schématiser les cycles d'opérations par des symboles suivants l'organisation administrative. Il affiche une suite d'opérations faisant apparaître les différents documents, postes de travail, les décisions, les responsabilités et les opérations. C'est la rédaction schématisée de la procédure qui constitue une base pour les tests de conformité. Les tests de conformité faut il le rappeler, servent à vérifier que les procédures sont bien appliquées. Bien que la présentation du diagramme puisse varier d'un auteur à un autre, l'on retiendra deux modèles de présentation : · Le diagramme vertical · Le diagramme horizontal Le diagramme vertical (exemple voir annexe 1): le circuit des documents est présenté verticalement et les services, séparés par un trait horizontal, sont placés les uns en dessous des autres. Le circuit du document est fait selon l'ordre chronologique, c'est-à-dire, depuis sa création jusqu'à son archivage ou sa destruction. Le diagramme horizontal (exemple voir annexe 2): la présentation suit le même principe que celui du diagramme vertical. Toutefois, la circulation des documents entre les services qui sont juxtaposés les uns à côté des autres se fait horizontalement. 2.3 : Les questions et guides opératoires Les questionnaires servent d'étalon à l'auditeur. Ils lui permettent, grâce à un grand nombre d'interrogations précises, d'évaluer si les procédures de l'entreprise auditée remplissent les objectifs fondamentaux du contrôle interne, en décelant ses forces et ses faiblesses. Les questionnaires se présentent habituellement sous deux formes : l'une simplifiée qui ne motive pas d'autres réponses que le oui ou le non, est appelée questionnaires fermés, et l'autre plus complète, qui entraîne nécessairement des observations détaillées, est dénommé questionnaires ouverts. Les questionnaires sont établis à l'aide de guides opératoires afin qu'aucune question essentielle ne soit omise. Les questionnaires doivent être adaptés à la taille et à l'activité de l'entreprise. En se servant des guides opératoires comme questionnaire (ce qui est parfois le cas), l'auditeur peut se surprendre en train de poser des questions inadaptées. La liste des contrôles possibles établie par la compagnie nationale des commissaires aux comptes dans l'encyclopédie des contrôles comptables, est établie par cycle et permet de réaliser une analyse quasi exhaustive des procédures de contrôle interne. 2.4 : Les grilles d'analyse de contrôle interne Les grilles d'analyses de contrôle interne servent à détecter les cumuls de fonction. Il s'agit des tableaux à double entrée qui permettent de décomposer la procédure en différentes opérations assumées par les agents ou les services de l'entreprise. Dans la démarche de l'auditeur, cette étape revient à identifier les forces et les faiblesses du système examiné. Cette évaluation peut se faire soit dans un rapport de synthèse, soit par un tableau d'évaluation du système précisant l'impact des faiblesses sur les états financiers, les incidences sur la révision ou les recommandations à faire pour améliorer le système. 2.5 : Le test de conformité ou de compréhension Le test de conformité ou de compréhension des procédures et des points clés mis en place est juste. Il consiste à: · mettre en oeuvre des tests de cheminement permettant de dérouler une procédure complète à partir de quelques opérations sélectionnées ; · réaliser des tests spécifiques sur des procédures particulières paraissant peu claires ; · opérer en présence des acteurs intéressés la restitution de la description, en vue de recueillir leurs commentaires. Cette formule présente l'avantage de la simplicité et implique d'avantage les audités aux travaux de l'auditeur. Elle permet de surcroît, de garantir à l'auditeur qu'il n'a pas oublié un point important. Après avoir évalué l'existence d'un dispositif de contrôle interne, l'auditeur testera si ce dispositif est appliqué de manière permanente. 2.6 : Le tableau d'évaluation du système Ce tableau qui résume l'ensemble des constats (forces et faiblesses) décelés à l'aide des différents outils développés plus haut (les tests de conformité, mémorandums descriptifs, le diagramme de circulation, les questions et guides opératoires, les grilles d'analyse) intègre les analyses suivantes : · Les forces du système de contrôle, · Les faiblesses du système de contrôle, · Les effets possibles de ces faiblesses, · L'incidence des faiblesses sur les états financiers, · L'incidence des faiblesses sur le programme d'audit des comptes, · Les recommandations à faire à l'entreprise. DEUXIEME PARTIE : CAS DU CYCLE DE REVENUS DE ONLINE Création a) Procédures opérationnelles du cycle de revenus de Online Création Réception et acceptation des bons de commande La demande de prestations se fait par tous moyens à la disposition du client (fax ; téléphone, visite, etc.). L'agent commercial établit un devis ou une pro forma, suivant le barème et le type de prestation, qui est soumis à l'appréciation du client. Ce dernier après approbation du devis ou pro forma, envoie le bon de commande accompagné de l'acompte. Traitement de la commande A la suite de l'accord obtenu du client matérialisé par le bon de commande, la direction se charge d'organiser les travaux. Elle établit une autorisation d'exécution des travaux en trois (3) exemplaires, un transmis pour exécution , un transmis au secrétariat en attente de facturation , le troisième est conservé par la direction et classé dans le dossier du client. Suivant le type de commande, les travaux sont affectés soit au Graphiste soit au Paoliste, donnant naissance à des supports films ou Cd-rom qui sont envoyés à l'imprimeur. Les travaux commandés à l'imprimeur se font par Bon de Commande ou Lettre de Commande Online Création. Les travaux d'imprimerie sont suivis par l'agent commercial qui rend compte de l'évolution à la Direction, jusqu'à la livraison des commandes. Livraison de la commande Toute réalisation de prestation est validée par un bordereau de livraison. Celui-ci est déchargé par le client pour attester la réception des travaux effectués par Online Création. Facturation Après l'autorisation et l'acceptation du client, les doubles des bordereaux sont adressés à la Secrétaire pour facturation aux clients. Ils sont établis en trois (3) volets dont la répartition est la suivante : · le 1er volet est conservé par l'exécuteur des travaux, · le 2ème volet avec un exemplaire de la facture est conservé à la Comptabilité Générale pour enregistrement (secrétariat), · le 3ème volet au dossier du client. Les factures sont établies en trois (3) exemplaire par la Direction et ventilées comme suit : · un (1) exemplaire au client, · un (1) exemplaire à la comptabilité, · un (1) exemplaire au dossier du client Les documents servent à l'établissement des factures sont : · les devis indiquant les conditions générales de prestations, · les offres de travaux, · les bordereaux de livraison Les factures après leur établissement font l'objet d'un contrôle arithmétique et de conformité de l'assistant comptable. Les factures contrôlées et approuvées doivent être transmises le plus rapidement possible aux clients. Le courrier/ coursier est chargé de cette transmission. La facture comporte les mentions suivantes conformément aux dispositions du code général des impôts (CGI, art 223 et suivants) : · numéro d'ordre chronologique et séquentiel, · nom et raison sociale du client, · adresse de facturation, · numéro du compte contribuable, · date de facturation, · numéro du bon de commande (contrat, convention ou cahier des charges), · numéro du bon de livraison ou attestation de réception de travaux, · quantité et/ ou désignation des prestations fournies, · prix unitaire des prestations et montant total de la commande, · taux et montant de la remise commerciale, · taux et montant de la remise exceptionnelle pour paiement au comptant, · montant hors taxe de la facture, · taux et montant de la TVA et de l'ASDI, · montant net à payer (TTC) en chiffres et en lettres, · visa de la direction ou de toute personne habilitée, · mention du régime d'imposition de la société et du centre des impôts Suivi des créances - Recouvrement Le client de Online Création peut être une personne physique ou morale. Toute personne physique ou morale effectuant des activités avec Online Création dispose d'un compte commercial. A cette occasion , il est ouvert une fiche signalétique du client permettant d'obtenir les informations générales sur ce tiers et un dossier individuel regroupant un ensemble d'éléments internes et externes (double des factures émises réglées,contrats ,attestation de réception de travaux, services, etc. .) . Deux modalités de règlement sont retenues par Online Création : · 50% à la commande, · Le solde à la livraison. Les conditions de règlement constituent un engagement contractuel du client rappelé sur toutes les factures émises. Le suivi du respect de ces modalités incombe à l'agent commercial. Le suivi comptable des comptes clients entre dans le cadre des travaux comptables décrits au paragraphe ci-dessous et dans la rubrique traitement comptable. Les comptes clients se caractérisent par une codification à 6 chiffres. Par uploads/s1/ evaluation-du-ci-d-x27-un-cycle-vente.pdf