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MINISTÈRE DE LA JUSTICE AUDIT DE LA CONFORMITÉ DES SERVICES JURIDIQUES MINISTÉR

MINISTÈRE DE LA JUSTICE AUDIT DE LA CONFORMITÉ DES SERVICES JURIDIQUES MINISTÉRIELS AUX POLITIQUES FINANCIÈRES Rapport d’audit Septembre 2014 Service de l’audit interne Le contenu de cette publication ou de ce produit peut être reproduit en tout ou en partie, par quelque moyen que ce soit, sous réserve que la reproduction soit effectuée uniquement à des fins personnelles ou publiques, mais non à des fins commerciales, et cela sans frais ni autre permission, à moins d’avis contraire. On demande seulement : de faire preuve de diligence raisonnable en assurant l’exactitude du matériel reproduit ; d’indiquer le titre complet du matériel reproduit et le nom de l’organisation qui en est l’auteur ; d’indiquer que la reproduction est une copie d’un document officiel publié par le gouvernement du Canada et que la reproduction n’a pas été faite en association avec le gouvernement du Canada ni avec l’appui de celui-ci. La reproduction et la distribution à des fins commerciales est interdite, sauf avec la permission écrite du ministère de la Justice du Canada. Pour de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec le ministère de la Justice du Canada à l’adresse www.justice.gc.ca. ©Sa Majesté la Reine du chef du Canada représentée par le ministre de la Justice et procureur général du Canada, 2014 ISBN 978-0-660-22789-4 No de cat. J2-407/2014F-PDF Ministère de la Justice Canada Services de l’audit interne Page 2 de 18 Table des matières 1. Sommaire ...............................................................................................................................3 2. Contexte .................................................................................................................................5 3. Objectif de l’audit ..................................................................................................................5 4. Portée de l’audit .....................................................................................................................6 5. Approche de l’audit ...............................................................................................................6 6. Constatations, recommandations et plan d’action de la direction .........................................6 6.1 Gouvernance ...........................................................................................................................8 6.2 Conformité des opérations......................................................................................................8 6.3 Contrôle financier .................................................................................................................13 6.4 Gestion budgétaire ................................................................................................................15 7. Opinion d’audit……………………………………………………………………………15 8. Énoncé de conformité……………………………………………………………………..16 Annexe A – Critères d’audit……………………………………………………………………..17 Annexe B – Échantillons des SJM par secteur financier ...............................................................18 Ministère de la Justice Canada Services de l’audit interne Page 3 de 18 1. Sommaire Le ministère de la Justice du Canada (le Ministère) assure la prestation d’un ensemble intégré de services consultatifs juridiques, de services de contentieux et de services législatifs de haute qualité au Ministère et à l’ensemble des ministères et organismes fédéraux afin de les seconder dans l’atteinte des priorités du gouvernement du Canada en matière de politiques et de programmes et de contribuer à la réalisation des objectifs généraux du gouvernement. Les unités coimplantées du réseau des Services juridiques ministériels (SJM) et des sections de réglementation ministérielles (SRM) assurent des services adaptés aux ministères et organismes clients, principalement dans la région de la capitale nationale, mais aussi dans les Régions. Ensemble, les SJM et les SRM emploient 883 équivalents temps plein, soit 20 % des effectifs du Ministère. Les dépenses annuelles totales de ces unités représentent environ 22 % du budget global du Ministère, en excluant les subventions et contributions. Au cours de l’exercice financier 2013-2014, les dépenses au chapitre des salaires ont été de 111,9 M$ et de 1,9 M$ au chapitre du fonctionnement et de l’entretien (F et E). Les chefs de la plupart des SJM et des SRM gèrent un budget provenant du Ministère et un budget du ministère client. Des protocoles d’entente ont été établis entre le Ministère et les ministères clients afin d’établir les responsabilités respectives et les tarifs de recouvrement des coûts des services juridiques. Les dépenses de F et E qui sont exclues des tarifs de recouvrement des coûts, tel que les coûts directs de F et E, sont d’ordinaire défrayées à même le budget du ministère client. Les dépenses incluses dans les taux, telles que les coûts de formation, sont souvent assumées au départ par le ministère client et recouvrées par la suite auprès du Ministère sous forme de règlement interministériel (RI). L’audit a évalué dans quelle mesure les SJM et les SRM se conforment aux instruments des politiques de gestion financière du gouvernement du Canada et du Ministère. L’audit était constitué d’un examen de la gouvernance financière ainsi que d’un examen d’échantillons des opérations financières de 2013-2014. L’échantillon des opérations financières touchait au moins une unité des SJM de chaque portefeuille et deux sections législatives de la réglementation ministérielle. Les catégories d’opérations comprenaient les RI qui étaient essentiellement des dépenses liées à la formation recouvrées par les ministères clients auprès du ministère de la Justice Canada. De plus, des échantillons d’opérations associées aux cartes d’achat, aux voyages, aux conférences et aux événements ainsi qu’à la formation, ont aussi été analysés. Les opérations liées à la passation des marchés et celles liées aux RI qui touchent le recouvrement des coûts des services juridiques par le ministère de la Justice Canada auprès des ministères clients ont été exclues de l’audit. À partir des résultats de l’audit, notre opinion est que les SJM et les SRM se conforment dans l’ensemble aux instruments des politiques de gestion financière du gouvernement du Canada et du Ministère. Il faut cependant apporter certaines améliorations relativement au traitement des opérations liées aux RI afin d’assurer la conformité aux instruments pertinents des politiques de gestion financière. Les améliorations à apporter sont les suivantes : Ministère de la Justice Canada Services de l’audit interne Page 4 de 18 • Élaborer et communiquer un instrument de politique normalisant le traitement des opérations liées aux RI; • Inclure les opérations liées aux RI dans le Plan annuel de vérification des comptes. Réponse de la direction La direction est d’accord avec les résultats et les recommandations présentés dans le présent rapport, et elle a élaboré un plan d’action de la direction afin d’y répondre. Ce Plan a été intégré au rapport. Original signé par : Linda Saunders Dirigeante principale de la vérification Ministère de la Justice Canada Date Ministère de la Justice Canada Services de l’audit interne Page 5 de 18 2. Contexte L’autorisation de mener le projet d’audit découle du Plan d’audit axé sur le risque de 2013-2014 à 2015-2016 recommandé par le Comité ministériel de vérification et approuvé par le sous- ministre en juillet 2013. Le ministère de la Justice du Canada (le Ministère) assure la prestation d’un ensemble intégré de services consultatifs juridiques, de services de contentieux et de services législatifs de haute qualité au Ministère et à l’ensemble des ministères et organismes fédéraux afin de les seconder dans l’atteinte des priorités du gouvernement du Canada en matière de politiques et de programmes et de contribuer à la réalisation des objectifs généraux du gouvernement. Les unités coimplantées du réseau des Services juridiques ministériels (SJM) et des sections de réglementation ministérielles (SRM) assurent des services adaptés aux ministères et organismes clients, principalement dans la région de la capitale nationale, mais aussi dans les régions. Les SJM sont répartis dans cinq portefeuilles : le Portefeuille des affaires autochtones (PAA), le Portefeuille de la sécurité publique, de la défense et de l’immigration (PSPDI), le Portefeuille des services du droit fiscal (PSDF), le Portefeuille des organismes centraux (POC) et le Portefeuille du droit des affaires et du droit réglementaire (PDADR). Les SRM relèvent de la Direction des services législatifs (DSL). Ensemble, les SJM et les SRM regroupent environ 883 équivalents temps plein, soit 20 % des effectifs du Ministère. Outre les employés du Ministère, les SJM comptent sur un personnel de soutien formé d’employés du ministère client. Ce personnel de soutien assure au sein des SJM les services administratifs associés à la gestion financière. Les dépenses annuelles combinées des SJM et des SRM constituent environ 22 % du budget total du Ministère, subventions et contributions exclues. Au cours de l’exercice financier 2013-2014, les dépenses au chapitre des salaires ont été de 111,9 M$ et de 1,9 M$ au chapitre du fonctionnement et de l’entretien (F et E). Les chefs de la plupart des SJM et des SRM gèrent un budget provenant du Ministère et un budget du ministère client. Des protocoles d’entente (PE) ont été établis entre le Ministère et les ministères clients afin de définir les responsabilités respectives et les taux de recouvrement des coûts des services juridiques. Les dépenses de F et E qui sont exclues des taux de recouvrement des coûts, tel que les coûts directs de F et E (fournitures de bureau p. ex.), sont d’ordinaire défrayées à même le budget du ministère client. Les dépenses incluses dans les taux, telles que les coûts de formation, sont souvent assumées au départ par le ministère client et recouvrées par la suite auprès du Ministère sous forme de RI. 3. Objectif de l’audit L’objectif de cet audit était d’évaluer dans quelle mesure les SJM et les SRM se conforment aux instruments des politiques de gestion financière du gouvernement du Canada et du Ministère. Ministère de la Justice Canada Services de l’audit interne Page 6 de 18 4. Portée de l’audit La portée de cet audit couvrait l’examen de la gouvernance financière en place pour les SJM et les SRM ainsi que l’examen d’un échantillon des opérations financières de l’exercice 2013-2014. En fonction de l’évaluation du risque financier en regard de chaque critère d’audit, l’annexe B souligne qu’au moins une unité des SJM de chaque portefeuille et deux des SRM de uploads/s1/ exemple-d-x27-audit-juridique.pdf