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Note de synthèse exercice 31/12/….. 1 | P a g e RAPPORT D’EVALUATION DU CONTROL

Note de synthèse exercice 31/12/….. 1 | P a g e RAPPORT D’EVALUATION DU CONTROLE INTERNE Appréciation du contrôle interne L’objectif de l’évaluation du contrôle interne est d’appréhender les faiblesses dans l’exécution des activités, qui pourraient porter préjudice à la structure, afin de proposer les mesures correctives. Elle a porté sur les aspects suivants : - Gestion des achats/ fournisseurs - Gestion des immobilisations - Gestion des ventes/ clients - Gestion de la trésorerie Remarque Les faiblesses évoquées ci-dessous feront l’objet de recommandations qui sont classées par priorité selon l’urgence de leur mise en œuvre : Priorité 1 : Une mesure corrective est requise d’urgence Des contrôles essentiels du Système de Contrôle Interne (SCI) font défaut ou ne sont pas respectés de façon régulière. Le contrôle présente une faiblesse ou une déficience fondamentale entrainant un risque substantiel d’erreur, d’irrégularité ou de fraude. Il existe un risque important de non-réalisation des objectifs du SCI en ce qui concerne la fiabilité des informations financières, de même que l’efficacité et l’efficience de ses opérations et activités, ainsi que le respect de la réglementation. Ces risques pourraient avoir une incidence négative sur les états financiers. Une mesure corrective est requise d’urgence. Priorité 2 : Une mesure particulière est requise rapidement Le contrôle présente une faiblesse ou une déficience qui, sans être fondamentale, a trait à des insuffisances qui exposent certains domaines du SCI à un niveau moins immédiat de risque d’erreur, d’irrégularité ou de fraude. Ce risque pourrait avoir une incidence sur l’efficacité du SCI et sur ses objectifs opérationnels et devrait préoccuper la direction de l’entité. Une mesure particulière est requise rapidement. Priorité 3 : Une mesure corrective particulière serait souhaitable Le contrôle présente une faiblesse ou une déficience qui, considérée isolément, n’a pas d’incidence majeure, mais a trait à un domaine dans lequel l’amélioration des contrôles profiterait à l’entité et /ou pourrait faire preuve d’une efficacité et/ou d’une efficience accrues. Des effets indésirables sur les processus sont possibles et, combinés à d’autres faiblesses, pourraient être source de préoccupations. Note de synthèse exercice 31/12/….. 2 | P a g e 3.1. Remarque préliminaire La société CEA IARD dispose d’un manuel de procédures comptables et financières prévu par l’article 16 de l’Acte uniforme OHADA portant Droit comptable. Les procédures ne sont pas suivies dans leurs ensembles et ne sont pas mises à jour. Les observations relatives aux procédures comptables et financières concernent les cycles qui suivent : 3.2. Cycle Achats/Fournisseurs Les demandes d’achats sont faites par tous les services selon leur besoin auprès du service achat. Ce dernier établit les commandes après autorisation de la Direction (le DFC et le DG ou le DFC et SG). Constatation N°1 : Absence de bon de commande et de bon de livraison. Description de la constatation : Les achats de fournitures ou de matériels sont souvent effectués sans bons de commande et sans bons de livraison. Risque : - Achats non conformes aux besoins ; - Achats non autorisés ; - Règlement de fournitures ou de matériels non livrés. Recommandation : Exiger les bons de commande pré numérotés, datés et bons de livraison pour chaque achat effectué. Priorité de la recommandation : 1 Constatation Nº2 : Non certification des bons de commande et des bons de livraison Description de la constatation : Les bons de commande et bons de livraison, lorsqu’ils accompagnent les factures ne sont pas toujours signés. Risque : - Dépenses fictives ou livraison de biens non conforme aux commandes. Recommandation : Faire contresigner tous les bons de commande et bons de livraison par la personne habilitée. Priorité de la recommandation : 1 Constatation N°3 : Absence de facture justifiant certaines opérations de charges Note de synthèse exercice 31/12/….. 3 | P a g e Description de la constatation : Des achats de fournitures ou de matériels ne sont pas soutenus pas des factures. Risque : - Dépenses fictives ; - Problèmes fiscaux en cas de contrôle de l’Administration Fiscale. Recommandations : Exiger des factures pour tous achats de fournitures ou de matériels aux différents fournisseurs. Priorité de la recommandation : 1 Constatation N°4 : Absence d’imputation sur les factures et de mention « payé » sur les factures réglées Description de la constatation : Les factures d’achat ne sont pas imputées. Aussi, aucune mention « payé » ne figure sur les factures réglées. Risque : - Double saisie des factures d’achat ; - Paiements multiples pour une même facture. Recommandations : Imputer toutes les factures d’achat comptabilisées et porter la mention « payé » sur toutes celles qui ont fait l’objet de règlement. Priorité de la recommandation : 1 3.3. Cycle immobilisations L’analyse de la gestion des biens immobilisés a révélé la faiblesse suivante : Constatation Nº5 : Absence d’inventaire physique des immobilisations Description de la constatation : Aucun inventaire physique des immobilisations n’a été réalisé par CEA IARD. Risques - Sorties frauduleuse de biens non détectées - Non actualisation du fichier des immobilisations Recommandation Note de synthèse exercice 31/12/….. 4 | P a g e Effectuer un inventaire physique exhaustif chaque année. Priorité de la recommandation : 1 3.4. Cycle clients/ventes Constatation 6 : Absence de procédures formalisée de gestion des attestations Description de la constatation : Il n’existe pas de procédure formalisée de gestion des attestations. De sortes que chaque agence à une manière particulière de gérer ses attestations et ses collaborateurs extérieurs. En effet, il est difficile de savoir si les attestations détenues par les agents mandataires et par certaines agences ont été produites ou pas. Par ailleurs, aucun contrôle n’est effectué au niveau des réseaux pour s’assurer de la réalité des attestations produites. Risque : - Non fiabilité des états de productions établit par les agences; - Impossibilité de faire des contrôles à postériori ; - Malversation. Recommandation : Formaliser la procédure de gestion des attestations. Priorité de la recommandation : 1 Constatation 7 : Absence de contrôle régulier dans les services productions des différentes agences Description de la constatation : Des contrôles réguliers ne sont pas effectués dans les services productions des agences afin de s’assurer de la réalité de leur déclaration de production. Risque : - Non fiabilité des états de productions établit par les agences; - Malversation, détournement. Recommandation : Exiger des contrôles réguliers dans les services productions des différents agences . Priorité de la recommandation : 2 3.5. Trésorerie Constatation 8 : Rapprochements bancaires non visés par un supérieur hiérarchique Description de la constatation : Note de synthèse exercice 31/12/….. 5 | P a g e Les rapprochements bancaires des différents comptes de banques mis à notre disposition ne sont pas visés par un supérieur hiérarchique. Risque : - Détournement ou malversation Recommandation : Faire signer tous les rapprochements bancaires établis par la comptable chargée de la trésorerie par un supérieur hiérarchique. Priorité de la recommandation : 1 Constatation 9 : Absence d’état extra comptable de suivi des effets à recevoir, des effets à payer et des chèques à encaisser Description de la constatation : La comptable chargée de la trésorerie ne tient aucun état extra comptable de suivi des effets à recevoir, des effets à payer et des chèques à encaisser. Risque : - Non exhaustivité des pièces comptabilisées ; - Détournement ou malversation Recommandation : Exiger à la comptable chargée de la trésorerie la tenue d’état extra comptable de suivi de ces moyens, de ces instruments de trésorerie. Priorité de la recommandation : 1 Constatation 10 : Absence de signature des pièces de caisse Description de la constatation : Selon la procédure de décaissement d’espèces, les pièces de caisse doivent être visées par le DG, le DFC et même le bénéficiaire. Plusieurs pièces de caisse ne portent pas la signature de ces personnes précitées. Risque : - Détournement ou malversation ; - Dépense non autorisée. Recommandation : Respecter la procédure. Priorité de la recommandation : 1 uploads/s1/ fiche-06-bis-rapport-d-evaluation-du-controle-interne.pdf