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Fiche outil : réunion classique (check-list) 15 jours avant la réunion : □ Dema

Fiche outil : réunion classique (check-list) 15 jours avant la réunion : □ Demander aux participants de préparer ce qu’ils ont à faire pour qu’il y ait des éléments de contenu sur lesquels débattre/travailler le jour J. □ Réserver la salle. □ Envoyer aux participants : l’ordre du jour (complet et motivant), la date, le lieu, demander aux participants de confirmer leur présence ou de s’inscrire et transférer les documents pour lecture. □ S’assurer que tous les partenaires soient représentés. Deux jours ou la veille avant la réunion : □ Envoyer mail de rappel aux participants : ordre du jour, date, heure, lieu □ Préparer le matériel (vidéoprojecteur, ordinateur, diaporamas, documents sur papier, micros, ralonge électrique, feuilles, feutres…) □ Préparer une liste/feuille d’émargement □ Identifier un « secrétaire » qui sera chargé de la prise de notes en direct Le jour de la réunion : □ Introduction claire en début de réunion o Rappeler, ajuster (si besoin) et valider l’ordre du jour o Annoncer le temps disponible et l’heure de fin de réunion o Rappeler la tâche de « secrétaire » à la personne concernée : les prises de notes permettent l’élaboration d’un 1er compte-rendu « en temps réel » o Faire un tour de table (présentation rapide) et passer la feuille d’émargement o Valider compte-rendu de la réunion précédente □ Conclusion en fin de réunion o Reformuler les éléments importants o Formuler les objectifs (tâches à accomplir) et échéances de chacun o Si possible : fixer la date de la prochaine réunion o Récupérer la feuille d’émargement Suite >>> Le lendemain de la réunion : □ Envoyer le compte-rendu par mail à tous les participants, le document doit : o Etre clair o Faire la liste des présents (grâce à l’émargement) o Reprendre les informations utiles o Reprendre les tâches de chacun, avec dates d’échéances (par ex. dans un tableau) o Annoncer la date et lieu des prochaines réunions uploads/s1/ fiche-outil-check-list-reunion.pdf