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Exemples : Description partielle d’un circuit ventes (commande expédition, fact

Exemples : Description partielle d’un circuit ventes (commande expédition, facturation) sous forme de diagrammes : vertical et horizontal. Cet exemple est présenté dans les pages suivantes. -REPRESENTATION SOUS FORME DE DIAGRAMME VERTICAL DESCRIPTION NARRATIVE DESCRIPTION GRAPHIQUE -RECEPTION DES COMMANDES - ETABLISSEMENT DE LA LIASSE COMMANDE COURRIER TELEPHONE -EXPEDITIONS VERS LE SERVICE ACHATS EN CAS 3 1 DANS LE DE COMMANDE COLIS INCOMPLETE 3 2 LIASSE 1 COMMANDE DATE D’EXPEDITION QUANTITES EXPEDIEES SIGNATURE -ETABLISSEMENT DES FACTURES 4 INVENTAIRE PERMANENT 3 COMPTABILITE GENERALE 1 CLIENT 2 COMPTES CLIENTS NUMERO DE COMMANDE NOTE SUR LA FACTURE 4 3 2 FACTURE 1 PRE-NUMEROTEE A TARIF - REPRESENTATION SOUS FORME DE DIAGRAMME HORIZONTAL SERVICE COMMANDE SERVICE EXPEDITION SERVICE FACTURATION COURRIER TELEPHONE 2 1 3 DANS LE COLIS 4 1 CLIENT INVENTAIRE PERMANENT COMPTABILITE GENERALE COMPTES CLIENTS VERS LE SERVICE ACHATS EN CAS DE COMMANDE INCOMPLETE 3 2 LIASSE 1 COMMANDE DATE D’EXPEDITION QUANTITES EXPEDIEES SIGNATURE NUMERO DE COMMANDE NOTE SUR LA FACTURE 4 3 2 FACTURE 1 PRE-NUMEROTEE A Avantages et inconvénients L’utilisation des diagrammes permet d’acquérir une connaissance approfondie de l’ensemble de la procédure étudiée. Ils décrivent le cheminement des différents documents résultant d’un ensemble d’opérations. Par simple visualisation, le réviseur aura la possibilité d’analyser tous les aspects d’une opération et notamment les contrôles qui sont prévus (séquences numériques, comparaison de documents, vérification arithmétique, visas divers…). Par contre, la méthode est assez longue à mettre en œuvre. La précision demandée exige de la part du réviseur, de la logique, du soin et de l’expérience. De plus, les diagrammes ne fournissent aucune indication sur le facteur temps (durée des cycles d’opération, temps séparant l’enchaînement de deux opérations…) et certaines opérations se prêtent mal à une description graphique. Le diagramme vertical est assez simple à rédiger. La ligne de flux unique permet un tracé facile et il pose peu de problèmes de lecture et de compréhension grâce à la correspondance qui existe entre la partie graphique et la partie narrative. Malheureusement, cette ligne de flux unique limite la portée du diagramme et celui-ci ne donne pas une vision d’ensemble du circuit. De plus, il ne donne aucune indication sur la séparation des tâches. Le diagramme horizontal présente les caractéristiques inverses du diagramme précédent. Il est plus difficile à concevoir compte tenu notamment du nombre de flux possibles. Comme il a déjà été indiqué, des renvois sont presque toujours indispensables en annexe pour ne pas le surcharger exagérément. Par contre, il possède plusieurs avantages appréciables. Il permet la synthèse grâce à la visualisation intégrale du circuit et l’analyse grâce au regroupement des opérations par service. En outre, il facilite l’appréciation du degré d’auto-contrôle que réalise la séparation des tâches. La technique du diagramme est donc à recommander pour l’étude d’ensemble des procédures assez complexes comportant un nombre élevé de documents. SYMBOLES POUR REPRESENTER LES CIRCUITS DE DOCUMENTS DOCUMENT. LE TRIANGLE NOIR INDIQUE OÙ LE DOCUMENT EST PREPARE INITIALEMENT INDIQUER : PRENUMEROTE PRENUMEROTE NUMEROTE QUAND EMIS NON NUMEROTE LIASSE DE DOCUMENTS ; LE NOMBRE DE DOCUMENTS REPRESENTES A CELUI DE LA LIASSE. INDIQUER LES COULEURS OU LES NUMEROS. CLASSEMENT PROVISOIRE LA LETTRE DANS LE TRIANGLE A – ALPHABETI QUE INDIQUE LE MODE DE CLASSEMENT. N - NUMERIQUE C – CHRONOLO- GIQUE SANS ORDRE CLASSEMENT DEFINITIF. CIRCULATION PHYSIQUE D’UN DOCUMENT. TRANSFERT D'INFORMATIONS D'UN DOCUMENT A UN AUTRE. SORTIE D'UN DOCUMENT. INDIQUER LA DESTINATION OU L'ORIGINE DU DOCUMENT ARRIVEE D'UN DOCUMENT. DESTRUCTION D'UN DOCUMENT POINT DE DEPART D'UN CIRCUIT PLACE AU-DESSUS DU DOCUMENT INITIAL. RENVOI A UNE AUTRE PAGE AU MEME SYMBOLE PORTANT LA MEME LETTRE. A OPERATION ADMINISTRATIVE. INDIQUER BRIEVEMENT L'OPERATION DANS LE CERCLE. SYMBOLE A NE PAS TROP UTILISER. RATTACHEMENT PHYSIQUE DE DOCUMENTS DIFFERENTS. OUI CHOIX : INDIQUER LA QUESTION DANS LE LOSANGE NON J DOCUMENT RECAPITULATIF. DOCUMENT PREEXITANT ET PERMANENT : TARIF, LIVRE, INVENTAIRE … BANDE D’ADDITIONNEUSE. uploads/s1/ flow-chart-controle-interne-pdf.pdf