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Création des Demandes d’Achat Articles non-gérés en stock Projet GSI Guide de f

Création des Demandes d’Achat Articles non-gérés en stock Projet GSI Guide de formation 21 et 23 mars 2017 © ALSTOM 2013. Tous droits réservés. Les informations du présent document sont uniquement fournies à titre indicatif. Aucune représentation ou garantie du présent document n'est accordée ou le présent document ne doit pas être considéré comme terminé ou corrigé ou ne doit concerné un projet particulier. Ceci déprendra des circonstances techniques et commerciales. Le présent document est fourni sans engagement de responsabilité et peut faire l'objet de modifications sans avis préalable. Toute reproduction, utilisation ou divulgation à des tierces parties, sans accord écrit express, est strictement interdite. Titre de la présentation - 07/26/2021 – P 2 Objectifs de la formation A la fin de la formation, je sais créer des demandes d’achat imputées suivant les règles définies : • DA avec articles génériques de type ZPRC (standard) ou ZPRX (intersites ALSTOM) • DA avec fiches de services de type ZPRC • DA ouvertes de type ZFO © ALSTOM 2013. Tous droits réservés. Les informations du présent document sont uniquement fournies à titre indicatif. Aucune représentation ou garantie du présent document n'est accordée ou le présent document ne doit pas être considéré comme terminé ou corrigé ou ne doit concerné un projet particulier. Ceci déprendra des circonstances techniques et commerciales. Le présent document est fourni sans engagement de responsabilité et peut faire l'objet de modifications sans avis préalable. Toute reproduction, utilisation ou divulgation à des tierces parties, sans accord écrit express, est strictement interdite. Titre de la présentation - 07/26/2021 – P 3 SOMMAIRE I – Flux et règles 1) Workflow 2) Approbateurs 3) Règles d’OR II – Les DA et commandes dans SAP 4) Création des DA 5) Extraire les DA 6) Réception des Postes III - Exercices © ALSTOM 2013. Tous droits réservés. Les informations du présent document sont uniquement fournies à titre indicatif. Aucune représentation ou garantie du présent document n'est accordée ou le présent document ne doit pas être considéré comme terminé ou corrigé ou ne doit concerné un projet particulier. Ceci déprendra des circonstances techniques et commerciales. Le présent document est fourni sans engagement de responsabilité et peut faire l'objet de modifications sans avis préalable. Toute reproduction, utilisation ou divulgation à des tierces parties, sans accord écrit express, est strictement interdite. Titre de la présentation - 07/26/2021 – P 4 I – Flux et règles 1) Workflow © ALSTOM 2013. Tous droits réservés. Les informations du présent document sont uniquement fournies à titre indicatif. Aucune représentation ou garantie du présent document n'est accordée ou le présent document ne doit pas être considéré comme terminé ou corrigé ou ne doit concerné un projet particulier. Ceci déprendra des circonstances techniques et commerciales. Le présent document est fourni sans engagement de responsabilité et peut faire l'objet de modifications sans avis préalable. Toute reproduction, utilisation ou divulgation à des tierces parties, sans accord écrit express, est strictement interdite. Titre de la présentation - 07/26/2021 – P 5 ▪ Quel type de commande / quel type de poste ? • Commande sur article générique (Prod/Indus) • Petit matériel • Outillage • Location • Réparation / prestation hors engineering • Si immatériel  MIGO par le demandeur • Si matériel  MIGO par la réception • Commande sur fiche service (Engineering) • Prestation Engineering • Assistance technique • Forfait • ML81N sur OTP générique ou projet / programme • Commande ouverte • Fournitures • Consommable • Affaires générales • Classe C • Transport • Stockage • Prestations régulières par le site • Pas de réception, validation dans DIP I – Flux et règles - 1) Workflow Les fiches de services sont utilisées pour les prestations d’engineering . Les articles génériques couvrent le reste des besoins. ATTENTION, ne jamais passer une commande sur article générique pour acheter des articles de production (articles gérés en stock) © ALSTOM 2013. Tous droits réservés. Les informations du présent document sont uniquement fournies à titre indicatif. Aucune représentation ou garantie du présent document n'est accordée ou le présent document ne doit pas être considéré comme terminé ou corrigé ou ne doit concerné un projet particulier. Ceci déprendra des circonstances techniques et commerciales. Le présent document est fourni sans engagement de responsabilité et peut faire l'objet de modifications sans avis préalable. Toute reproduction, utilisation ou divulgation à des tierces parties, sans accord écrit express, est strictement interdite. Titre de la présentation - 07/26/2021 – P 6 Flowchart – Purchasing with generic material Workflow POA Workflow DOA Workflow Record Good Receipts ALTES Sourcing / site indirect material procurement Requester Finance & Accounting (GFSSC) Purchase Requisition creation Purchase Requisition validation (DOA) Create RFQ from PR Manage RFQ including E-auction and select Supplier Receive and match Invoice against PO and GR RFQ validation according to Sourcing DOA Neutralize automatic Purchasing Info Record creation PO validation Electronic signature According to POA Send PO to Supplier (electronic) Record Supplier Acknowledgement / order confirmation Manage payments PR value > 100k€ YES NO Interface Interface Convert RFQ into PO Supplier’s Invoice Supplier’s Acknowledgment I – Flux et règles - 1) Workflow © ALSTOM 2013. Tous droits réservés. Les informations du présent document sont uniquement fournies à titre indicatif. 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Titre de la présentation - 07/26/2021 – P 7 Flowchart – Purchasing of services with service sheet Workflow POA Workflow DOA Workflow Create Services Entry Sheet ALTES Sourcing / Procurement Requester Finance & Accounting (GFSSC) Purchase Requisition creation (for Services) Purchase Requisition Validation (DOA) Create RFQ from PR Manage RFQ including E-auction and select Supplier Receive and match invoice against PO and GR RFQ validation according to Sourcing DOA Convert RFQ into PO PO validation Electronic signature according to POA Send PO to supplier (electronic) Record Supplier acknowledgement Manage payments PR value > 100k€ YES NO Interface Interface Record Services Receipt These steps can be done in one time Supplier Invoice I – Flux et règles - 1) Workflow © ALSTOM 2013. Tous droits réservés. Les informations du présent document sont uniquement fournies à titre indicatif. 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Titre de la présentation - 07/26/2021 – P 8 Flowchart – Purchasing with framework order Workflow POA Workflow DOA Workflow ALTES Sourcing / site indirect material procurement Requester Finance & Accounting (GFSSC) Purchase Requisition creation Purchase Requisition validation (DOA) Create RFQ from PR Manage RFQ including E-auction and select Supplier Receive and match Invoice against PO plus Validation loop RFQ validation according to Sourcing DOA Neutralize automatic Purchasing Info Record creation PO validation Electronic signature According to POA Send PO to Supplier (electronic) Record Supplier Acknowledgement / order confirmation Manage payments PR value > 100k€ YES NO Interface Interface Convert RFQ into PO Supplier’s Invoice Supplier’s Acknowledgment I – Flux et règles - 1) Workflow © ALSTOM 2013. Tous droits réservés. Les informations du présent document sont uniquement fournies à titre indicatif. Aucune représentation ou garantie du présent document n'est accordée ou le présent document ne doit pas être considéré comme terminé ou corrigé ou ne doit concerné un projet particulier. Ceci déprendra des circonstances techniques et commerciales. Le présent document est fourni sans engagement de responsabilité et peut faire l'objet de modifications sans avis préalable. Toute reproduction, utilisation ou divulgation à des tierces parties, sans accord écrit express, est strictement interdite. Titre de la présentation - 07/26/2021 – P 9 Hier Aujourd’hui La validation des DA était gérée manuellement ou dans des systèmes dédiés en dehors de l’ERP Le circuit de validation des DA est implémenté dans l’ERP en fonction des règles DOA Alstom ( Delegation of Authority) Les DA arrivaient aux acheteurs sans documentation complète et/ou sans validation en amont Le demandeur doit fournir tous les éléments nécessaires pour l’approbation de la DA. La documentation doit être attachée en pièce jointe de la DA L’imputation pouvait être inconnue au moment de la création de la DA L’imputation est obligatoire dans GSI pour toutes les DA sauf pour les fiches de services où l’imputation peut se faire à la création et souvent à la réception I – Flux et règles - 1) Workflow © ALSTOM 2013. Tous droits réservés. Les informations du présent document sont uniquement fournies à titre indicatif. Aucune représentation ou garantie du présent document n'est accordée ou le présent uploads/s1/ formation-gsi-creations-de-da-2017-03-21-et-23-final.pdf