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GUIDE PRATIQUE ARCHIVAGE Le guide pratique « archivage papier » vous accompagne

GUIDE PRATIQUE ARCHIVAGE Le guide pratique « archivage papier » vous accompagne dans votre mission d’archivage. 1 Impasse des Ormes – CS 80070 – 14200 HEROUVILLE SAINT CLAIR Tel + 33(0)2 31 47 00 00 - Fax + 33(0)2 31 47 00 09 Internet : http://www.acsea.fr - E.mail : acsea@acsea.asso.fr Association loi 1901 déclarée en préfecture de Caen sous le numéro : W142001047 Numéro de SIRET : 775 561 392 00306 ASSOCIATION CALVADOSIENNE pour la SAUVEGARDE de l’ENFANT à l’ADULTE 2 Sommaire Préambule……………………………………………………………………………..…. p 3 Partie première : Notions élémentaires d’archivage………………………...….. p 4 Partie seconde : Règles de conservation et de sécurisation physique des archives papiers à l’ACSEA…………………………..………………………..………p 6 Partie troisième : Archivage des documents papiers communs et transverses à l’ensemble des établissements et services de l’ACSEA (archives privées)…..p 10 Partie quatrième : Archivage des documents papiers spécifiques à chaque établissement et services (archives publiques)……...……….………………...….p 21 Partie cinquième : Archivage des données de santé ……………………..……p 46 Partie sixième : Archivage associatif………………..………………….……………p 49 Annexes : • Modèles de demande de visa d’élimination, • Liste des prestataires pouvant aider à la destruction, • Modèle de lettre à adresser à une personne souhaitant consulter son dossier alors que celui-ci est détruit, • Mode des échantillonnages à opérer. . 3 Préambule L ’ A C S E A e n q u e l q u e s m o t s … La sauvegarde du Calvados, fondée en 1932 est une association loi 1901. Elle s’inscrit dans la droite ligne du courant historique des Sauvegardes puisque son premier service, le service social près des tribunaux pour enfants, voit le jour en 1945. Très rapidement, l’association se positionne sur le champ du handicap en ouvrant le premier établissement destiné à accueillir des mineurs, « Champ Goubert », en 1949. L’ACSEA connaît ensuite une croissance régulière. Elle développe des actions et exerce des missions dans les champs de la santé, de la prévention, de la protection de l’enfance et de l’adulte, de l’éducation spécialisée, du handicap, de la formation et de l’insertion professionnelle. Association laïque, son action est constamment guidée par l’ensemble des droits fondamentaux reconnus à l’être humain. Depuis une trentaine d’années, l’ACSEA a étendu sa raison d’être aux adultes afin de les soutenir dans leur autonomie via des accompagnements adaptés, en matières de lutte contre les exclusions, d’insertion socio-professionnelle ou de protection. Dans ce cadre, l’ACSEA : Accompagne des enfants, des adolescents et des adultes en difficulté au sein d’organismes d’observation, d’investigation, de médiation, d’éducation en milieu ouvert, d’éducation au sein de service de placement, de prévention, de protection, de soins, d’insertion et de formation professionnelle. Conseille les usagers, mais également, forte de ses observations et de son expertise, contribue à l’élaboration des politiques publiques afin qu’elles apportent des réponses appropriées aux situations individuelles ou collectives concernant les plus fragiles d’entre nous, parfois exclus de la société. Soutient et protège les personnes. L’ACSEA se veut solidaire de ces dernières. Elle reconnaît l’utilité sociale de chacune, indépendamment de son efficacité économique. Elle collabore aux initiatives et réalisations tendant aux mêmes fins en lien notamment avec les associations et organismes poursuivant un but similaire. Eduque et place les personnes au cœur de ses interventions en prenant en compte ce qui fait sens pour elles et en s’appuyant sur leurs potentialités. Aide et guide les personnes en situation de souffrance, de vulnérabilité ou d’exclusion. La militance de l’association et l’énergie des professionnels sont mobilisées pour prévenir les risques d’exclusion, restaurer la personne et la promouvoir. L’ACSEA inscrit son action et ses missions dans le champ de l’économie sociale et solidaire, en promouvant la philosophie et les valeurs de cette dernière. L’ACSEA, historiquement rattachée au mouvement des Sauvegardes, a pour vocation d’apporter à des enfants, adolescents ou adultes en difficulté les soutiens, accompagnements et protections spécifiques dont ils peuvent avoir besoin, ponctuellement ou durablement, durant leur vie. 4 Eléments de cadrage Conformément à l’article L. 211-1 du Code du patrimoine, on entend par archives « l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale ou par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité ». Parmi ces documents produits et/ou reçus par l’organisme, quelque soit son statut, figurent des données à caractère personnel ou des informations permettant d’identifier directement ou indirectement une personne (nom, numéro de sécurité sociale, numéro de téléphone, photographie). De ce fait, l’établissement ou le service doit en premier lieu se mettre en conformité avec la Loi Informatique et Liberté en portant à la connaissance de la Commission Nationale Informatique et Liberté (CNIL) les traitements qu’il met en œuvre. Par ailleurs, dans la mesure où les établissements et les services de l’ACSEA exercent des missions de service public, ils produisent conséquemment des archives publiques et se trouvent alors assujettis aux règles qui les régissent. Ils élaborent l’organisation et la protection de ces archives avec le soutien du service des archives départementales. Ils ne peuvent procéder à leur destruction sans l’obtention d’un visa d’élimination accordé par ce dernier. Enfin, l’établissement doit également suivre les avis de la commission d’accès des documents administratifs pour ce qui concerne la gestion du droit d’accès aux archives publiques. L’ACSEA produit également des archives privées issues de ses propres organisation et fonctionnement (RH, comptabilité, vie interne de l’établissement). Ces deux types d’archives papiers (publiques et privées) contiennent des données à caractère personnel plus ou moins sensibles et doivent bénéficier du droit à l’oubli sous réserve de leurs intérêts administratifs, probatoires ou historiques (devoir de mémoire). Exemple pour les salariés : copie des bulletins de salaires, dossier du personnel. Exemple pour les usagers : documents administratifs mentionnant leurs identités ou contenant des appréciations sur leurs difficultés sociales. Ce guide, traduction de l’article 4 de la Charte archivage ACSEA, détermine le niveau opérationnel que chaque établissement ou service doit mettre en œuvre selon ses possibilités et ses spécificités. Il est également à mettre en lien avec le Guide juridique de l’archivage de l’ACSEA. 5 Partie première : Notions élémentaires d’archivage Les trois âges des archives : • Archives courantes ou base active : il s’agit des données d’utilisation courante produites et détenues par les services en charge de la mise en œuvre des traitements. • Archives intermédiaires : il s’agit des données qui ne sont plus utilisées mais qui présentent encore un intérêt administratif ou probatoire pour l’organisme ou pour l’usager. Les données sont conservées dans un endroit distinct et sont consultées de manière ponctuelle et motivée. • Archives définitives : il s’agit des données présentant un intérêt historique, scientifique ou statistique justifiant qu’elles ne fassent l’objet d’aucune destruction (valable tant pour la collecte d’archives privées que publiques). Les deux natures d’archives : • Archives publiques : documents qui procèdent de l’activité, dans le cadre de leur mission de service publique, de l’Etat, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public ou des personnes des droit privées chargées d’une telle mission (art L. 211-4 du Code du patrimoine). Certains établissements comme les établissements relevant de l’article L. 312-1 du Code de l’Action Sociale et des Familles et qui accomplissent une mission de service public produisent des archives publiques. Ils sont par conséquent responsables des données qu’ils traitent mais n’en sont pas propriétaires. Ils ne peuvent donc, à l’issue de leur durée d’utilité administrative, procéder à leur destruction sans l’avis préalable des archives départementales sous peine d’une sanction pénale (L. 214-5 du code du Patrimoine). • Archives privées : documents définis à l’article L. 211-1 qui n’entrent pas dans le champ d’application de l’article L. 211-4 du Code du Patrimoine. Autrement dit, « tout document qui ne constitue pas une archive publique ». Il s’agit principalement des archives personnelles de l’association, liées à sa création et à son fonctionnement. L’ACSEA est propriétaire de ses archives. L’ACSEA est libre de décider de leur destruction sous réserve d’une part, du respect des durées d’utilité administrative attachées à certains documents et d’autre part, des dons ou dépôts qu’elle entend effectuer pour conserver certaines de ses archives privées, notamment celles présentant un intérêt historique. L’ACSEA et l’article L. 212-3 du Code du Patrimoine Lorsque les archives publiques comportent des données à caractère personnel collectées dans le cadre de traitements régis par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, ces données font l’objet d'une sélection pour déterminer les données destinées à être conservées et celles destinées à être éliminées. Les catégories de données destinées à l'élimination ainsi que les conditions de cette élimination sont fixées par accord entre l'autorité qui a produit ou reçu ces données et l'administration des archives. 6 Pourquoi archiver ? • Un enjeu administratif : assurer efficacement la gestion courante de l’établissement et des services. S’assurer que ses dossiers numériques ou papiers sont identifiés et rangés de manière adéquate offre à l’établissement une garantie de continuité dans l’action, une aide à l’évaluation d’une situation pour une meilleure prise uploads/s1/ guide-arch-iv-age.pdf