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1 Université Joseph KI-ZERBO Année universitaire 2018-2019 (L2S4) Département d

1 Université Joseph KI-ZERBO Année universitaire 2018-2019 (L2S4) Département d'Études germaniques Professeur : Herr DRABO Étudiant : DABIRE Y. Jacques Titre du cours : La rédaction administrative (r. a.)  Objectifs Objectif principal: permettre aux étudiants de se familiariser avec les techniques de base de la rédaction administrative. Objectifs spécifiques : 3 1- Connaître les différents concepts les principales règles de la rédaction administrative. 2- Acquérir (ou renforcer) quelques aptitudes indispensables à la rédaction administrative. 3- Connaître les principaux types de documents administratifs.  Programme Leçon 1: Généralités sur la rédaction administrative Leçon 2: Les principes de la rédaction administrative Leçon 3: Les documents de l’administration 2 Leçon 1: Généralités sur la rédaction administrative I- L'administration L’administration au sens commun du terme c’est le service public. Elle désigne donc l'ensemble des services de l’État. L’objectif qui lui est assigné c’est la recherche de satisfaction de l'intérêt général. Son rôle consiste à mettre en œuvre, à orienter et à contrôler l'ensemble de l'appareil administratif nécessaire à l’exécution de la politique du gouvernement, au fonctionnement quotidien des services publics au bénéfice de la nation. Les actes que l'administration accomplit, les rapports entretient avec les tiers portent la marque de prééminence de cette puissance et de cette autorité qui se situe au-dessus des intérêts des particuliers. Pour mieux servir (et mieux se faire servir par l'administration) il vaut mieux la connaître (ses attributions, son organisation ou son organigramme, son fonctionnement). II- L'information administrative Elle désigne toute donnée provenant de l'administration à l’attention d’un correspondant. Pour réaliser une bonne rédaction administrative il faut disposer d’informations sur la question à traiter. Cette information doit répondre à un certain nombre de critères :  L’information doit être vérifiable : Avant que l'administration ne donne une information, elle doit soigneusement la vérifier au préalable. Il est hors de question que l'administration fonctionne sur la base des rumeurs, des comerages, des ragots, des incertitudes. Les caractéristiques d’une information vérifiable sont : elle doit pouvoir être vérifiée a posteriori par son destinataire. Elle se manifeste aussi par sa certitude et son exactitude.  L’information administrative doit être utile : l’information sera qualifiée d’utile si elle est nécessaire, suffisante, précise et indispensable. III- La caractéristique de la rédaction administrative L'administration a son mode de communication et de rédaction qui lui sont propres. La rédaction administrative ou correspondance administrative n’est rien d’autre que le mode de communication et de rédaction de l'administration. Elle peut être considérée comme un genre littéraire spécifique qui obéit à des règles. Le style administratif est un art rédactionnel qui s'acquiert en grande partie par la pratique et l’exercice. La rédaction est un exercice qui s’apprend très tôt à l’école depuis le primaire. Elle invite l'apprenant à exprimer par écrit sa pensée, donner son point 3 de vue sur un sujet donné, développer ou résumer la pensée des autres, narrer un évènement, analyser une situation, transmettre un message. À l'enseignant elle permet d’apprécier l'aptitude de l’élève ou de l‘étudiant à organiser ses idées, de les exprimer clairement et à les défendre. Durant le cursus la rédaction prépare à d’autres exercices plus contraignants tels que la dissertation, l'analyse, la synthèse, l’exposé, le débat oratoire. La rédaction administrative ne diffère de la rédaction en général que par l'emploi de certaines expressions, certaines formules, certaines règles de présentation. IV- Méthodologie de la rédaction administrative Il y a des étapes à respecter dans la rédaction administrative. La première condition suppose qu’on ait quelque chose à dire. La seconde condition voudrait qu’on sache exprimer clairement (sans ambiguïté) son idée et dans un ordre logique. IV-1- La lecture Pour réussir la rédaction administrative il faut lire, savoir lire, c’est-à-dire lire lentement afin de retenir les nouveaux mots, s’efforcer de retenir par cœur certains passages qui vous auraient plu, ne pas se presser parce qu’on veut connaître la fin de l'histoire. Il faut savoir quoi lire, c’est-à-dire les bons documents (les classiques, les romans, les livres d'histoire, les documents administratifs, les documents politiques et juridiques, les mémoires). IV-2- La recherche Pour faire une bonne rédaction, il est indispensable de faire des recherches sur la question afin de se procurer les éléments essentiels. Les recherches portent sur les éléments suivants :  Les différents événements (dates, acteurs, auteurs);  Les articles;  Les décisions (actes) de jurisprudence;  Les textes législatifs ou réglementaires;  Les données statistiques. Dans l'exploitation des éléments de recherche il est conseillé de ne pas oublier de noter la source de chaque document. IV-3- Le plan Comme toute rédaction, celle administrative nécessite l’élaboration d’un plan. Ce plan comporte 3 parties essentielles : 4  L'introduction : elle a pour but essentiel de prévenir le lecteur de ce qu‘on va lui dire, elle présente une situation nouvelle ou rappelle le problème qui sera traité. L’introduction comporte un certain nombre d’éléments indispensables: date des correspondances antérieures, objet, etc. Son rôle est de renseigner rapidement et complètement sur le sujet à traiter. Elle est généralement courte et claire.  Le corps du texte ou développement : il doit constituer un bloc rigoureux et logique. Il est vivement recommandé d’avoir un équilibre entre les parties. Les différentes parties doivent être reliées par des transitions appropriées. Par ailleurs le rédacteur ne doit pas perdre de vue la loi de l’intérêt croissant (on présente d‘abord les faits ou les arguments les moins importants pour terminer par ceux qui sont les plus décisifs).  La conclusion: elle doit être brève tout en tirant les conséquences de ce qui a été dit. Elle fait connaître la décision de l'administration. Elle doit être claire et précise, de telle sorte que le destinataire n’ait aucun doute sur la position de l'administration. Elle doit être soignée tant dans la forme que dans le fond. IV-4- Relecture et correction A la fin de la rédaction il faut nécessairement relire son texte. Même chez les grands écrivains il est rare que le premier jet puisse constituer un texte définitif. Il faudra donc le relire lentement et souvent à haute voix pour déceler les cacophonies qui ne peuvent se révéler qu’à l’écoute. Les corrections portent le plus souvent sur la réorganisation des idées, les répétitions et les redondances. V- Le langage administratif Parce qu’elle représente l’État, l'administration a le devoir de s’exprimer clairement et le langage administratif doit être compris de tous. V-1- Le ton Dans la rédaction administrative il faut réfléchir au ton en fonction du sujet (un rapport, compte rendu, une sanction, une félicitation, une convocation, une information, etc.), des personnes à qui on s'adresse (un supérieur, un subalterne, un collègue, un ami, un client, etc.), et des circonstances (une demande, un ordre, une injonction, une instruction, un remerciement, une réclamation, une explication). Le ton doit être courtois mais ferme. 5 V-2- Le style et la conjugaison Les temps les plus usuels en rédaction administrative sont : le présent de narration, le passé composé et le conditionnel. Les rédacteurs évitent le passé simple parce qu’il présente l'inconvénient d’être peu prétentieux et d’offrir des sonorités insolites. On peut employer le style direct ou le style indirect, en fonction de la situation. V-3- L'expression et la grammaire Suivant qu’on choisit d’être léger ou sérieux, on adoptera un vocabulaire qui convient. L'expression de l'administration doit être correcte du point de vue grammatical et du point de vue de la précision pour éviter de graves inconvénients qui pourrait résulter d’un mauvais choix des termes ou d’une syntaxe fautive, voire d’une simple erreur de ponctuation. Leçon 2: Les principes de la rédaction administrative A la lecture des documents administratifs, il se dégage un certain nombre de qualités qui renvoient aux principes fondamentaux de la rédaction administrative. Il s’agit de: o La dignité; o Le respect de la hiérarchie; o Le sens des responsabilités ; o L'objectivité ; o La courtoisie ; o La prudence; o La précision et l'exactitude o La clarté ; o L’homogénéité. 1- La dignité L'administration doit manifester la dignité de l’État dont elle émane par la qualité de ses écrits. En matière de rédaction administrative la dignité est un attribut de la puissance publique. Elle révèle la noblesse, la solennité et la majesté de la prérogative du service public. Elle s’impose en tout temps et en tout lieu indifféremment que l'administration s’adresse à un riche ou à un pauvre, à un groupe social défavorisé ou à un leader d’opinion. La dignité se traduit dans la rédaction par le choix d’expressions empruntes de courtoisie et de politesse. Il faut donc éviter dans le langage administratif les 6 vulgarités, les expressions triviales, les formules issues du langage familier, l’à peu près, le laisser-aller, la négligence ou les formules grammaticalement douteuses. Exemple 1: Face à votre comportement et à vos agissements, le directeur vous montrera de quel bois il se chauffe. Dire plutôt : Le directeur ne saurait tolérer de tels agissements de votre part. Exemple 2: J’ai reçu votre lettre dont les termes de la correspondance m’ont beaucoup choqué. Dire plutôt : Je suis au regret de ne pas partager votre point de vue. 2- Respect uploads/s1/ cours-de-ra-s4-copie-1.pdf