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CONTRÔLE DE QUALITÉ PROCÉDURE Octobre 2005 GUIDE DE CONDUITE Page 1/57 0. PRESE

CONTRÔLE DE QUALITÉ PROCÉDURE Octobre 2005 GUIDE DE CONDUITE Page 1/57 0. PRESENTATION GENERALE.............................................................................................3 1. INTRODUCTION GENERALE.............................................................................................4 10. LES SOURCES : RAPPEL DES TEXTES DE BASE..............................................4 100. Décision du Conseil supérieur du 7 décembre 1983........................................................4 101. Décret n° 86-211 du 14 février 1986 relatif à l’organisation des examens d’activité professionnelle................................................................................................................4 102. Titre IV du règlement intérieur de l’ordre relatif au contrôle de qualité – Arrêté du 24 novembre 2000...............................................................................................................6 11. PHILOSOPHIE DU CONTROLE DE QUALITE....................................................6 110. Objectifs du contrôle de qualité........................................................................................6 111. Caractéristiques du contrôle de qualité.............................................................................7 12. CHAMP D’APPLICATION........................................................................................9 120. Assujettis au contrôle de qualité.......................................................................................9 121. Domaine d’application du contrôle de qualité................................................................10 13. REFERENTIEL DU CONTROLE DE QUALITE.................................................11 130. Les textes.........................................................................................................................12 131. Les normes.......................................................................................................................12 14. ORGANISATION DU CONTROLE DE QUALITE..............................................14 140. Choix des cabinets à contrôler........................................................................................14 141. Droits et obligations du cabinet contrôlé........................................................................14 142. Déroulement des contrôles..............................................................................................15 143. Durée des contrôles.........................................................................................................15 144. Contrôle des cabinets à implantations multiples ...........................................................16 145. Cabinets disposant d’un contrôle de qualité interne.......................................................19 146. Financement du contrôle de qualité ...............................................................................20 15. LES CONTROLEURS...............................................................................................21 150. Désignation .....................................................................................................................21 151. Devoirs et obligations .....................................................................................................22 152. Droits des contrôleurs......................................................................................................25 2. METHODOLOGIE................................................................................................................26 20. LES DIFFERENTES PHASES DU CONTROLE DE QUALITE.........................26 200. Phase préparatoire au contrôle .......................................................................................26 201. Phase d’exécution du contrôle .......................................................................................26 202. Phase de suivi du contrôle...............................................................................................26 21. PHASE PRÉPARATOIRE AU CONTROLE DE QUALITE................................27 210. Objectifs...........................................................................................................................27 211. Contenu............................................................................................................................27 212. Modalités de transmission ..............................................................................................27 213. Compléments d’information : la visite préalable...........................................................28 22. CONTROLE STRUCTUREL...................................................................................29 220. Objectifs...........................................................................................................................29 221. Mise en œuvre.................................................................................................................29 222. Outils................................................................................................................................31 23. CONTROLE TECHNIQUE......................................................................................31 CONTRÔLE DE QUALITÉ PROCÉDURE Octobre 2005 GUIDE DE CONDUITE Page 2/57 230. Objectifs...........................................................................................................................31 231. Mise en œuvre.................................................................................................................32 24. COMPORTEMENT GENERAL ET METHODES D’INVESTIGATION..........35 240. Comportement général....................................................................................................35 241. Méthodes d’investigation ...............................................................................................36 25. DOSSIER DU CONTROLEUR................................................................................38 250. Objectifs...........................................................................................................................38 251. Structure et forme............................................................................................................38 252. Outils...............................................................................................................................38 253. Conservation....................................................................................................................39 26. CONCLUSIONS ET RAPPORTS...........................................................................39 260. Conclusions......................................................................................................................39 261. Rapports des contrôleurs ................................................................................................40 262. Conclusions du Président ...............................................................................................42 263. Actions post-contrôle de qualité au sein du CRO...........................................................42 3. TECHNIQUES ET OUTILS.................................................................................................44 30. PHASE PREPARATOIRE........................................................................................44 300. Questionnaire préparatoire..............................................................................................44 301. Confirmation d’indépendance.........................................................................................44 31. QUESTIONNAIRE STRUCTUREL........................................................................46 310. Objectifs...........................................................................................................................46 311. Présentation générale.......................................................................................................46 312. Mode d'emploi.................................................................................................................47 313. Contrôle financier............................................................................................................47 314. Guide................................................................................................................................47 32. QUESTIONNAIRES DE CONTROLE TECHNIQUE...........................................48 320. Objectifs...........................................................................................................................48 321. Présentation générale.......................................................................................................48 322. Mode d’emploi................................................................................................................49 33. OUTILS DE SYNTHESE ET RAPPORTS.............................................................49 34. INFORMATISATION DES QUESTIONNAIRES..................................................49 35. BASE DOCUMENTAIRE.........................................................................................50 4. PROCEDURES ADMINISTRATIVES................................................................................51 40. INTRODUCTION......................................................................................................51 41. RESPECT DES DÉLAIS...........................................................................................51 CONTRÔLE DE QUALITÉ PROCÉDURE Octobre 2005 GUIDE DE CONDUITE Page 3/57 0. PRESENTATION GENERALE Le présent guide, destiné aux agrément contrôleurs de qualité, a été établi en application de l’arrêté du 24 novembre 2000 portant agrément des titres 1er, II, III et IV du règlement intérieur de l’Ordre 1 L’arrêté prévoit : « Le contrôle de qualité est effectué en suivant les prescriptions du « Guide de conduite des contrôles de qualité » établi par le conseil supérieur de l’ordre. » Le Guide de conduite du contrôle de qualité comporte quatre parties : ∗ la première partie (introduction générale) rappelle les principales règles applicables en matière de contrôle de qualité ; ∗ la seconde partie (méthodologie) précise les modalités proprement dites de l’intervention du contrôleur au cours des différentes phases du contrôle de qualité ; ∗ la troisième partie (techniques et outils) présente différents documents susceptibles de guider le contrôleur dans sa démarche (les documents eux-mêmes sont présentés ci-après : ∗ Q uestionnaire préparatoire ∗ Q uestionnaire structurel ∗ Q uestionnaires techniques ∗ O utils de synthèse et rapports ∗ la quatrième partie (procédures administratives) est consacrée au fonctionnement administratif du contrôle de qualité au sein des Conseils régionaux. Il convient de souligner que ce guide ne présente aucun caractère confidentiel vis-à-vis des membres de l’Ordre ; sa large diffusion est en effet de nature à faciliter la compréhension par les cabinets contrôlés de « l’esprit » du contrôle de qualité. Il est présenté sur le site de l’Ordre. Il va de soi que le contenu du présent guide n’est pas figé et qu’il ne manquera pas d’être adapté en fonction des besoins nouveaux 2. 1 Texte complet du texte en annexe 6 2 Tout commentaire relatif à ce guide peut être adressé à la direction des études au Conseil supérieur de l’Ordre CONTRÔLE DE QUALITÉ PROCÉDURE Octobre 2005 GUIDE DE CONDUITE Page 4/57 1. INTRODUCTION GENERALE 10. LES SOURCES : RAPPEL DES TEXTES DE BASE 100. Décision du Conseil supérieur du 7 décembre 1983 A l’issue du congrès 1983 consacré à ce thème, le Conseil supérieur a décidé la mise en place d’un contrôle de la qualité comportant : ∗ une phase pédagogique, orientée vers l’ensemble de la profession, ∗ le contrôle de cabinets correspondant à certains critères, ∗ les contrôles effectués par les professionnels, ∗ l’extension du contrôle à l’ensemble de la profession à l’issue de la phase pédagogique. Cette première phase ayant conduit au contrôle de qualité de l’ensemble des cabinets de la profession, le Conseil Supérieur a décidé en 2002 de procéder à une mise à jour de la procédure intégrant : - l’impact des nouvelles normes professionnelles sur la procédure et le contenu du contrôle de qualité - la mise en évidence des points de convergence avec les exigences de la certification ISO pour les cabinets qui le souhaiteraient - l’informatisation des supports 101. Décret n° 86-211 du 14 février 1986 relatif à l’organisation des examens d’activité professionnelle Le décret 86-211 du 14 février 1986 pose le principe de l’organisation des examens d’activité professionnelle par le Conseil supérieur et les Conseils régionaux de l’Ordre. Lors de la session du 13 octobre 1993, le Conseil supérieur a décidé que l’appellation « Examen d’Activité Professionnelle » devait être remplacée par « Contrôle de qualité ». CONTRÔLE DE QUALITÉ PROCÉDURE Octobre 2005 GUIDE DE CONDUITE Page 5/57 Décret n° 86-211 du 14 février 1986 relatif à l’Examen de l’Activité Professionnelle des membres de l’Ordre des experts-comptables et des comptables agréés Le Premier ministre, Sur le rapport du ministre de l’économie, des finances et du budget, Vu l’ordonnance n° 45-2138 du 19 septembre 1945 modifiée portant institution de l’Ordre des experts- comptables et des comptables agréés et réglementant les titres et les professions d’expert-comptable et de comptable agréé, notamment ses articles 1er, 31 et 84bis ; Vu le décret n° 45-2370 du 15 octobre 1945 modifié pris pour l’application de l’ordonnance du 19 septembre 1945 ; Vu le décret n° 69-810 du 12 août 1969 modifié relatif à l’organisation de la profession et au statut professionnel des commissaires aux comptes, notamment son article 66 ; Vu le décret n° 70-147 du 19 février 1970 modifié relatif à l’ordre des experts-comptables et des comptables agréés ; Le Conseil d’Etat (section des finances) entendu, Décrète : Art. 1er – Le Conseil supérieur et les Conseils régionaux de l’Ordre sont chargés d’organiser dans les conditions fixées par le présent décret, l’examen de l’activité professionnelle des personnes physiques membres de l’Ordre, des personnes morales reconnues par l’Ordre, et des personnes autorisées à exercer la profession d’expert-comptable ou de comptable agréé en vertu de l’article 4(b) et de l’article 26 de l’ordonnance du 19 septembre 1945 susvisée. Art. 2. – L’examen d’activité professionnelle comporte l’analyse des modalités de fonctionnement et d’organisation du cabinet, et l’appréciation de l’application des diligences et recommandations professionnelles. La personne contrôlée met à la disposition du contrôleur les documents nécessaires à l’exécution de sa mission et lui fournit toutes explications utiles. Art. 3. – Le Conseil supérieur harmonise les conditions dans lesquelles sont effectués les examens d’activité professionnelle dans les différentes circonscriptions régionales de l’Ordre. Il coordonne avec le Conseil national de la Compagnie nationale des commissaires aux comptes la mise en œuvre des examens d’activité lorsque les personnes concernées relèvent également des examens d’activité visés à l’article 66 du décret du 12 août 1969 susvisé. Il définit dans un chapitre du règlement intérieur les modalités de l’examen d’activité professionnelle. Art. 4. – Le ministre de l’économie, des finances et du budget et le secrétaire d’Etat auprès du ministre de l’économie, des finances et du budget, chargé du budget et de la consommation, sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l’exécution du présent décret, qui sera publié au Journal officiel de la République française. Fait à Paris, le 14 février 1986. Laurent Fabius Par le Premier ministre : Le ministre de l’économie, des finances et du budget, Pierre Bérégovoy Le secrétaire d’Etat auprès du ministre de l’économie, des finances et du budget, chargé du budget et de la consommation, Henri Emmanuelli CONTRÔLE DE QUALITÉ PROCÉDURE Octobre 2005 GUIDE DE CONDUITE Page 6/57 102. Titre IV du règlement intérieur de l’ordre relatif au contrôle de qualité – Arrêté du 24 novembre 2000 Il est précisé en préambule au titre IV du règlement intérieur de l’ordre relatif au contrôle de qualité : « Le présent chapitre du règlement intérieur a pour objet, conformément aux dispositions du décret précité, de prévoir les modalités d’exécution du contrôle et, notamment, les droits et devoirs du membre de l’ordre ou de la société reconnue par l’ordre faisant l’objet d’un contrôle, ainsi que ceux des contrôleurs ».1 11. PHILOSOPHIE DU CONTROLE DE QUALITE 110. Objectifs du contrôle uploads/s1/ guide-conduite-procedure 2 .pdf