Comment atteindre l'objectif ? Quel est l'objectif ? Comprendre l'importance d'
Comment atteindre l'objectif ? Quel est l'objectif ? Comprendre l'importance d'un système de gestion de documents et comment en mettre en place un efficace. Comment gérer les documents ? 3 Création ou révision de documents – l'établissement doit mettre en place une procédure de création/ révision, incluant la gestion du versioning*, la personne habilitée à rédiger, valider et approuver les documents selon leur nature et leur portée. Gestion des documents : les politiques et les systèmes en place pour organiser les fichiers, les dossiers, les politiques et tout autre document d'une manière cohérente qui permet l'accès aux personnes autorisées. 4 Confidentialité et stockage l'établissement doit imaginer une procédure de stockage et créer toute la structure de stockage nécessaire pour chaque document. Cette procédure de stockage doit être envisagée avec l'autorisation nécessaire (pour éditer / lire) afin d'assurer la confidentialité appropriée et de rendre les documents disponibles pour toute personne qui en aurait besoin. Cette procédure doit également inclure la durée pendant laquelle tout document (version actuelle/ancienne) doit rester disponible conformément à la politique interne ou aux exigences légales. 1 Catalogue de tous les documents existants l'établissement doit connaître et avoir enregistré tous les documents existants à *La procédure de gestion des documents doit inclure le processus de mise à jour des documents. Chaque document doit avoir une codification, un numéro de version, une date de création/validation, le nom du propriétaire/personne qui valide/personne qui approuve le document. Chaque mise à jour doit être identifiée grâce à un nouveau numéro de version et une date de mise à jour/validation. L'objectif principal est de comprendre les risques associés à une mauvaise gestion des documents et comment mettre en œuvre un système de gestion des documents efficace. 5 Audit régulier du système de gestion des documents – l'établissement doit, au moins une fois par an, vérifier que les règles qu'il a mises en place fonctionnent. Par exemple, si le personnel nonressources humaines (RH) ne doit pas avoir accès aux dossiers RH, un personnel nongestionnaire des opérations (et nonRH) devrait tester pour voir si les documents sont accessibles. l'établissement par l'intermédiaire d'un service/division (généralement le service qualité). 2 Classification des documents si l'établissement ne fournit pas déjà un « type » ou une « classification » pour chaque document (par exemple, « politique », « procédure », « instruction » ou « enregistrement »), cela doit être fait pour comprendre facilement les types de documents et les différentes politiques ou procédures dont chacun peut avoir besoin. Par exemple, un dossier des ressources humaines peut nécessiter des règles de confidentialité, contrairement à une demande de congé. Chapitre 0 –Système de gestion, transparence et traçabilité Fiche d'information – Gestion des documents Machine Translated by Google L'accès aux documents confidentiels n'est pas limité aux personnes appropriées ; Il y a un manque de politiques ou de procédures liées à l'utilisation, à l'édition et au stockage des documents. Système de gestion documentaire partagé avec les parties prenantes (clients, fournisseurs, soustraitants, etc.). Chapitre 0 –Système de gestion, transparence et traçabilité Fiche d'information – Gestion des documents Nonconformités courantes Bonnes pratiques Machine Translated by Google uploads/s1/03-chapter-0-document-management-final.pdf
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Licence et utilisation
Gratuit pour un usage personnel Attribution requise- Détails
- Publié le Jan 18, 2021
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- Langue French
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