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SOMMAIRE INTRODUCTION I. TRAVAUX PREALABLES A LA REALISATION DE LA MISSION.....

SOMMAIRE INTRODUCTION I. TRAVAUX PREALABLES A LA REALISATION DE LA MISSION.........................3 I.1. Préparation et organisation de la mission................................................................3 I.2. Prise de connaissance de l’entité...............................................................................7 II. DIAGNOSTIC ORGANISATIONNEL.....................................................................12 II.1. Analyse de l’organigramme.....................................................................................12 II.2. Elaboration de la cartographie des risques de la VIT ’ Assurances....................14 III. RECOMMANDATIONS.............................................................................................19 III.1. Au titre de l’organisation.........................................................................................19 III.2. Au titre de l’élaboration d’un manuel de procédures...........................................20 CONCLUSION ANNEXES BIBLIOGRAPHIE Rapport semestriel 1du stage d’expertise comptable INTRODUCTION Une entreprise est une structure économique et sociale comprenant une ou plusieurs personnes et travaillant de manière organisée pour fournir des biens ou des services à des clients dans un environnement concurrentiel (le marché) ou non concurrentiel (le monopole). Le secteur des assurances est marqué par une dynamique de croissance qui favorise l’attrait de nombreux investisseurs. Pour exister dans un environnement fortement concurrentiel, une entreprise doit satisfaire ses clients et générer un profit (ou bénéfice), c'est-à-dire réaliser un chiffre d'affaires supérieur à l’ensemble de ses coûts (salaires et charges, achats, frais de fonctionnement, amortissements des investissements, impôts et taxes, etc.). Aussi, elle utilise des dispositifs avérés (Contrôle interne et Audit interne) pour assurer la maîtrise de ses activités et sa survie dans cet environnement de concurrence ardue. La VIT’Assurances a diligenté une mission de mise en place d’un dispositif de contrôle interne, par le biais de l’élaboration d’un manuel de procédures. Dans le cadre du respect des obligations professionnelles que nous impose notre statut d’expert comptable stagiaire (cf. l’article 10 du décret 81.536 du 12 mai 1981 et article 16 du règlement du stage d’expertise comptable), un rapport relatant la mission que j’ai conduite à la VIT’Assurances sera établi afin d’exposer de façon pratique ma démarche dans la conduite de « la mise en place d’un dispositif de contrôle interne » de ladite société. Rappelons que les autres missions ne font l’objet d’aucune norme professionnelle spécifique. Toutefois, l’expert comptable qui réalise de telles missions doit respecter le code de déontologie, les normes générales (normes de travail et normes de rapport) applicables à l’ensemble des missions. Ces missions qui ne portent pas sur des comptes annuels historiques se situent dans la rubrique « Autres missions » sans assurance, c’est-à-dire une mission sans expression d’opinion. La VIT’Assurances est née de la reprise des activités de la VI-TA-Vie en 2003, une société anonyme de droit national ivoirien, agréée pour pratiquer les opérations d’assurances vie. L’opération de reprise d’activité s’est accompagnée d’une importante restructuration et d’un changement de politique. En effet, le passif de VI-TA-Vie et son image ternie préconisait un changement de cap. C’est ainsi qu’en 2003, dans un contexte socio-politique difficile, les dirigeants de la VIT’Assurances, après s’être mis en conformité avec les règles du CIMA, ont envisagé un véritable projet d’entreprise. Ce projet comprend une nouvelle vision, une stratégie adaptée et des valeurs communes partagées au sein de la société. Cette mission d’expertise comptable précitée plus haut a donc été confiée au cabinet dans lequel j’effectue mon stage d’expertise comptable. Désignée chef de mission, avant d’élaborer le manuel de procédures comptables et financières, une étape importante a été de réaliser un diagnostic organisationnel, objet du présent rapport. Le plan de mission adopté est détaillé comme suit : dans un premier temps, j’ai participé à la mise en œuvre des travaux préalables et nécessaires à l’élaboration d’un diagnostic organisationnel ; ensuite, j’ai participé à la réalisation dudit diagnostic, puis j’ai participé à la proposition de recommandations à la société en vue de lui permettre d’atteindre son objectif de mise en place effective d’un dispositif de contrôle. Diagnostic de l’organisation en vue de l’élaboration d’un manuel de procédures 2 Rapport semestriel 1du stage d’expertise comptable I. TRAVAUX PREALABLES A LA REALISATION DE LA MISSION I.1.Préparation et organisation de la mission I.1.1. Acceptation de la mission – Emission de la lettre de mission La norme 122 des normes de travail (normes générales, applicables à toutes les missions) prévoit que : « L'expert-comptable établit, en accord avec son client, un contrat définissant sa mission et précisant les droits et obligations de chacune des parties. Il fait référence, le cas échéant, aux normes professionnelles ». Le contrat passé avec le client donne lieu généralement à une lettre de mission qui fixe les obligations réciproques et servira de preuve en cas de litige pour rechercher les responsabilités respectives. La mission proposée doit être adaptée aux particularités du client ainsi qu'à ses besoins. Cela implique que le professionnel ait pris connaissance de l'entreprise, et notamment de son organisation, afin de définir le type de mission approprié et de proposer un budget d'honoraires. Toute lettre de mission comprend généralement les éléments suivants : - la qualification de la mission ainsi que sa description, - la référence, le cas échéant, aux normes professionnelles de l'Ordre, - les obligations de chaque partie, - les délais d'exécution, - les conditions financières, - la durée de la mission, - la mention que toute modification importante de la mission fera l'objet d'un avenant, - les modes de reconduction ou de rupture le cas échéant, - le mode de traitement des litiges. Lorsque cela est nécessaire, elle fait l'objet d'une actualisation périodique. A la suite d’une série de missions réalisées pour le compte du client, ce dernier a contacté le cabinet afin de lui présenter une proposition de services pour l’élaboration d’un manuel de procédures administratives, techniques, comptables et financières. La proposition de services, issue à la suite de différents entretiens avec le client afin d’identifier son besoin, est structurée comme suit : - Un courrier d’accompagnement adressé au commanditaire de la mission. Ce courrier précise l’objet de la proposition ; - Le premier paragraphe relatif à la présentation du cabinet ; - Le deuxième paragraphe relatif à l’approche méthodologique ; - Le troisième paragraphe relatif au calendrier d’intervention ; - Le quatrième paragraphe relatif au budget d’honoraires ; - Le cinquième paragraphe relatif aux expériences acquises par le cabinet en rapport avec la mission envisagée ; - Le sixième paragraphe relatif au curriculum vitae de l’équipe ; - L’annexe qui reprend les conditions générales d’intervention. Diagnostic de l’organisation en vue de l’élaboration d’un manuel de procédures 3 Rapport semestriel 1du stage d’expertise comptable A la suite de négociations avec le client, les ajustements suivants ont été apportés à la précédente proposition de services : modification du budget d’honoraires (émission d’un bon de commande par le client indiquant le montant des honoraires retenu), réajustement de l’équipe projet par la proposition de comités de suivi, d’une équipe de management du projet et de groupes de travail. Dans le cadre de la mission, aucune lettre de mission n’a été émise. La proposition de services signé par l’associé signataire ainsi que le bon de commande visé par le client ont fait office de preuve du contrat, en respect des dispositions de la norme 122 des normes de travail (normes générales, applicables à toutes les missions) qui prévoit que : « Dans les missions récurrentes, l'expert-comptable peut estimer inadéquat de demander à un client de signer une lettre de mission, quand il s'agit d'un client ancien eu égard à la bonne connaissance réciproque des parties. Bien qu'un contrat se prouve par tout moyen, il est souhaitable que l'expert-comptable envoie une lettre de confirmation relative aux modalités en cours. Exceptionnellement dans le cas de missions non récurrentes de faible importance, une note d'honoraires libellée de façon détaillée pourra constituer un moyen de preuve du contrat ». I.1.2. Autres modalités de réalisation de la mission Comme indiqué plus haut, une organisation du projet incluant le personnel du client a été mise en place. Elle comporte les structures suivantes : - Le comité de pilotage ; - Le comité opérationnel ; - L’équipe de management du projet ; - Les groupes de travail. Le comité de pilotage Composé des membres du CoDir (comité directeur), à l’exception du directeur général et du directeur général adjoint, c’est le comité de suivi de premier ordre du projet. Il a pour rôle de diriger le projet et fixer les priorités, de préciser les orientations générales, de réaliser les arbitrages structurants, de prendre les décisions stratégiques et de valider les schémas cibles. Le comité opérationnel Les responsables des départements et de service concernés par la mission, les chefs d’équipe des pôles concernés sont les membres le constituant. Il est responsable du suivi de l’avancée des travaux et de la production des livrables. Il prend les décisions opérationnelles et s’assure de la correcte allocation des ressources pour atteindre les objectifs fixés. Le management du projet Il est composé par un membre du personnel du client et le manager projet du cabinet (en l’occurrence, moi). Il a pour rôle de manager le projet, de préparer et de conduire les comités de pilotage et de superviser les livrables. Les groupes de travail Ils sont chargés des études et de la mise en œuvre des travaux qui leur sont confiés, ils sont responsables de la production des livrables et assurent le respect de la réalisation des travaux en conformité avec le planning. Ils sont constitués des collaborateurs du cabinet, des auditeurs Diagnostic uploads/s1/1er-rapport-semestriel.pdf