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Signatures électroniques et numériques avec Adobe Sign Article technique Transf

Signatures électroniques et numériques avec Adobe Sign Article technique Transformer les processus métier grâce aux solutions de signature électronique et numérique d’Adobe Avec Adobe Sign, vous bénéficiez d’une solution unique et évolutive tout en vous conformant aux lois et réglementations en vigueur. Soucieuses de transformer au plus vite leur activité, les entreprises du monde entier font appel aux technologies numériques pour gagner en agilité et en efficacité, réaliser des économies et offrir à leurs clients une expérience hors normes. Les processus de signature documentaire représentent l’un des plus grands atouts pour accélérer cette transformation. Après avoir passé des heures à courir après les validations et signatures manuscrites, les collaborateurs doivent imprimer, numériser ou envoyer les documents par fax ou par e-mail pour finaliser le projet. Les retards sont source de frustration pour les clients, les partenaires et les employés, et peuvent, au final, nuire à l’image de marque de la société. D’où la nécessité d’opter pour les signatures électroniques et numériques. Aux quatre coins du monde, les entreprises leaders de chaque secteur d’activité — dont KLM, Groupon, Jaguar Land Rover, Ricoh, Unum et LeasePlan Corporation — utilisent les signatures électroniques pour leur rapidité, leur valeur juridique et leur sécurité. Les résultats sont impressionnants. Ricoh a accéléré le délai de signature des contrats de vente et écourté de cinq jours l’ensemble du processus. Chez LeasePlan, le délai moyen de traitement des contrats est passé de 23,5 jours à 4 jours et 2 heures, soit une réduction de 83 %. La question n’est plus de savoir s’il faut adopter les signatures électroniques, mais comment s’y prendre. Si les signatures numériques et électroniques semblent désigner la même chose, elles représentent pourtant deux approches différentes, leurs différences étant liées aux lois et réglementations en la matière. Pour faire le bon choix, il vous faudra connaître ces différences, maîtriser votre environnement juridique ou réglementaire et collaborer avec un partenaire de confiance afin de pouvoir apporter une valeur ajoutée, aujourd’hui et à l’avenir. Cet article technique présente en détail les signatures électroniques et numériques et montre comment les solutions Adobe permettent de suivre l’une ou l’autre approche, ou une combinaison des deux. Adobe Sign est une solution Adobe Document Cloud qui permet de gérer la totalité des processus de signature, s’intègre avec les workflows en place et garantit un rapide retour sur investissement. Fort de 20 ans d’expérience dans le développement et le perfectionnement des technologies PDF et de signature, Adobe est parfaitement placé pour vous aider à créer des processus de signature conformes aux législations locales et internationales, ainsi qu’aux diverses réglementations. Signatures électroniques Comparaison entre signatures électroniques et signatures numériques Signatures numériques Diversité des méthodes d'authentifcation d'identité Processus sécurisé avec piste d'audit Identité basée sur un certifcat avalisé par une autorité de certifcation agréée Signatures liées au document via un système de cryptage + + Sommaire 2 : Loi sur les signatures électroniques 2 : Approches des signatures électroniques et numériques 5 : Adobe Sign 6 : Faites confiance au leader des solutions documentaires numériques 7 : Ressources 2 Signatures électroniques et numériques avec Adobe Sign Article technique Les signatures électroniques (« e-signatures ») désignent tout procédé électronique permettant de faire valoir l’acceptation d’un contrat ou d’un dossier. Ce type de signature : • permet de vérifier l’identité du signataire via diverses méthodes d’authentification (téléphone, identifiant d’entreprise, e-mail, etc.) ; • repose sur un processus sécurisé, où le document final est souvent accompagné d’une piste d’audit. Les signatures numériques impliquent l’emploi d’une méthode spécifique pour signer des documents par voie électronique. Ce type de signature : • utilise un identifiant basé sur un certificat pour authentifier l’identité du signataire ; • est lié au document via un système de cryptage ; la validation est assurée par des autorités de certification agréées. Loi sur les signatures électroniques Les signatures électroniques ont force de loi dans la quasi-totalité des nations industrialisées. Même les pays moins développés commencent à édicter des lois en la matière. En 2000, les États-Unis ont adopté l’Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN Act), autorisant le recours aux signatures électroniques pour la quasi-totalité des documents. Le règlement sur l’identification électronique et les services de confiance (eIDAS) est entré en vigueur en juillet 2016 dans l’Union européenne. Il établit un nouveau cadre juridique pour l’identification électronique, les signatures, les cachets et les documents, créant ainsi un marché digital unique au sein de l’Union européenne. Pour en savoir plus sur les lois relatives aux signatures électroniques, consultez le Guide mondial sur la législation en matière de signatures électroniques : synthèse par pays. L’approche à adopter pour créer un processus de signature électronique conforme dépend de votre environnement réglementaire, de votre profil de risque et de vos impératifs métier. À titre d’exemple, l’Union européenne et les États-Unis adoptent des approches juridiques très différentes. La législation américaine propose une large définition des signatures électroniques et ne préconise aucune technologie en particulier. À l’inverse, le règlement européen eIDAS fait la distinction entre trois types de signature et recommande vivement l’utilisation de signatures numériques pour certains types de documents. Par ailleurs, certains secteurs d’activité, comme l’administration et l’industrie biopharmaceutique, ont développé des directives plus prescriptives autour des processus métier demandant des signatures numériques. Les types de signature électronique définis dans le règlement eIDAS illustrent parfaitement les différentes approches : • Les signatures électroniques générales — Utilisant une approche « minimaliste » ou « permissive », cette définition établit la validité juridique de tous les types de signature électronique. Ces signatures ne peuvent pas être contestées au seul motif de leur format. • Les signatures électroniques avancées (AdES)— Ces signatures doivent être liées exclusivement au signataire et permettre de l’identifier. Cette exigence est généralement satisfaite par l’utilisation d’identifiants numériques basés sur des certificats. • Les signatures électroniques qualifiées (QES) — Ces signatures nécessitent la délivrance de certificats par une autorité de certification accréditée et contrôlée par des instances désignées par les États membres de l’Union européenne. Ces certificats doivent être stockés sur un dispositif sécurisé de création de signature, tel qu’un jeton USB, une carte à puce ou un module de sécurité matérielle (HSM) basé dans le cloud. Approches des signatures électroniques et numériques Pour choisir l’approche des signatures la mieux adaptée à votre entreprise, vous devez concilier réglementations et risques, mais aussi évaluer les moyens à déployer pour garantir la légalité et la sécurité de vos transactions. En général, les processus de signature électronique correctement configurés sont plus faciles à mettre en œuvre et respectent les obligations juridiques et les impératifs de sécurité de la plupart des processus métier. Certes, les signatures numériques sont soumises à d’autres exigences techniques, mais elles garantissent une authentification avancée qui répond aux exigences les plus strictes. Intégré dans une solution à la fois souple et évolutive, Adobe Sign prend en charge les deux approches, ce qui vous permet de choisir l’une ou l’autre — ou d’utiliser une combinaison des deux. « Les tribunaux acceptent désormais les solutions de signature électronique avancées comme Adobe Sign, qui répondent à des normes de sécurité et de confidentialité très strictes. En partenariat avec Adobe, nous avons développé un ensemble de meilleures pratiques applicables dans ce domaine. » Bart van den Heuvel Responsable des achats, LeasePlan Corporation 3 Signatures électroniques et numériques avec Adobe Sign Article technique Signatures électroniques Les processus associés à Adobe Sign sont conformes aux lois relatives aux signatures électroniques, telles que l’ESIGN ACT (États-Unis) et le règlement eIDAS (UE). Autorisant une authentification à un ou plusieurs facteurs, Adobe Sign vous offre diverses options pour vérifier l’identité des signataires. L’authentification classique consiste à envoyer une demande par e-mail à une personne bien précise. Il s’agit là du premier niveau d’authentification, sachant que la plupart des signataires disposent d’un accès exclusif à un compte de messagerie. Pour renforcer la sécurité et empêcher les tentatives d’usurpation de l’adresse IP du système, vous pouvez ajouter une étape de vérification avant l’ouverture du document par les signataires. Les méthodes d’authentification par identifiant de réseaux sociaux ou d’entreprise, par mot de passe, par téléphone, ou encore basées sur les connaissances (KBA),* fournissent de meilleures garanties sur l’identité des signataires avant qu’ils n’apposent leur signature sur le document. Pour améliorer la mise en conformité, vous pouvez également définir des processus imposant l’obtention d’un consentement exprès aux transactions électroniques avant le début du processus de signature. Adobe Sign garantit la sécurité du document tout au long du processus et valide l’intégrité de son contenu grâce à l’ajout d’un sceau infalsifiable. Toutes les étapes clés du processus de signature – dates d’envoi, d’ouverture et de signature d’un contrat, de même que les adresses IP ou données de géolocalisation des signataires, et la méthode d’authentification utilisée pour chaque signataire ou décideur – sont enregistrées dans une piste d’audit sécurisée, qui constitue une preuve irréfutable, facile à produire, de la signature de chaque partie. AUTORITÉS AGRÉÉES Signatures électroniques Signatures numériques Piste d'audit Adossée à un processus sécurisé et à un document fnal certifé Certifcation validée par une autorité de certifcation agréée Document uploads/s1/adobe-sign-signature-electronique-wp-f.pdf