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https://www.certification-qse.com/reunion-douverture-audit-interne-audit-qualite/ Réunion d’ouverture : audit interne, audit qualité, … Réunion d’ouverture audit interne / Mener une réunion d’ouverture audit interne Rappel sur les audits interne Les audits sont des méthodes de vérification et de contrôle utilisés dans le cadre de systèmes de management qualité, environnement, sécurité ou intégré (QSE). L’audit s’appuie sur un référentiel comme base de vérification. Ce référentiel est souvent une norme, un référentiel interne ou des données réglementaires (exemple audit financier). De même, l’audit est définit comme un processus méthodique et indépendant. En effet, il permet d’obtenir des preuves tangibles et d’évaluer de manière objective pour déterminer dans quelle mesure les critères d’audit sont satisfaits. De même, un audit peut être interne (de première partie) ou externe (de seconde ou tierce partie), et il peut être un audit combiné ou un audit conjoint … (Cf ci-après). Pour en savoir plus sur le déroulé d’un audit : audit de certification. Réunion d’ouverture de l’audit interne La réunion d’ouverture de l’audit se fait généralement avec l’ensemble des audités. Parfois il ne peut y avoir que la direction. De même, la direction peut convier l’ensemble du personnel à la réunion d’ouverture. Dans ces deux cas il faut adapter le discours selon les interlocuteurs. Par exemple, il faut préciser les termes plus techniques lorsque l’ensemble des personnels sont présents. Méthode pour la réunion d’ouverture audit interne Tout d’abord, il est nécessaire de rappeler que l’audit interne est réalisé à la demande de l’entreprise. Il faut ensuite rappeler le référentiel utilisé pour l’audit. Par exemple, il peut s’agir de l’ISO9001 version 2015. De même, il peut être précisé qu’il sera pris en compte les exigences de l’ISO 9001. Dans un second temps, il faut rappeler quelles exigences seront prises en compte en plus du référentiel :  Le référentiel d’audit (norme, … cf ci-avant)  Les exigences internes,  Celles des clients (dans le cas de l’ISO9001 §8.2.3)  Et toutes les autres exigences de l’entreprise : métier, … La réunion d’ouverture audit interne est aussi le moment ou il est nécessaire de rassurer les futurs audités. Il est donc important de préciser que l’audit port sur un système et non des personnes. Les questions posées le sont pour comprendre les organisions mises en oeuvre en relation avec les exigences. Par ailleurs, il faut préciser que les sujets abordés en audits le sont en tout confidentialité et sans aucun jugement. C’est aussi le moment ou il est possible de répéter volontaire qu’il s’agit d’expliciter les méthodes de travail sur la base des procédures internes, … Le cas échéant, il faut aussi préciser que l’audit ne porte que sur un seul dossier et non l’ensemble. Si c’est le cas, indiquer que le responsable qualité à réalisé la sélection par échantillonnage. Et clôture la présentation par demander s’il persiste des questions sur le déroulement de l’audit. Exemple de phrase pour la réunion d’ouverture audit interne Ci-après, des exemples de phrases à utiliser lors de la réunion d’ouverture de l’audit. Il s’agit de phrases simples à adapter au besoin et aux contraintes de l’organisme.  nous vous rappelons que l’audit interne est réalisé à votre demande  Le référentiel utilisé lors de cet audit est l’ISO9001 version 20xx  Il sera pris en compte les exigences internes, clients et de l’ISO 9001 ainsi que de l’ensemble des règles et réglementations applicables  Nous insistons sur le fait que l’audit porte sur un système. Il ne porte pas sur des personnes  Enfin, il ne s’agit pas de mettre des mauvais points aux audités. L’audit interne à pour objectif d’identifier les faiblesses du système de management de la qualité  Nous posons des questions et demandons les documents en toute transparence, en toute confidentialité et cela sans jugement  En tant qu’auditeur, nous allons vous demander d’expliciter les méthodes de travail sur la base de vos procédures internes.  Nous allons vérifier ces procédures en étudiant un dossier, des exemples, des enregistrements, …  Nous vérifierons les objectifs définis, la planification des actions et les actions d’amélioration du système de management  Avez-vous des questions sur le déroulement de l’audit ? http://www.qualiteonline.com/documents.html Comment réaliser une réunion d’ouverture pour un audit ? La réunion d’ouverture est importante, tant en audit interne qu’en audit extérieur. Elle est la première relation entre auditeurs et audités. Bien animée, elle fait tomber la plupart des appréhensions. Elle rappelle que l’audit est une mission d’aide (c’est surtout vrai en audit interne). Elle établit la transparence, l’écoute réciproque et la volonté de comprendre l’autre. Quels sont les acteurs ? • Le(s) responsable(s) des entités auditées • Les personnels des domaines audités • Le(s) représentant(s) de la direction Quels sont les objectifs de cette réunion ? Cette réunion doit répondre aux questions que les acteurs se posent : • Qui est le responsable d’audit et quels sont les auditeurs ? • Quel est l’organisme (le service, l’agence, le site, etc.) audités ? • Comment se déroulera l’audit (horaires des entretiens, méthodes, présences souhaitées lors des interviews, état d’esprit des auditeurs,etc.) ? • Le plan d’audit est-il pertinent ou faut-il l’ajuster (notamment l’heure de la réunion de clôture) ? Quelle est la mission du responsable de l’audit ? Il s’assure qu’aucune question n’est restée sans réponse et que tout le monde a compris : • la mission de l’équipe ; • le(s) objectif(s) de l’audit ; • le champ de l’audit ; • la planification des interviews et autres investigations. Il rappelle que l’audit est un outil qui permet de constater que les objectifs fixés par le système qualité sont atteints ou non, qui met en évidence tout ce qui va bien, ainsi que les écarts à combler. Les dix-huit points qui garantissent la réussite d'une mission d'audit interne 15 Septembre 2016 La fonction d'audit interne est exercée dans la majorité des entreprises et organisations de développement par des cadres expérimentés. La réussite d'une mission d'audit interne nécessite la maîtrise de la démarche et des outils de l’auditeur Bien préparer sa mission d'audit d'un point de vue méthodologique est une condition sine qua none de réussite. Nous allons voir ensemble les dix-huit points qui doivent être adoptés par l'auditeur interne afin de reussire sa mission. Premier point L'ORDRE DE MISSION : L'ordre de mission est le mandat donné par l’autorité compétente à la structure d'audit de réaliser une mission d'audit sur telle entité et qui précise l'origine de la mission et son étendue. L'ordre de mission répond à trois principes essentiels : 1. La structure d'audit ne peut pas se saisir elle-même de ses missions. La décision de réaliser une mission d'audit dans telle ou telle entité ne lui appartient pas. Toutefois, la structure d'audit peut, si nécessaire, proposer de réaliser une mission à la Direction Général qui prendra la décision. 2. l'ordre de mission doit émaner de la Direction Générale. 3. l'ordre de mission permet de diffuser l'information à tous les responsables concernés. Il est adressé non seulement à la structure d'audit mais aussi à tous ceux qui vont être concernés par la mission d'audit (structure de l'entité à auditer,…). Missions prévues dans le programme d'audit : Le programme d'audit constitue par lui-même un ordre de mission collectif. La structure d'audit ne doit donc pas attendre recevoir d'ordre de mission spécifique pour débuter une mission qui est prévue dans le programme d'audit. Dans ce cas, le responsable d’audit rédige de sa propre initiative un ordre de mission selon un modèle préétabli et le soumet à la signature du DG. Missions spécifiques Les missions d'audit spécifiques sont des missions non prévues dans le programme d'audit et qui émanent du Directeur Général ou du Conseil d’Administration. Lorsque la demande émane de la Direction d'une entité, les auditeurs la formalisent sous forme d'ordre de mission dans un document écrit (modèle préétabli) et le soumettent à la signature du Directeur Général Deuxième point RENCONTRE AVEC LA STRUCTURE A AUDITER Après réception de l'ordre de mission et avant de commencer tout travail dans l'entité à auditer, la structure d'audit organise une rencontre avec la structure afin de déterminer différents points: 1. objectifs de la mission 2. faisabilité de la mission d'audit (ressources suffisantes, délais,...) 3. étendue de la mission : l'(es) entité(s) concernée(s) ou les processus concernés 4. nature de la mission d'audit (ressources humaines, ressources technologiques, organisation, communication,...) 5. délais de la mission 6. auditeurs responsables de la mission 7. description du déroulement de la mission 8. organisation ou non d'une réunion d'ouverture avec l'ensemble du personnel 9. rapport d'audit : destinataires du rapport, rapport intermédiaire,... 10. plan d'action Troisième point COMPTE RENDU DE LA RÉUNION AVEC LA STRUCTURE AUDITÉE Suite à la rencontre avec la structure auditée, le responsable d'audit rédige un compte rendu de cette réunion. Le compte rendu de la réunion est envoyé aux personnes présentes à la réunion ; lesquelles disposent d'un délai pour communiquer au service d'audit leurs éventuelles modifications et/ou commentaires. Le structure d'audit introduit les modifications et transmet le compte rendu final par note interne aux mêmes personnes. Quatrième point RÉUNION uploads/s1/audit-int.pdf