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MISSION MINISTERIELLE D’AUDIT INTERNE GUIDE METHODOLOGIQUE DE L’AUDITEUR INTERN

MISSION MINISTERIELLE D’AUDIT INTERNE GUIDE METHODOLOGIQUE DE L’AUDITEUR INTERNE DU MINISTERE DE L’INTERIEUR SEPTEMBRE 2015, VERSION 1 MISSION MINISTERIELLE D’AUDIT INTERNE GUIDE METHODOLOGIQUE DE L’AUDITEUR INTERNE DU MINISTERE DE L’INTERIEUR RAPPORT IGA N°15033‐14119‐01 SEPTEMBRE 2015, VERSION 1 5 Sommaire Schéma du déroulement du processus d’audit ................................................................................ 7 Introduction .................................................................................................................................... 9 FICHES FONDEMENTS .................................................................................................................... 11 Fiche Fondements n°1 : La philosophie de l’audit interne .................................................................... 13 Fiche Fondements n°2 : Le qui fait quoi, les acteurs de l’audit interne ................................................ 17 FICHES ETAPES .............................................................................................................................. 21 Fiche Etape n°3 : L’inscription d’une mission d’audit au programme ministériel d’audit .................... 23 Fiche Etape n°4 : La réunion de d’ouverture/lancement ...................................................................... 25 Fiche Etapes n°5 : Le cadrage de la mission .......................................................................................... 29 Fiche Etape n°6 : La réunion de clôture ................................................................................................ 33 Fiche Etape n°7 : La procédure contradictoire ...................................................................................... 37 Fiche Etape n°8 : Le rapport .................................................................................................................. 39 Fiche Etape n°9 : Le plan d'actions ........................................................................................................ 43 Fiche Etape n°10 : Le suivi de la mission ............................................................................................... 45 Fiche Etape n°11 : L 'arbitrage par le comité ministériel d’audit interne ............................................. 49 FICHES METHODES ........................................................................................................................ 51 Fiche Méthode n°12 : L’association des audités tout au long de la mission ......................................... 53 Fiche Méthode n°13 : La démarche qualité en cours de mission ......................................................... 57 Fiche Méthode n°14 : La collecte des preuves d’audit ......................................................................... 59 Fiche Méthode n°15 : Les outils de l’audit ............................................................................................ 63 Fiche Méthode n°16 : Le dossier de travail ........................................................................................... 69 Fiche Méthode n°17 : Les recommandations ........................................................................................ 71 CONCLUSION : SI VOUS NE DEVIEZ RETENIR QUE SIX POINTS ESSENTIELS ...................................... 75 ANNEXES ....................................................................................................................................... 77 Annexe 1 : Décret n° 2011‐775 du 28 juin 2011 relatif à l'audit interne dans l'administration ....... 79 Annexe 2 : Circulaire du premier ministre du 30 juin 2011 .............................................................. 81 Annexe 3 : Arrêté du 12 janvier 2012 modifié portant création et fonctionnement du comité ministériel d’audit interne et de la mission ministérielle d’audit interne (inspection générale de l’administration) ................................................................................................................................ 83 Annexe 4 : Normes de qualification et de fonctionnement du cadre de référence de l’audit interne dans l’administration de l’État (CRAIE) ............................................................................................. 85 6 Annexe 5 : Charte ministérielle de l’audit interne .......................................................................... 105 Annexe 6 : Programme d’assurance qualité de l’audit interne du ministère ................................. 113 Annexe 7 : Modèle de lettre de mission du comité ministériel d’audit interne ............................. 117 Annexe 8 : Modèle d’ordre de mission ........................................................................................... 119 Annexe 9 : Modèle de lettre de l’équipe d’audit aux audités en cas d’absence de plan d’actions à l’issue de la mission ......................................................................................................................... 121 Annexe 10 : Modèle de lettre de l’équipe d’audit à la MMAI sollicitant un arbitrage du comité ministériel ........................................................................................................................................ 123 Annexe 11 : Exemple de fiche de révélation et d’analyse de problème ......................................... 125 Annexe 12 : Pour aller plus loin ....................................................................................................... 127 7 Schéma du déroulement du processus d’audit Phase planification Emission des lettres de mission par le CMAI Réunion d’ouverture Analyse du sujet : contexte, processus… Note de cadrage Phase accomplissement Lancement de l’audit Collecte des preuves d’audit Réunion de clôture Préparation d’un pré‐plan d’actions Phase communication Achèvement et transmission du pré‐ rapport à la MMAI Relecture MMAI/processus qualité Procédure contradictoire Processus qualité des inspections d’origine validation finale Finalisation du rapport Transmission du rapport et du plan d’actions au CMAI via MMAI Arbitrage éventuel CMAI en cas de différend sur les recommandations Préparation d’un pré‐plan d’actions Finalisation du plan d’actions Phase suivi MMAI établit état récapitulatif de suivi Responsable entité auditée établit un compte‐rendu de mise en œuvre MMAI informe régulièrement CMAI prend décisions nécessaires Processus qualité des inspections d’origine des auditeurs 8 9 Introduction Le présent guide a été élaboré dans le cadre de la mission ministérielle d’audit interne du ministère de l’Intérieur. Il a été réalisé par un groupe de travail animé par Marc LE DORH, certifié CPAI1, conseiller du Sénat, chargé de mission à l’Inspection générale de l’administration, membre de la mission ministérielle d’audit interne, et composé de Pierre GEORGEON, certifié CPAI, commissaire divisionnaire, chargé de mission à l’Inspection générale de la police nationale, Thierry DELFORGE commissaire en chef de 1ère classe, chargé de mission à l’Inspection générale de la gendarmerie nationale, Leïla SARFATI‐GHILAS, responsable de la cellule ministérielle d’audit comptable et financier du ministère. Il a été revu par deux « miroirs », Frédéric PICHON, inspecteur de l’administration, et Jean‐Christophe SINTIVE, certifié CPAI, colonel de gendarmerie, adjoint au chef du bureau du personnel officier à la DGGN. S’il s’inspire des normes pertinentes internationales et nationales d’audit interne, il ne prétend pas les présenter dans leur exhaustivité. Cependant, autant que faire se peut, le guide fait référence aux normes pertinentes qui sont mentionnées en bleu surligné gris. Il résulte d’un triple choix. Il s’agissait en premier lieu de présenter un outil au service des auditeurs le plus clair et didactique possible. Il s’agissait ensuite de contribuer à l’édification d’un dispositif ministériel d’audit interne reconnu par tous et donc acceptable. Cela supposait de l’alléger des normes et prescriptions non essentielles et inutilement formalistes. Il s’agissait enfin de bien identifier les spécificités de l’audit interne repérées grâce au symbole : Il est subdivisé en trois catégories de fiches, qui peuvent être exploitées séparément, même si, bien sûr, la distinction étapes/méthodes est parfois assez artificielle : fiches « Fondements », qui expliquent à grands traits l’audit interne, mais qui sont indispensables pour en comprendre les apports, fiches « Etapes » qui décrivent les différents moments cruciaux d’une mission d’audit, fiches « Méthodes » enfin sur certaines techniques d’audit. Ce guide a vocation à évoluer à mesure de l’appropriation de l’audit interne par le ministère. En particulier, les bonnes pratiques de contrôle interne et d’audit identifiées dans les directions générales, directions, services ou opérateurs du ministère pourront utilement être signalées à la mission ministérielle d’audit interne. Les textes et normes d’audit générales applicables à l’administration du ministère de l’Intérieur  Décret n° 2011‐775 du 28 juin 2011 relatif à l'audit interne dans l'administration ;  Circulaire du premier ministre du 30 juin 2011 ;  Arrêté du 12 janvier 2012 portant création et fonctionnement du comité ministériel d’audit interne et de la mission ministérielle d’audit interne au ministère de l’intérieur ;  Cadre de référence de l’audit interne de l’Etat (CRAIE) ;  Charte ministérielle d’audit interne ;  Programme d’assurance qualité de l’audit interne du ministère. 1 CPAI=Certification Professionnelle d'Auditeur Interne. Spécificité audit ! 10 11 Guide méthodologique de l’auditeur interne du ministère de l’Intérieur, 2015, FICHES FONDEMENTS FICHES FONDEMENTS 12 13 Guide méthodologique de l’auditeur interne du ministère de l’Intérieur, 2015, Fiche Fondements n 1 : La philosophie de l’audit interne Fiche Fondements n°1 : La philosophie de l’audit interne Petite histoire récente L’audit interne est, au sein de l’administration, une nouvelle méthode de suivi du management des activités d’une organisation. Si l’on en retient parfois surtout le formalisme (tableaux, couleurs, cotations chiffrées etc.), jugé souvent inutilement technocratique, ce n’est en fait pas l’essentiel. L’audit interne sous sa forme actuelle s’est développé à la suite des grands scandales comptables et financiers qui ont secoué les entreprises américaines. Le plus emblématique est sans doute celui d’ENRON (2001) qui emporta dans sa chute l’un des plus gros cabinets de conseil dans le monde, Arthur Andersen. Il en est résulté un encadrement renforcé des activités d’audit et de conseil par une série de textes législatifs. Aux Etats‐Unis, la loi Sarbanes‐Oxley (2002) et en France, la loi de sécurité financière (2003) ont considérablement modifié les modalités d’exercice de ces activités. L’audit interne s’est étendu au secteur public plus récemment, à la suite notamment de deux rapports de l’Inspection générale des finances. En particulier, le rapport de 2009 sur la structuration de la politique de contrôle et d’audit internes de l’Etat plaidait pour la mise en place de véritables politiques et services d’audit internes dans les administrations. Il s’agissait :  d’améliorer la performance publique ;  de préparer la certification des compte de l’Etat ;  de mieux rendre compte au parlement ;  de mettre en œuvre la LOLF ;  de permettre aux administrations de mieux contrôler leurs activités ;  « d’évaluer les modalités traditionnelles d’organisation et de fonctionnement face à des objectifs de performance plus ambitieux ». Définition Si on voulait définir l’audit interne de manière simple, on pourrait dire qu’il vise à garantir à l’autorité supérieure d’une organisation, ici le ministre, que les risques pesant sur cette organisation sont pris en compte de telle façon que l’atteinte des objectifs de celle‐ci ne sera pas entravée. Objectifs de l’audit interne  L’audit interne doit donc s’assurer que le risque est connu et correctement apprécié : c’est la raison pour laquelle, l’autorité d’audit doit se pencher sur les cartographies des risques du ministère et accompagner leur développement. La charte ministérielle de l’audit interne (annexe 5) précise ainsi que « l’analyse des risques pesant sur leurs activités établie par les directions générales et directions du ministère (…) est examinée par la mission ministérielle d'audit interne qui porte une appréciation sur sa pertinence et sa complétude. uploads/s1/ guide-auditeur-interne.pdf