Remerciez-le!

Remerciez @Admin pour avoir partagé cet document gratuitement, de la manière la plus simple, en partageant sur les réseaux sociaux.

1 الجمهورية الجزائرية الديمقراطيــــة الشعبية République Algérienne Démocratiqu

1 الجمهورية الجزائرية الديمقراطيــــة الشعبية République Algérienne Démocratique et Populaire وزارة التكوين و التعليم المهنيين Ministère de la Formation et de l’enseignement Professionnelle معهد التكوين و التعليم المهنيين– بئر خادم- Institut de la formation et de l’enseignement Professionnels - Bir Khadem - MANUEL TECHNIQUE ET PEDAGOGIQUE SECRETAIRE DE DIRECTION MODULE Classement des documents NIV : V 2011 I.F.E.P 2 Message au stagiaire Pourquoi vous préoccuper du classement de documents? Avez-vous déjà perdu ou cherché longuement un document important? Manquez- vous d'espace dans vos classeurs? En l'absence d'un système de gestion de documents bien articulé, nous sommes menacés par une mer de paperasserie. Pour bien gérer une telle masse documentaire, il n'existe pas de système miracle. Il faut être prêt à investir temps et volonté. Ce Manuel a été conçu à l'intention des stagiaires et employé(e)s dans les métiers de bureaux qui désirent gérer leurs documents administratifs de façon efficace, rentable et en conformité avec les normes universelles. Ce Manuel vous aidera à : repérer les documents voulus rapidement et efficacement; protéger et préserver les documents essentiels de votre entreprise ou service ; planifier les délais de conservation pour les documents ayant atteint leur date d'échéances et éliminer en temps opportun les documents qui n'ont plus d'utilité. 3 MANUEL DE CLASSEMENT TABLE DES MATIERES Chapitre 1 : Caractériser les documents et planifier L inventaire, 1.1 Caractéristiques d un document 1.2 Typologie des documents, 1.2.1 Documents textuels, 1.2.2 Documents non textuels Chapitre 2 : Etablir un plan de classification, 2.1 Qu’est ce qu’un plan de classification, 2.2 Composition d’un plan de classification, 2.3 Analyser le calendrier des délais de conservation, Chapitre 3 : Classement des documents, 3.1 Objectif du classement 3.2 Caractéristiques d’un bon classement, 3.3 Les ordres de classement, 3.3.1 Le classement alphabétique 3.3.2 Le classement numérique, 4 3.3.3 Le classement idéologique (thématique) 3.3.4 Le classement décimal, 3.3.5 Le classement chronologique, 3.3.6 Le classement géographique, 3.3.7 Le classement alphanumérique. Chapitre 4 : les dossiers et classeurs, 4.1 Les dossiers 4.2 Les classeurs Chapitre 5 : Indexages et signalisation 5.1 Indexage, 5.2 Signalisation, Chapitre 6 : Procédés de classement, 6.1 Classement horizontal, 6.2 Classement debout, 6.3 Classement vertical, Chapitre 7 : Les fiches, 7.1 Définition 7.2 Avantages des fiches, 7.3 Inconvénients des fiches, 7.4 Les différents models de fiches, 5 Chapitre 8 : Archivages des dossiers 8.1 Qu’est ce que les archives ? 8.2 Les trois âges des archives, 8.3 Quand archiver ? 8.4. Le cycle de vie d un document, 8.5 La valeur d’un document, 8.6 Cinq étapes dans l’archivage de documents, PRESENTATION DU METIER : 1- Branche professionnelle : Techniques Administratives et de Gestion (TAG) 2- Famille de métiers : Secrétariat. 3- Dénomination de la spécialité : Secrétaire de Direction (Niv. V) 4- Description de la spécialité : La Secrétaire de Direction saisit et présente des documents (courriers ou rapports) pour un service ou pour un chef hiérarchique, à l'aide de techniques bureautiques et en particulier du traitement de texte. Trie, dépouille, classe des documents, transmet le courrier et organise matériellement les déplacements et les rendez-vous de son chef hiérarchique. Transmet ou filtre 6 les communications téléphoniques et assure le premier niveau de contact entre le service et l'extérieur. II- CONDITIONS DE TRAVAIL : - Eclairage de bureau : Naturel ou artificiel - Température et humidité : 1. Température : normale 2. Humidité : atmosphère sèche. - Bruits et vibrations : A éviter, bureau isolé et calme - Poussière : due aux dossiers archivés - Risque et maladies professionnelles : 1. Pression constante, 2. Surmenage 3. Allergie à la poussière 4. Etat dépressif. - Contacts sociaux : 1. – Relations internes : responsables et personnels 2. – Relations externes : avec les particuliers – organismes – partenaires. III – EXIGENCES DE LA PROFESSION : - Physique : bonne santé, bonne acuité visuelle, et une présentation soignée. - Intellectuelle : bonne culture générale, sens de contact, sens de communication, méthodique, organisée, capacité rédactionnelle.. - Contre indication : fragilité nerveuse. IV- RESPONSABILITE DE L’OPERATEUR : - Matérielle : Responsable du matériel mis à sa disposition, (tel que l’équipement de bureau, l’outil informatique, et les moyens de communication). - Décisionnelle : Organisation de ses activités. - Morale : intégrité, discrétion. - Sécurité : confidentialité des dossiers. 7 V – POSSIBILITES DE PROMOTION : - Cadre réglementaire : Conformément aux statuts. - Accès aux postes supérieurs : - Par expérience professionnelle, - Par formation spécifique, VI – FORMATION : - Conditions d’admission : 1. Age minimum : 18 ans 2. Niveau scolaire : 3eme année secondaire. 3. Durée de la formation : 30 mois dont 6 mois en milieu professionnel. 4. Niveau de qualification : V 5. Diplôme : Brevet de Technicien Supérieur. 8 Fiche de présentation du Module Spécialité : Secrétaire de Direction. MQ : Classement Code : MQ06 Durée : 272 heures OBJECTIF MODULAIRE Comportement attendu : A l’issue de ce module, le stagiaire doit être capable d’appliquer les notions de gestion de documents. Conditions d’évaluation : A partir : - Un plan de classification - Un calendrier des délais de conservation - Etudes de cas - Mises en situation A l’aide : Critères généraux d’évaluation : - Respect de la méthode de gestion de documents - Utilisation optimale du temps. 9 Chapitre 1 : Caractériser les documents et planifier l inventaire, 1.1 Caractéristiques d un document : Qu’entend-on par document ? On entend par document toute information fixée sur un support matériel lisible par une personne ou une machine et contenant la preuve matérielle de l’organisation, des fonctions, des décisions, des droits, des opérations, des procédures et autres affaires d’un organisme. Un document valable doit être : PREMIER : c est a dire de première main : Il doit être authentique « non trafiqué ». il est vraiment le premier produit d un acte humain ou sa reproduction exacte. 10 FIABLE : c'est-à-dire auquel on peut se fier ; son origine ne doit pas être douteuse, et, dans la limite de l erreur humaine, elle est la garantie de l’authenticité du document. Il faut donc que sa production soit soumise à des règles. UTILISABLE : c est a dire qu on puisse le diffuser : son usage ne doit pas être soumis à des contraintes impérieuses. Un document confidentiel, quelque puisse être sont intérêt, est d une utilisation très limitée. Il en est de certains documents. Pour être pleinement utilisables et remplir leur mission, les documents doivent être accessibles aux utilisateurs et, dans la mesure du possible, être suffisamment mobiles pour être facilement mis a la disposition de ceux qui en ont besoin. Ceci implique une classification rationnelle et une remise à jour constante des ressources disponibles. 1.2 Typologie des documents : La distinction entre différents types de documents peut s’opérer en fonction de deux grands critères : - Nature du document et caractéristiques "physiques" - Contenu et caractéristiques "intellectuelles" 11 Elle peut sembler formelle, mais l’intérêt de dégager des types est d’en tirer des méthodes de gestion et de traitement adaptées à chacun. 1.2.1 - Documents textuels : - Document administratif ou de gestion : Document produit ou reçu par un organisme et utilisé pour son bon fonctionnement et son organisation (budget, personnel, etc.). - Monographie : Ouvrage formant un tout, en un ou plusieurs volumes, soit qu’il paraisse en une seule fois, soit que sa publication s’étende sur une durée limitée selon un plan établi d’avance. - Livre : Document formé par l’assemblage de plus de 48 pages constituant une unité bibliographique. 12 - Brochure : Document formé par l’assemblage de 48 pages maximum constituant une unité bibliographique. - Périodique : Publication en série, dotée d’un titre unique, dont la presse quotidienne, et magazine, - la presse d’entreprise, associative, de sociétés savantes,... - les périodiques régionaux, les périodiques scientifiques et universitaires. 13 - les périodiques officiels (règlementaires, administratifs) 14 On distingue : - les publications à contenu scientifique, qui peuvent être des rapports d’études, de recherches, de réunions, des actes de congrès et de séminaires, des thèses, des traductions... - les documents non conventionnels, qui sont des publications internes d’entreprises, des chambres de commerce, des associations, des partis politiques et des syndicats, des statistiques (non administratives), des rapports d’activités, des lettres et correspondances économiques, des plans, des expertises, des prospectus, des tracts... - Publication officielle : Tout texte publié sous forme de volume, de brochure ou même de périodique, émanant d’un gouvernement, d’une société d’Etat ou d’un organisme international. - Brevet d’invention : Titre de propriété industrielle, identifié par un numéro officiel, protégeant, dans la mesure des revendications qu’il énonce et pendant une certaine durée, une invention dûment décrite. Note : Le droit de propriété industrielle constitué par le brevet d’invention, permet à son titulaire d’obtenir, au moyen d’un recours légal, que les tiers soient empêchés d’accomplir certains actes relatifs à l’invention sur laquelle il porte. 15 - Manuscrit : Document écrit ou copié à la main. Oeuvre dictée ou écrite et corrigée par l’auteur antérieurement à son impression. - Microforme : Terme générique désignant tout support, habituellement du uploads/s1/classement-des-documents.pdf