Remerciez-le!

Remerciez @Admin pour avoir partagé cet document gratuitement, de la manière la plus simple, en partageant sur les réseaux sociaux.

GUIDE DES TACHES ADMINISTRATIVES D’UN(E) SECRÉTAIRE DANS UN EPLE GUIDE DES TACH

GUIDE DES TACHES ADMINISTRATIVES D’UN(E) SECRÉTAIRE DANS UN EPLE GUIDE DES TACHES ADMINISTRATIVES D’UN(E) SECRÉTAIRE DANS UN EPLE Les tâches répertoriées dans ce document varient d’un établissement à un autre, d’un département à un autre. Le travail se fait en coordination avec les différents partenaires de l’équipe administrative, pédagogique et éducative (chef d’établissement, adjoint, gestionnaire, CPE, professeurs ….) Elles varient en fonction de l’organisation interne de chaque établissement. Ce document constitue une aide permanente, un guide évolutif qu’il conviendra de veiller à actualiser afin que perdure son utilité. En guise de réflexion En guise de réflexion Il était une fois… 4 personnes qui s’appelaient “Tout le Monde”, “Quelqu’un”, “Chacun”, et “Personne”. Il y avait un important travail à faire, et on a demandé à “Tout le Monde” de le faire. “Tout le Monde” était persuadé que “Quelqu’un” le ferait. “Chacun” pourrait l’avoir fait, mais c’est “Personne” qui le fit. “Quelqu’un” se fâcha, parce que c’était le travail de “Tout le Monde”. “Tout le Monde” pensa que “Chacun” pourrait le faire, mais “Personne” réalisa que “Tout le Monde” ne pouvait pas le faire. En fin de compte, “Tout le Monde” fit des reproches à “Chacun” parce que “Personne” n’avait fait ce que “Quelqu’un” aurait pu faire. Moralité… il faut dire “MOI, JE LE FAIS.” GENERALITES Les personnels administratifs sont membres de la communauté éducative. Ils concourent directement aux missions du service public de l'éducation et contribuent à assurer le fonctionnement des établissements et des services de l'éducation nationale. Ils jouent un rôle éducatif en liaison avec les enseignants. Ils contribuent à la qualité de l'accueil et du cadre de vie. Extrait du code de l'éducation (partie législative, 4e partie, livre IX, titre 1er, chapitre III, article L913-1) modifié par la loi n° 2005-380 du 23 avril 2005 - art. 49 JORF du 24 avril 2005 Le/la secrétaire est considéré(e) comme le/la collaborateur (trice) direct(e) de l’équipe de direction. Dans chaque établissement, vous pourrez trouver Des Personnes ressources : Un correspondant au sein de l’EPLE (gestionnaire ou secrétaire) pour toutes les questions et problèmes liés aux traitements et aux prestations familiales. Un correspondant AUTONOME (assurance individuelle pour les personnels).Un correspondant MGEN (Mutuelle Générale de l’Education Nationale) Des organismes consultatifs : Un conseil d’administration (C.A.) le CA est aussi décisionnel Un conseil pédagogique Une commission permanente idem sur certains sujets Un conseil de discipline idem en matière de discipline Un comité d’éducation à la santé et à la citoyenneté (C.E.S.C.) Une commission des fonds sociaux Une commission d’hygiène et de sécurité (C.H.S) Une commission d'appel d'offres Des supports : Un projet d’établissement Un contrat d'objectifs signé entre l'EPLE et le Recteur Un règlement intérieur Le Recueil des Lois et Règlements (R.L.R.) sur CDROM Le Bulletin Officiel (B.O.) à consulter sur le site national. Le répertoire national des établissements (R.N.E.) Le répertoire académique des établissements Les organigrammes du Rectorat et de l’Inspection Académique Et pour vous former, vous avez accès par le biais du site académique au plan de formation des personnels (PAF).Des formations à distance sont proposées sur le site de l’académie. CT/Daaefop/Sec DIR/Déroulement année.doc TRAVAUX JOURNALIERS Gérer le courrier "arrivé" : postal, télécopie, électronique (présenter au chef d'établissement, distribuer et/ou classer, exploiter si besoin) Gérer le courrier "départ" (signature du chef d'établissement, duplication, classement, rédaction des bordereaux, mise sous enveloppe, expédition) Gérer les appels téléphoniques (filtrer, renseigner, prendre les messages, savoir orienter) Gérer l’agenda du chef d’établissement Accueillir (élèves, professeurs, parents, personnes extérieures à l’établissement) Exécuter divers travaux informatiques (lettres, enquêtes, bordereaux, tableaux…) Tenir à jour les tableaux d’affichage (salle des professeurs, vie scolaire, hall d'entrée de l'établissement,…). Etc… CT/Daaefop/Sec DIR/Déroulement année.doc TRAVAUX MENSUELS Etablir les différents états pour payer les indemnités ou heures supplémentaires effectives aux professeurs (HSE), surveillants, contractuels, vacataires, etc… sur imprimé(s) ou module intranet « ASIE », selon le cas : Module ASIE : Pour les enseignants titulaires contractuels et les vacataires : Heures supplémentaires effectives, indemnités ou vacations faites par les professeurs. sur imprimé :Transfert d’indemnités diverses ou d’heures supplémentaires année payées au professeur remplaçant Faire compléter les imprimés ISSR (Indemnités de Sujétions Spéciales aux professeurs TZR (Titulaires sur Zone de Remplacement) effectuant un remplacement dans votre établissement. Faire compléter l’imprimé pour ‘service partagé’ aux professeurs nommés à l’année sur un poste définitif dans l’établissement et effectuant une partie de son service ou CSD (Complément de Service Donné) dans un autre établissement. A partir de novembre, sur STSWEB (portail SCONET), penser à valider les HSA ou à chaque de campagne de modifications. Les modules STS (validation des HSE) et ASIE (HSE) sont utilisés par le chef d'établissement ou sous sa responsabilité directe CT/Daaefop/Sec DIR/Déroulement année.doc TRAVAUX TRIMESTRIELS Personnels Le Conseil d’Administration (C.A.) peut se réunir plus d’une fois par trimestre) Envoyer les convocations au conseil d’administration aux différents membres. Mettre en forme le procès-verbal du C.A. selon le modèle fourni par l’Inspection Académique, le faire signer par le président du C.A. et le secrétaire de séance, le dupliquer puis l’envoyer aux membres du C.A. et aux autorités compétentes. Etablir les différents actes administratifs, éventuellement en collaboration avec l'intendance, (cf. circulaire IA ou Rectorat) et les envoyer à l’autorité compétente. Assurer l’affichage des actes. Elèves Préparer les conseils de classe (variable selon les établissements). Convocations des membres : parents d’élèves délégués, élèves délégués et professeurs. Préparer le dossier : synthèses des notes par classe, fiche de présence, … Préparer les bulletins trimestriels des élèves : Editer les bulletins. Après la tenue des conseils de classes, faire signer le président de séance et procéder à l’envoi aux familles CT/Daaefop/Sec DIR/Déroulement année.doc TOUT AU LONG DE L’ANNEE Maintenir à jour la base élèves BEE (SCONET). Maintenir à jour la base des enseignants (adresse et numéro de téléphone) (module Intranet) (Gestion Individuelle/Gestion collective) Gérer administrativement les personnels enseignants et assistants d'éducation. Saisir les congés (maladie – maternité) et les autorisations d’absences (non remplacées par le professeur lui-même), dans le module intranet GI/GC, pour les enseignants titulaires uniquement, les personnels d’éducation, Conseiller Principal d’Education (CPE) et les Personnels ATOSS. Etablir les situations de congé pour tous les personnels non titulaires : contractuels, assistants d’éducation, vacataires… Et lors d’un accident du travail d’un personnel titulaire établir la situation de congé sur l’imprimé. Effectuer la saisie et le suivi des contrats des personnels assistants d'éducation dans le module Intranet ASSED (SCONET). Envoyer le dossier au service compétent (voir instructions dans l’établissement). Faire une demande de remplacement en cas d’absence supérieure à 15 jours d’un professeur sur le site Intranet “SUPPLE”, après avoir saisi l’absence dans GIGC. En cas d’absence prévisible et statutaire (convocations de stages) de moins de 15 jours faire la demande de Remplacement de Courte Durée (RCD) dans GI/GC, les heures seront mises en paiement après service fait et validation dans ASIE. Prévoir la mise en paiement des Heures Supplémentaires Année (HSA) effectuées par les titulaires remplaçants ou Contractuels ou M.A.G.E. sur ASIE. En cas de grève : 1°) saisir le nombre de grévistes dans le module de recensement des grévistes de l’application Mosart si l’établissement figure dans l’échantillon académique retenu (voir lettre en provenance de l’inspection d’académique pour chaque grève concernée); 2°) pour tous les établissements saisir les noms des grévistes dans le module relatif aux retenues sur salaire de l’application Mosart Réclamer les dossiers scolaires des nouveaux élèves aux établissements d’origine. Réclamer les fiches scolaires du brevet pour les élèves de 3ème aux établissements d’origine. Réclamer les dossiers administratifs des nouveaux personnels aux établissements d’origine. Remplir et envoyer à l’inspection académique, service vie des élèves, les signalements d’incidence, violence, etc… Editer les certificats de scolarité à partir de la base élèves. (Une fois en début d’année et selon les demandes) et à chaque nouvelle inscription. Editer l’exeat (certificat de sortie) pour l’élève quittant l’établissement et le remettre à la famille. L’exeat n’est délivré que lorsque la famille est en règle avec la caisse de l’établissement (cantine réglée pour les demi-pensionnaires (DP). - livres rendus, etc…) Etc… CT/Daaefop/Sec DIR/Déroulement année.doc SEPTEMBRE RENTRÉE SCOLAIRE – PRENDRE CONNAISSANCE DE SA FICHE DE POSTE PERSONNELS : Préparer et remplir les différents documents pour installer les nouveaux personnels. Pour les personnels nommés par le Ministère, établir un Procès Verbal d’installation. Faire remplir une fiche de renseignements à tous les personnels (document interne à l’établissement). Donner une notice d’inspection à remplir à tous les professeurs (sauf professeurs stagiaires). Dans GI/GC onglet Gestion Individuelle, indiquer la date d’installation des personnels. Mettre à jour la base académique des personnels (adresses et n° de téléphone) dans Gestion des personnels. Remettre aux personnels un livret d’accueil ou bulletin de rentrée, élaboré au sein de l’établissement. Demander les dossiers administratifs des nouveaux personnels. Envoyer les dossiers administratifs des personnels partis. Mettre le Plan Académique de Formation (P.A.F.) à disposition des personnels pour inscription individuelle aux formations. Etablir les cartes professionnelles. Attribuer les casiers des professeurs dans la salle des profs Etablir avec le CE un calendrier prévisionnel du trimestre, voire de l'année (arrêt des notes, rencontres parents-profs, C. de classe, voyages, ...) Etc… ELEVES Répondre à l’enquête rapide de rentrée (dans uploads/s1/ guide-la-secretaire-plan-1dd.pdf