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GB307-PFA_3-2_[2010-02-0150-01]-Fr.doc/v.3 1 BUREAU INTERNATIONAL DU TRAVAIL GB

GB307-PFA_3-2_[2010-02-0150-01]-Fr.doc/v.3 1 BUREAU INTERNATIONAL DU TRAVAIL GB.307/PFA/3/2 307e session Conseil d’administration Genève, mars 2010 Commission du programme, du budget et de l’administration PFA POUR DÉCISION TROISIÈME QUESTION À L’ORDRE DU JOUR Questions d’audit Rapport de la Chef auditeur interne pour l’année qui s’est achevée au 31 décembre 2009 Rapport de la Chef auditeur interne sur les principaux résultats de l’audit interne et des missions d’enquête effectués en 2009 1. Conformément à la décision prise par le Conseil d’administration à sa 267e session (novembre 1996), le Directeur général transmet ci-joint le rapport de la Chef auditeur interne sur les principaux résultats des audits et des missions d’enquête effectués en 2009. 2. Le Directeur général estime que le travail réalisé par la Chef auditeur interne est extrêmement utile pour cerner les points forts et les faiblesses des opérations, pratiques, procédures et contrôles en vigueur au sein du Bureau. Les recommandations formulées par le Bureau de l’audit interne et du contrôle font l’objet d’une évaluation approfondie et, pour leur donner suite, les responsables de la gestion des programmes entretiennent un dialogue permanent avec la Chef auditeur interne. 3. La commission voudra sans doute recommander au Conseil d’administration d’approuver la révision de la Charte de l’audit interne. Genève, le 4 février 2010. Point appelant une décision: paragraphe 3. GB.307/PFA/3/2 GB307-PFA_3-2_[2010-02-0150-01]-Fr.doc/v.3 3 Appendice Rapport de la Chef auditeur interne sur les principaux résultats de l’audit interne et des missions d’enquête effectués en 2009 Introduction 1. Le Bureau de l’audit interne et du contrôle (IAO) du BIT exerce une fonction de contrôle en toute indépendance, conformément à l’article 30 d) du Règlement financier et au chapitre XIV des Règles de gestion financière. Son mandat est précisé dans sa Charte de l’audit interne qui a été approuvée par le Conseil d’administration à sa 301e session. 2. L’IAO a pour mission de fournir au Conseil d’administration et au Directeur général une assurance indépendante et objective, qui soit source de valeur ajoutée et d’améliorations pour les activités du BIT. L’IAO s’emploie activement à faciliter l’évaluation des risques et les contrôles, et s’attache à promouvoir une approche cohérente de la gestion des risques à l’échelle du Bureau ainsi qu’une culture de la connaissance pour aider les responsables à améliorer l’efficience, l’efficacité et la rentabilité des activités de l’Organisation. 3. L’IAO réalise ses audits conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institut des auditeurs internes. 4. L’IAO est également chargé de conduire des enquêtes sur les allégations de fautes commises en matière financière et administrative et autres irrégularités. Il mène à bien ces enquêtes conformément aux Lignes directrices uniformes pour les enquêtes adoptées par la Conférence des enquêteurs internationaux des organismes des Nations Unies et des institutions financières multilatérales. 5. L’IAO s’abstient d’élaborer ou d’établir des procédures, et de participer à des activités, qu’il serait en principe amené à examiner ou à évaluer, ou dont on pourrait considérer qu’elles compromettent son indépendance ou son objectivité. Il a un accès libre et total à l’ensemble des dossiers, membres du personnel, opérations, fonctions et documents ayant un rapport avec la question examinée. Résumé des résultats de l’audit interne et des missions d’enquête 6. En 2009, l’IAO a réalisé deux audits au siège et neuf dans les bureaux extérieurs. Il a publié sept rapports d’expression d’assurance (mentionnés à la fin de l’annexe I) et publiera les quatre restants en 2010. 7. Bien qu’il ait relevé de nombreux points positifs dans le cadre de ses activités relatives aux opérations des bureaux extérieurs, l’IAO a mis en évidence des domaines dans lesquels le contrôle, les vérifications et les processus pourraient être améliorés. L’audit effectué au siège en ce qui concerne l’environnement en matière de sécurité informatique au BIT a permis de conclure que des améliorations s’imposent dans plusieurs domaines essentiels. 8. L’IAO ne peut se prononcer sur les domaines qui n’ont pas fait l’objet d’un audit interne en 2009. 9. L’IAO a publié trois rapports d’enquête, dont deux sur des cas qui avaient été signalés en 2008. En 2009, il a été saisi de 17 nouvelles allégations. Certains de ces dossiers, dont les six cas en instance évoqués dans le rapport de l’année dernière (document GB.304/PFA/6/2), sont désormais clos, soit parce que les allégations n’étaient pas suffisamment étayées et que les informations complémentaires demandées n’ont pas été communiquées ou du fait de la démission du membre du personnel concerné, soit parce que ces questions ont pu être GB.307/PFA/3/2 4 GB307-PFA_3-2_[2010-02-0150-01]-Fr.doc/v.3 réglées par le Bureau sans qu’une enquête se justifie. A la fin de l’année, l’IAO attendait un complément d’information sur 13 dossiers au total, pour pouvoir déterminer si ceux-ci devaient ou non faire l’objet d’une enquête plus approfondie. Questions concernant l’ensemble du Bureau 10. Les examens, les enquêtes et autres activités de l’IAO ont mis en évidence un certain nombre de questions et de constatations communes qui ont une incidence à l’échelle du Bureau tout entier, comme indiqué ci-après, et qui, selon la Chef auditeur interne, offrent l’occasion au Bureau d’améliorer encore le système de contrôle interne, l’efficience et l’efficacité des opérations, ainsi que l’ensemble de la gouvernance interne. Gouvernance interne 11. Un système efficace de gouvernance interne est un élément fondamental du système global de contrôle interne de toute organisation. La Charte de l’audit interne prévoit que, dans le cadre de sa fonction d’audit, l’IAO examine le système de gouvernance interne du BIT. A cet égard, l’IAO, à l’occasion de ses audits et d’autres de ses activités, a observé que le Bureau a pris des mesures positives qui concordent avec sa volonté d’améliorer son système de gouvernance interne.  Le 21 août 2009, le Bureau a publié une directive concernant la politique de gestion des risques au BIT, dans laquelle il soulignait que la formation ainsi que l’établissement de procédures et de lignes directrices étaient des éléments importants sur lesquels les responsables de la gestion des programmes pouvaient s’appuyer pour mettre en œuvre cette politique. Le Secteur de la gestion et de l’administration dirige actuellement l’élaboration d’un programme de formation destiné à aider le personnel à pratiquer la gestion des risques au niveau opérationnel.  Le 25 août 2009, le Bureau a également publié une directive concernant la gestion axée sur les résultats, qui est venue appuyer la mise en œuvre déjà en cours de ce système de gestion. Celui-ci intègre la gestion des risques, la planification du travail et le nouveau cadre du suivi du comportement professionnel du BIT dans une démarche axée sur les résultats, aux fins de la fourniture de services aux mandants. Cette orientation s’est confirmée avec la publication le 7 janvier 2010 d’une directive du Bureau concernant les plans de travail axés sur les résultats.  En 2009, le Bureau a entrepris l’élaboration d’un cadre systématisé en matière de responsabilité et a publié le 15 janvier 2010 un avis du Directeur général exposant les principes du cadre relatif à la responsabilité au BIT. 12. Pour soutenir les initiatives déjà lancées, l’IAO a recensé les possibilités dont dispose le Bureau pour apporter de nouvelles améliorations à son système de gouvernance interne. Cadre de responsabilité 13. Aux fins de l’instauration du cadre relatif à la responsabilité au BIT, le Bureau a notamment publié le 20 novembre 2009 une procédure faisant obligation à tous les directeurs exécutifs, directeurs régionaux et autres directeurs relevant directement du Directeur général de signer une lettre de déclaration interne chaque année, le but étant d’obtenir de ces responsables la confirmation par écrit qu’ils ont dûment exercé les responsabilités et pouvoirs financiers qui leur ont été délégués. Il s’agit d’une véritable avancée vers une définition claire des responsabilités et des pouvoirs des responsables de la gestion des programmes, et l’IAO encourage le Bureau à élargir la portée de cette initiative utile de telle sorte qu’elle englobe les aspects touchant aux programmes et aux ressources humaines. GB.307/PFA/3/2 GB307-PFA_3-2_[2010-02-0150-01]-Fr.doc/v.3 5 Gestion des risques 14. Les fonctions d’appui essentielles du BIT, qui relèvent principalement du Secteur de la gestion et de l’administration, permettent au Directeur général d’avoir, sous diverses formes, l’assurance que des systèmes de contrôle interne sont en place en vue de gérer les principaux risques – juridiques, financiers et opérationnels – auxquels l’Organisation doit faire face. Lors de l’élaboration de la stratégie de gestion des risques au BIT, il est important de veiller à ce que ces fonctions qui doivent garantir l’existence et le bon fonctionnement de systèmes de contrôle interne s’emploient non seulement à traiter les risques propres à leur domaine de compétence, mais aussi à coordonner leurs efforts de façon à permettre une approche globale de la gestion des risques à l’échelle du BIT. 15. De l’avis de l’IAO, si une telle approche de l’évaluation des risques avait existé à l’échelle du Bureau, un grand nombre de problèmes évoqués dans le présent rapport et dans de précédents rapports auraient pu être identifiés formellement, considérés comme prioritaires, et donner lieu à des mesures correctives. Formation 16. Les nouvelles politiques et procédures publiées par le Bureau au moyen du Système de gestion des documents de uploads/s1/conseil-d-x27-administration-pfa-pour-decision.pdf