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GUIDES D’EVALUATION DU CONTRÔLE INTERNE PAIE-PERSONNEL Fait par Index 1. Cycle

GUIDES D’EVALUATION DU CONTRÔLE INTERNE PAIE-PERSONNEL Fait par Index 1. Cycle paie-personnel 1.1. Appréciation des données significatives du cycle SOCIÉTÉ.......................................................................................................................................................................... EXERCICE CLOS LE................................................................................................................................................. - Montant des salaires et charges........................................................................................... % salaires et charges/chiffre d'affaires........................................................................... - Nombre de salariés................................................. Salaire moyen.................................. . dont cadres................................................................. Salaire moyen.................................. . dont maîtrise............................................................. Salaire moyen.................................. . dont employés-ouvriers................................... Salaire moyen.................................. - Décalage de la paie oui non - Avances au personnel................................................................................................................. - Dernière mise à jour du questionnaire d'audit social........................................... ...................................................................................................................................................................... - Rémunérations dues..................................................................................................................... - Rémunération des dirigeants oui non Si oui montant................................................................................................................................... - Risques particuliers....................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... - 1 - GUIDES D’EVALUATION DU CONTRÔLE INTERNE PAIE-PERSONNEL Fait par Index 1.2. Objectifs généraux du contrôle interne Pour ce cycle, les objectifs de contrôle interne généraux à respecter sont les suivants :  toutes les charges relatives au personnel sont enregistrées (exhaustivité),  toutes les charges relatives au personnel sont réelles, concernent l'entreprise et sont nécessaires à son exploitation (réalité),  les charges relatives au personnel sont correctement imputées, totalisées, centralisées,  les charges relatives au personnel sont enregistrées dans la bonne période. 1.3. Principales caractéristiques du cycle paie-personnel 1.3.1. Les services intervenants  Un bon contrôle interne suppose généralement les services ou fonctions suivants :  embauche et suivi du personnel. Ce service a la charge de la gestion administrative des dossiers du personnel. En relation avec les autres services de l'entreprise, il procède au recrutement, participe aux évaluations de postes, aux promotions, etc.  saisie des temps. Lorsque les salaires ou compléments de salaires sont payés sur la base d'heures travaillées (et non de montants fixes mensuels), la saisie des temps s'avère nécessaire. Elle peut être effectuée soit à l'aide de relevés d'heures établis par les intéressés et vérifiés par les contremaîtres, soit à l'aide d'une horloge pointeuse. La responsabilité de cette fonction peut être confiée au responsable des prix de revient qui utilise les informations ainsi recueillies.  établissement de la paie. La paie est normalement établie à partir des relevés d'heures mentionnés ci-dessus ou sur des bases mensuelles. Les opérations relatives au calcul des charges sociales y sont généralement rattachées.  enregistrement de la paie. Cette fonction est généralement prise en charge directement par le service comptable.  paiement des salaires. Il est effectué par le service "Trésorerie" sur la base des autorisations de paiement. - 2 - GUIDES D’EVALUATION DU CONTRÔLE INTERNE PAIE-PERSONNEL Fait par Index 1.3.2. Principales caractéristiques du contrôle interne Le contrôle interne sur les opérations relatives au personnel doit notamment donner l'assurance que :  les employés sont régulièrement embauchés et font toujours partie du personnel,  le personnel est payé conformément aux décisions de la direction,  l'entreprise s'acquitte normalement des charges sociales et retenues. Les principales phases liées au seul cycle paie que l'on rencontre peuvent se présenter comme suit :  saisie d'heures,  établissement des bulletins de paie,  comptabilisation de la paie,  paiement des salaires. 1.3.2.1. Les employés payés sont régulièrement embauchés et font toujours partie du personnel de l'entreprise Le contrôle interne sur les rémunérations doit débuter dès le moment où un nouvel employé est engagé.  La qualité du personnel est un des éléments essentiels du bon fonctionnement de l'entreprise. Il est donc nécessaire que la procédure d'embauche soit définie afin que la personne recrutée corresponde au profil nécessaire. Cette procédure doit comprendre notamment : - la définition du besoin (demande d'embauche émanant des services), - l'acceptation écrite par une personne responsable de la décision de recrutement, - la définition du poste et le profil du candidat souhaité, - la méthode de recherche de candidature, - la méthode de sélection (entretiens, tests, analyses graphologiques, etc), - la désignation de la personne responsable de la décision finale d'embauche selon la nature du poste proposé.  Toute décision d'embauche doit faire l'objet d'une autorisation écrite de la part de personnes responsables. - 3 - GUIDES D’EVALUATION DU CONTRÔLE INTERNE PAIE-PERSONNEL Fait par Index Outre la direction du personnel, pourront intervenir : - la direction générale, pour les cadres supérieurs et agents de maîtrise, - les directeurs d'usine pour les ouvriers, - les directeurs de département pour les employés devant travailler dans leur service. Le niveau de décision dépend à la fois de la structure et de l'organisation de l'entreprise (en particulier de son degré de centralisation et du niveau des fonctions que l'on envisage de confier au nouvel employé). Quoiqu'il en soit, des instructions écrites doivent être formulées à cet égard, dans le cadre propre à chaque entreprise.  L'avis de décision d'embauche doit être obligatoirement adressé au service de la paie par le responsable indépendant qui l'a approuvé. Cet avis doit contenir un certain nombre de mentions utilisées, telles que : - la date prévue d'embauche, - les nom, prénom et adresse de l'employé, - les bases de rémunération, - la qualification et donc la nature du régime applicable (par exemple : retraite des cadres).  Chaque embauche doit donner lieu à la création d'un dossier individuel comprenant tous les renseignements nécessaires sur le salarié : - date d'engagement, - montant de la rémunération fixée, - lettre ou contrat d'engagement, - évolution des rémunérations, - exemplaire de la signature du salarié. L'utilité d'un tel dossier est double :  d'une part, il constitue un dossier de recensement et de gestion du personnel,  d'autre part, il permet d'assurer un contrôle indépendant et périodique des éléments de préparation de la paie. Des comparaisons par sondage entre les éléments de la paie et ce fichier doivent être régulièrement effectuées par un responsable n'intervenant pas dans l'autorisation, la préparation et le règlement de la paie. - 4 - GUIDES D’EVALUATION DU CONTRÔLE INTERNE PAIE-PERSONNEL Fait par Index Toutes modifications des conditions de rémunération des membres du personnel ou tous mouvements enregistrés (arrivée ou départ) doivent être communiqués en temps utile, par écrit et sous signature d'un responsable, d'une part au service du personnel, d'autre part au service de la paie pour annotation des dossiers correspondants. Il s'agit notamment : - des augmentations générales et individuelles, - des retenues exceptionnelles à opérer sur rémunération autres que les cotisations normales, comme les avances, prêts et acomptes sur salaires, - des arrêts temporaires de travail (maladie, congés de maternité, etc) ou des cas de démission ou de licenciement. 1.3.2.2. Le personnel est payé conformément aux décisions de la direction La direction de l'entreprise doit avoir l'assurance que, conformément à ses décisions, la paie est contrôlée. Ceci implique : - un suivi des temps travaillés, - l'application des bases autorisées et le contrôle de la préparation de la paie, - l'approbation par un responsable des éléments de paie.  Le suivi des temps Lorsque les employés sont payés sur des bases mensuelles, le problème du suivi des temps ne se pose pratiquement pas, sauf en ce qui concerne les absences et les heures supplémentaires. Lorsque les employés sont payés sur d'autres bases (heures travaillées, pièces produites...) des procédures doivent être mises en place pour déterminer le nombre d'heures ou d'unités de production sur la base desquelles l'employé sera rémunéré. Dans ce cas, certaines règles doivent alors être prévues :  les fonctions de comptabilisation des temps, de vérification du calcul des relevés et de préparation de la paie doivent être rigoureusement séparées,  il est préférable, dans la mesure du possible, que l'enregistrement des temps de présence ou de travail soit effectué selon des moyens mécaniques ou automatiques, excluant ainsi des aléas d'erreurs humaines et de fraudes éventuelles, - 5 - GUIDES D’EVALUATION DU CONTRÔLE INTERNE PAIE-PERSONNEL Fait par Index  les relevés d’heures, hebdomadaires ou mensuels, doivent être établis par des contremaîtres ou agents de maîtrise dûment habilités ou par une personne des services « paie » ou « personnel » n’ayant pas accès au calcul et à la préparation de paies. Dans certains cas, ces relevés peuvent être effectués directement par les employés et faire l’objet d’une approbation (signature sur le relevé par exemple) de la part des contremaîtres ou des chefs d’équipe. Il peut s'avérer également possible ou souhaitable de mettre en place des documents et procédures de recoupement des heures travaillées ou d'utiliser ceux existants (émis en vue par exemple de la détermination des prix de revient des produits fabriqués par l'entreprise ; il en est ainsi notamment des bons de travail). En ce qui concerne les salariés payés au nombre d'unités produites, les contrôles peuvent être fondés sur la comparaison des relevés de travail aux pièces, quotidiens ou hebdomadaires, (établis et approuvés selon les mêmes modalités que les relevés de temps) avec le nombre de pièces totalement achevées et entrées en magasin au titre de chaque ordre de fabrication. En ce qui concerne l'enregistrement, l'autorisation et le contrôle des heures supplémentaires, il est nécessaire que l'entreprise définisse :  sur quelle base les heures supplémentaires sont payées,  qui autorise ces heures et leur paiement (cette personne doit être indépendante des services "Personnel" ou "Paie"),  comment cette autorisation doit être matérialisée. Il est à noter que le contrôle des heures uploads/s1/ guide-standard-d-x27-evaluation-du-cycle-paie-personnel 1 .pdf