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73 UNITE X: LA CORRESPONDANCE ADMINISTRATIVE Temps d'administration : 4 heures

73 UNITE X: LA CORRESPONDANCE ADMINISTRATIVE Temps d'administration : 4 heures DOCUMENTS D¶ENTREE Objectif général: Connaître la correspondance administrative Objectifs spécifiques: 1. Définir la correspondance administrative 2. Identifier les grands principes de la correspondance administrative. 3. Enumérer quelques types de correspondance administrative. 4. Donner la voie hiérarchique au niveau du MENA. 5. Décrire le traitement du courrier. 6. Rédiger une correspondance administrative Pré-test: En te basant sur tes connaissances propres, réponds aux questions suivantes : 1) QX¶eVW-ce que la correspondance administrative? 2) Cite quatre grands principes de la correspondance administrative. 3) Cite quatre types de correspondance administrative. 4) Donne la voie hiérarchique suivie par un courrier adressé au MENA par un enseignant. 5) Rpdige Xne demande d¶aXWoUiVaWion d¶abVence de qXaUanWe-huit heures adressée au maire. Méthodes d'enseignement-apprentissage Cours interactif Exposé débat Travaux de groupes Jeux de rôle Recherche documentaire Travaux pratiques 74 INTRODUCTION PoXU l¶adminiVWUation, le dicton : « leV paUoleV V¶enYolenW, leV pcUiWV UeVWenW » a valeur de loi. Toute demande, toute information importante doivent être formulées dans un écrit présenté selon des normes admises. Il facilite le travail des autorités, des supérieurs hiérarchiques et celui de leurs subordonnés. Enfin, il est toujours prudent de laisser Xne WUace pcUiWe, caU l¶pcUiW a YaleXU de pUeXYe en caV de conWeVWaWion. 1. Définition La coUUeVpondance adminiVWUaWiYe eVW l¶pchange d¶pcUiWV enWUe leV hommeV eW/oX leV VeUYiceV de l¶appaUeil adminiVWUaWif oX encoUe l¶enVemble deV pcUiWV de l¶appaUeil adminiVWUaWif. Elle a VeV UqgleV d¶oUganiVaWion eW de foncWionnemenW. Elle VXiW Xn cheminemenW paUWicXlieU de l¶e[ppdiWeXU aX deVWinaWaiUe. C¶eVW ce qXi e[pliqXe qXe toute correVpondance adminiVWUaWiYe n¶eVW jamaiV enYo\pe diUecWemenW j l¶inWpUeVVp comme c¶eVW le caV d¶Xne leWWUe personnelle. Elle doit être acheminée par la voie hiérarchique c'est-à-diUe paU l¶inWeUmpdiaiUe deV VXppUieXUV hiérarchiques. 2. Les grands principes La coUUeVpondance adminiVWUaWiYe eVW oUganiVpe aXWoXU d¶Xn ceUWain nombUe de pUincipeV donW leV pUincipaX[ VonW : 2-1 : La dignité Elle se justifie par le fait que l'Etat doit toujours présenter une image de marque impeccable et, toute institution, toute autorité ou toute personne intervenant en son nom, doit avoir ce principe à l'esprit. Cette dignité se traduira dans la correspondance administrative par: - la courtoisie et la politesse dans le choix des termes: on veillera à ne pas utiliser les expressions désobligeantes, injurieuses, triviales, argotiques, vulgaires ou trop familières ; - le respect des règles grammaticales ; - la correction du style: éviter le laisser-aller, les erreurs de vocabulaire et les fautes de syntaxe. 2-2 : Le respect de la hiérarchie L'administration est une vaste structure pyramidale organisée hiérarchiquement. De la base de la pyramide jusqu'au Ministre, il existe un ensemble de rapports de subordination et d'autorité dont le respect crée une discipline sans laquelle règnerait l'anarchie des services. Ainsi, il existe des termes utilisés par le supérieur s'adressant à son subordonné et vice versa, des termes employés par des égaux. Ex: Le supérieur (informe, prie, engage, convie, fait savoir à, demande à, ordonne à, prescrit à,) son subordonné. Le subordonné (rend compte à, expose à, sollicite de, est reconnaissant envers, propose à, suggère à, en sait gré à,) son supérieur. EnWUe pgaX[: j'ai l'honneXU de YoXV infoUmeU de bien YoXloiU « 2-3 : Le sens de la responsabilité Le sens de responsabilité se traduira concrètement par: - le refus de l'anonymat: tout document administratif doit être signé et la signature doit être accompagnée du nom du signataire, de sa qualité. - l¶XVage de la pUemiqUe peUVonne dX VingXlieU, "Je", qXi maUqXe la responsabilité de celui qui s'exprime. Les pronoms indéfini et personnel « on » et « nous ª ne VonW paV XWiliVpV danV l¶pcUiW adminiVWUaWif. Ex. On n¶pcrira pas On écrira On m¶a Vignalp qXe« Il m¶a pWp Vignalp qXe« On m¶a diW qXe« Il me UeYienW qXe« NoXV aYonV bien UeoX YoWUe leWWUe UelaWiYe j« J¶ai bien UeoX YoWUe leWWUe UelaWiYe j « Cependant, on retrouve parfois le pronom personnel « nous » dans certains textes règlementaires ou dans les 75 procès-YeUbaX[. DanV ce caV, c¶eVW Xn plXUiel de majeVWp (pour le souverain) ou de modestie (pour le représentant de l¶EWaW«). Exemples : NoXV, Naaba Sanem, « NoXV, PUpfeW dX dppaUWemenW de GaoXa, aUUrWonV«. Nous, X, commissaire de police de Soubakaniédougou, soussigné, nous étant transporté sur les lieux, aYonV conVWaWp leV faiWV VXiYanWV« 2-4 : La prudence Elle Ve WUadXiUa paU l'XVage dX condiWionnel chaqXe foiV qX'il V¶agiUa de la dpciVion d'Xne aXWoUiWp aXWUe qXe la sienne. La prudence est nécessaire parce que toute faute, toute erreur relevée, par écrit, sera imputée par le public à l'ensemble de l'administration. 2-5 :L¶objectivitp L'adminiVWUaWion UepUpVenWe l'inWpUrW gpnpUal eW non deV inWpUrWV paUWicXlieUV. Elle Ve doiW d¶rWUe impaUWiale eW de ne pas exprimer des sentiments personnels. 2.6 : La courtoisie C¶eVW la conVpqXence diUecWe de l¶objecWiYiWp. La coXUWoiVie eVW dXe aX[ adminiVWUpV conVidpUpV comme deV ciWo\enV, digneV de UeVpecW. Elle V¶appliqXe aXVVi enWUe VeUYiceV o elle Ve manifeVWe paU le UeVpecW deV nXanceV. C¶eVW poXUqXoi, on évitera : 9 les formules ou expressions désobligeantes, injurieuses ou péjoratives ; 9 les appréciations trop sévères, blessantes ; 9 les refus brutaux qui rendraient les réponses négatives choquantes, les ordres secs. Ex. : On n¶pcrira pas On écrira Votre rapport est un tissu de sottises ; Votre rapport manque de réalisme Votre demande est ridicule ; Votre demande me paraît peu fondée Je rejette catégoriquement votre dossier ; Il ne m¶eVW paV poVVible de donneU Xne VXiWe faYoUable j YoWUe demande danV l¶pWaW acWXel dX doVVieU Il faut réviser à tout prix cette position J¶eVWime qX¶il conYiendUaiW de UpYiVeU ceWWe poViWion. 2-7 : La précision et l'exactitude Un document administratif est un document de travail. Il doit : - être compris de la même manière par les lecteurs éventuels ; - exprimer avec prudence tout ce qui comporte des aléas ; - exposer avec exactitude et précision tout ce qui est certain et vérifié dans la langue officielle du pays. Sont obligatoires, les mentions permettant d'identifier le document et de retrouver ses antécédents (date, n° d'enregistrement, objet, références, identité de signataire et du destinataire). 2-8 : La clartp, la concision, l¶efficacitp Ces qualités sont nécessaires parce que le document administratif est un document de travail. Il faut seulement dire le nécessaire, en utilisant la forme exprimant exactement les faits ou la pensée et écarter l'accessoire ou le superflu. 2-9 : Une présentation formelle spécifique Les principaux éléments en sont les suivants : l¶idenWiWp de l¶oppUaWeXU de VaiVie, le WimbUe oX l¶aWWache, le lieX d¶oUigine eW la daWe, la VXVcUipWion, l¶objeW, la UpfpUence, leV piqceV joinWeV, l¶ampliaWion eW la VignaWXUe. 3. Présentation de quelques types de correspondance administrative 76 3-1 : Les lettres et documents de transmission 3-1-1 : La lettre à forme administrative Elle peXW rWUe conVidpUpe comme Xn docXmenW WechniqXe qXe V¶pchangenW deX[ VeUYiceV de l¶adminiVWUaWion. L¶objeW de ceWWe coUUeVpondance eVW eVVenWiellemenW deVWinp j WUaiWeU l¶inWpUrW de l¶adminiVWUaWion. Le coUpV de la lettre doit comporter trois parties distinctes. Une inWUodXcWion qXi cenWUe l¶aWWenWion VXU le pUoblqme eW complqWe l¶objeW paU Xn Uappel pUpciV de l¶affaiUe. Le dpYeloppemenW, il V¶agiW d¶e[amineU l¶affaiUe aYec une argumentation logique, rigoureuse, fondée sur des faits précis et/ou la réglementation. La conclXVion, elle doiW dpcoXleU de l¶aUgXmenWaWion e[poVpe danV la paUWie cenWUale de la leWWUe. Elle doiW conViVWeU soit en une décision, en une proposition, oX en l¶indicaWion paU le VignaWaiUe qXe l¶affaiUe eVW WeUminpe. 3-1-2 : La lettre administrative à forme personnelle Il V¶agiW d¶Xne coUUeVpondance adminiVWUaWiYe adUeVVpe j Xne aXWoUiWp pXbliqXe oX j Xn paUWicXlieU. L¶objeW de ceWWe correspondance est esVenWiellemenW deVWinp j VeUYiU Xn inWpUrW paUWicXlieU. La pUpVenWaWion d¶Xne leWWUe j foUme personnelle diffère de celle de la lettre à forme administrative. 3-1-3 Le bordereau d¶envoi ou de transmission C¶eVW Xn docXmenW UpcapiWXlaWif VommaiUe XWiliVp poXU la transmission de pièces de service à service, chaque fois qXe la commXnicaWion de ceV piqceV ne npceVViWe paV de commenWaiUe qXi jXVWifieUaiW la UpdacWion d¶Xne leWWUe d¶accompagnemenW. 3-2 : Les documents d¶ptudes et d¶information 3-2-1 : La note Au sein d¶Xne adminiVWUaWion (pWabliVVemenW d¶enVeignemenW, diUecWion cenWUale oX e[WpUieXUe), on n¶pchange paV deV leWWUeV maiV deV noWeV. La noWe peXW YeniU j l¶appXi d¶Xne leWWUe VoXmiVe j la VignaWXUe dX VXppUieXU poXU l¶infoUmeU, rWUe Xne anal\Ve d¶Xn doVVieU, rWUe pWablie paU le VXppUieXU poXU l¶pWXde d¶Xn pUoblqme paU plXVieXUV de ces collaborateurs. Sa présentation obéit aux règles communes aux autres documents administratifs avec ses caractéristiques propres. 3-2-2 : La note de service La note de service est un document interne par lequel un supérieur donne à ses subordonnés soit des informations, soit des instructions à caractère permanent ou temporaire sur un problème particulier relatif aux activités du service ou sur le fonctionnement général de celui-ci. Elle peXW V¶adUeVVeU j l¶enVemble dX peUVonnel d¶Xn VeUYice ou seulement à une partie de celui-ci. Elle conWienW leV pUeVcUipWionV d¶Xn chef j VeV VXboUdonnpV en YXe de l¶applicaWion d¶Xne dpciVion j UeVpecWeU aX sein de son service. Sa présentation obéit aux règles communes aux autres documents administratifs. Par exemple le diUecWeXU d¶pcole peXW UpdigeU deV noWeV de VeUYice j l¶aWWenWion de VeV uploads/s1/ethique-et-deontologie-u10-correspondance-administrative.pdf