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1 1 GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL 2 2 SOMMAIRE Introduction… ............

1 1 GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL 2 2 SOMMAIRE Introduction… ................................................................................................................. Page 1 Chapitre I : Les écrits administratifs… ............................................................................ Page 2 Leçon 1 : La Note de service et la circulaire .................................................................... Page 4 Leçon 2 : La lettre d’embauche ........................................................................................ Page 7 Leçon 3 : La lettre de mission… ....................................................................................... Page 8 Leçon 4 : La publication interne de poste et le recrutement ............................................ Page 13 Leçon 5 : La Demande d’explication… .......................................................................... Page 15 Leçon 6 : Les réponses aux courriers… .......................................................................... Page 16 Chapitre II : Les activités liées a la gestion…………………………………………….Page 17 Leçon 1 : La Gestion des dossiers du Personnel……………………………………….Page 17 Leçon 2 : La Gestion du contrat de travail…………………………………………….Page 20 Leçon 3 : La Gestion des absences…………………………………………………….Page 26 Leçon 4 : La Gestion des congés………………………………………………………Page 32 Chapitre III : Les activités liées à la procédure………………………………………..Page 40 Leçon 1 : L’immatriculation du Personnel…………………………………………….Page 40 Leçon 2 : L’abandon de poste…………………………………………………………Page 41 Leçon 3 : La sanction disciplinaire…………………………………………………….Page 42 Leçon 4 : La démission du salarié……………………………………………………...Page 47 Leçon 5 : Les accidents du travail……………………………………………………..Page 51 Leçon 6 : La Retraite du salarié………………………………………………………..Page 54 Conclusion……………………………………………………………………………..Page 57 3 3 INTRODUCTION La Gestion c’est l’action permettant de gérer une entreprise, un organisme. Gérer, c’est conduire, développer, mettre en place les outils qui permettent l’application des procédures, des règles, coordonner l’application des décisions et stratégies, assurer la transmission des informations et leur traitement, faire le suivi et évaluer les priorités des actions fixées. Quant à la notion d’Administration, elle désigne les organes ou les activités ayant pour but de répondre aux besoins d’intérêt général de la population tels qu’ils sont définis à un moment donné par l’opinion publique ou privée et le pouvoir publique. L’administration désigne l’ensemble des personnes morales et physiques qui accomplissent ces activités. En ce qui concerne le Personnel, c’est l’ensemble des personnes chargées de l’accomplissement des différentes tâches au sein d’une structure publique ou privée en contrepartie d’une rémunération. La GAP se définit comme étant l’application des textes et des normes régissant la vie professionnelle des employés aux différentes étapes de leur carrière dans le quotidien. Elle se matérialise par le respect des procédures juridiques applicables aux travailleurs et par des actes de gestion courante consignés dans les fichiers. La Gestion Administrative du Personnel a pour objectifs de : - Appliquer les textes législatifs et règlementaires qui régissent la vie professionnelle des employés ou travailleurs ; - Coordonner les actes de gestion courante de sorte à favoriser des réflexions et des prises de décisions sur la vie professionnelle des travailleurs ; - Déterminer et produire des données quantitatives et qualitatives relatives au personnel ; - Faire le suivi de l’évolution des situations professionnelles individuelles et collectives et proposer des solutions d’amélioration. 4 4 CHAPITRE I : LES ECRITS ADMINISTRATIFS LEÇON 1 – LA NOTE DE SERVICE ET LA CIRCULAIRE 1.1) La Note de service La note de service qu’est-ce que c’est ? La Note de service est un document relativement bref (de une à quelques pages) destinée à informer une ou plusieurs personnes, voire l'ensemble du personnel de décisions prises. Comment la rédige-t-on ? Tout d’abord, la rédaction d’une note demande un esprit de finesse. Ainsi, il est impératif que la note ne donne lieu à aucune hésitation ou erreur. S’adressant à un public donné, elle doit tenir compte des caractéristiques de ce public (niveau de compréhension, aspects psychologiques et humains…). Le signataire de la note doit donc respecter les exigences de la communication écrite :  Compréhension aisée du message,  Niveau de langue employé,  Précision de l’information,  Nature du destinataire,  Modalités d’application,  Erreurs susceptibles d’entraver le bon déroulement du processus. Une note doit comporter différentes mentions :  L’émetteur ou destinateur : Il est nécessaire de connaître la source du message et la fonction de celui qui signe la note.  La date et le lieu : Une note n’est pas éternelle, elle s’inscrit dans un cadre spatio-temporel précis.  Le titre : Il doit préciser la nature de la note (de service, d’information). Il est inscrit au milieu de la ligne, en lettres majuscules. 5 5  Le ou les destinataire(s) : Deux places sont possibles : Soit avant le corps de la note, Soit en fin de note, en bas, à gauche.  La signature : La note doit absolument être signée.  Les pièces jointes : Une mention « Pièces jointes » est portée sur la note si celle-ci est accompagnée de documents divers. Modèle de note de service 2.2) La Circulaire Qu’est-ce que c’est ? Une circulaire (administrative) est un texte écrit adressé par une autorité administrative (ministre ou chef de service) à ses subordonnés afin de les informer de l'interprétation à adopter d'une législation ou d'une réglementationparticulière (décret, arrêté) et de la manière de l'appliquer concrètement. Une circulaire ne constitue pas, en principe, une décision. Mais plutôt une recommandation qui n'a pas de caractère impératif. ROBIDOR Service du Personnel Note de service No. 47 Créteil, le 5 novembre 2001 Objet : Horaires de travail Destinataires : Personnel des services administratifs À la suite de l’enquête effectuée auprès du personnel au cours du mois de septembre, et conformément aux souhaits exprimés par la majorité des employés, l’horaire de travail du personnel des services administratifs sera le suivant : 8h. 45 – 13h. 13h. 45 – 17h. 30. L’horaire de travail des ateliers n’est pas modifié. Le Chef du Personnel J. Lalande 6 6 Comment la rédige-t-on ? La rédaction et la présentation des circulaires doivent faire l'objet d'une attention particulière pour tenir compte des différentes exigences. Il est souhaitable que :  Les services destinataires soient associés selon des formes appropriées à leur élaboration ;  L’ensemble des références permettant d'insérer la circulaire dans son environnement juridique soit précisément indiqué : texte(s) dont il est fait application et circulaires antérieures ou connexes traitant du sujet ;  La ou les circulaires auxquelles celle-ci vient se substituer soient expressément abrogée(s) ; au demeurant, le juge administratif regarde comme caduques les instructions émises dans un domaine où les textes ont fait l'objet de modifications et où de nouvelles instructions ont été prises. Dans le cas où une circulaire modifie le contenu de circulaires applicables, on privilégiera la solution consistant à abroger ces dernières et réécrire l’ensemble du dispositif plutôt que de laisser au lecteur la charge d’en assurer la combinaison. Modèle de circulaire Réf : CIRCULAIRE N°… .............de la DG Vu le code du travail en son art……………….. Vu la convention collective interprofessionnelle de côte d’ivoire en son art……… Vu le décret n°…………… Vu le règlement intérieur de l’entreprise en son article……….. Vu l’Assemblée générale ordinaire/extraordinaire du........................... en ses conclusions Vu la circulaire N°…… portant sur l’application des règles de l’hygiène ; LA DIRECTION GENERALE de ………………… Après avoir entendu les délégués syndicaux en : - Leur rapport ; - Et conclusions. Considérant que……………………………………………………………………………. DECIDE : Article1 :…………………………………………………………………………………… Article 2 :…………………………………………………………………………………… Article 3 :…………………………………………………………………………………… Fait à ………………………………… LE DIRECTEUR GENERAL Logo société 7 7 LEÇON 2 – LA LETTRE D’EMBAUCHE Qu’est-ce que c’est ? Les signataires de la promesse d’embauche passent un accord qu’ils ont l’obligation de respecter, chacun ayant d’ores et déjà la qualité d’employeur et de salarie. La promesse d’embauche ne vaut pas contrat par nature, mais uniquement lorsque son contenu spécifie précisément les futures fonctions du salarié. Pour que la promesse ait un caractère contractuel (donc obligatoire), elle doit impérativement décrire les fonctions ou l’emploi que l’employeur s’engage à donner à exécuter au salarie. A défaut, cela n’est pas considéré comme une promesse, mais comme une simple offre sans engagement ferme et définitif. Les engagements des deux parties doivent donc pouvoir être matérialisés sous forme de lettre, courriel, échange de fax ou SMS. Le contenu de la lettre d’embauche Précisions Précisions Parties concernées Employeur : nom + adresse. Salarié : nom + adresse. Emploi proposé Mention des fonctions/du type de poste, éventuellement par renvoi au descriptif de la classification de la convention collective applicable. Date d'entrée en fonction Point de départ de l'exécution du contrat de travail. Rémunération Indication du salaire mensuel ou annuel voire du détail des éléments de salaire. Lieu de travail Lieu d'exécution des fonctions. Signature Chaque partie signe la promesse. Ce qui implique : deux exemplaires du document ; l'un retourné à l'employeur, l'autre conservé par le salarié. 8 8 Modèle d’une lettre d’embauche Logo société Lieu, date. ; Madame, Monsieur, Coordonnées postales complètes Madame, Monsieur, Il nous fait plaisir de vous annoncer que vous avez été retenu(e) pour occuper le poste d’analyste en TI dans notre entreprise. Sous l’autorité du directeur général (ou de la directrice générale), vous aurez les responsabilités suivantes : • • • La date de votre entrée en fonction a été fixée au ; Vous serez en période de probation jusqu’au : Votre salaire annuel sera de…. . Ce montant pourra être révisé à la fin de la première année de service. De plus, vous bénéficierez d’avantages sociaux concurrentiels. Vous deviendrez admissible aux régimes d’assurances uploads/s1/formation-gestion-administrative-du-personnel 1 .pdf