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1 Révision sur fichier informatique À la demande de votre employeur, il peut vo

1 Révision sur fichier informatique À la demande de votre employeur, il peut vous être demandé de corriger des textes directement sur fichier informatique. C’est par exemple souvent le cas lorsque vous travaillez dans les entre prises chargées de la communication d’entreprise – rapports annuels, presse interne ou destinée aux clients. Il s’agit alors de relire le texte sur écran, avant ou après mise en page, et soit d’insérer directement les corrections vous-mêmes, soit de proposer des corrections en utilisant des com mentaires, des annotations, des couleurs repères. Le propos de ce cours est de donner des conseils pour utiliser les outils propres aux logiciels les plus couramment utilisés dans le traitement de texte et la mise en page. Il ne s’agit pas de vous en apprendre les bases, mais de préciser certains points pour vous faciliter la tâche, éviter les écueils et profiter des avantages de ce mode de correction. Les logiciels abordés – Word : traitement de texte et mise en page. – InDesign : traitement de texte et mise en page. – ProLexis : logiciel de correction professionnel. À noter : XPress (logiciel de mise en page) n’est pratiquement plus utilisé. Il n’en sera donc pas question ici. Il offre, organisées autrement, les mêmes fonctionnalités qu’InDesign. Avantages de la correction sur écran Harmonisation orthotypographique Sur Word et InDesign, le procédé « Recherche et remplacement » permet d’uniformiser facile ment sur l’ensemble d’un ou de plusieurs documents l’orthographe, la typographie, les espaces : – dénicher toutes les occurrences d’un mot ou d’un groupe d’éléments de texte (assemblage de lettres, chiffres, signes divers, ponctuation, espaces, etc. qui posent problème) ; – corriger d’un coup, automatiquement des fautes récurrentes (à faire avec prudence) ; – gérer les règles ou chartes typographiques sur tout le texte (capitales, sigles, ponctuation…) ; – accéder rapidement à des éléments similaires (appels de note, formats, niveaux de titre…). Affiner l’esthétique du texte dans la mise en page Avoir la main sur le fichier permet de rectifier si besoin les césures, styles de paragraphes, retraits, textes en drapeau, etc. (il arrive que le maquettiste, parfois plus sensible à l’esthétique graphique de la page qu’au contenu texte, n’ait pas été très attentif à certaines caractéristiques propres au texte). Pièges de la correction sur écran Les dangers de la correction automatique Il faut faire très attention lorsqu’on veut corriger automatiquement, d’un coup, toutes les occurren ces d’un élément de texte. Car en les recherchant, l’ordinateur peut rencontrer une occurrence de l’élément en question dans un contexte que vous n’aviez pas prévu, où la règle que vous souhaitez appliquer ne doit pas l’être… et vous modifierez alors ce qui ne doit pas l’être. Assurez-vous tou jours du bien-fondé de votre demande, imaginez les diverses situations possibles, méfiez-vous et, en cas de doute, ne remplacez qu’au coup par coup, occurrence par occurrence. Détérioration de la mise en page Toute intervention influence plus ou moins l’ensemble du texte, donc son positionnement dans la page. L’ajout d’une virgule, une capitale peuvent « élargir » le texte au point qu’une ligne nouvelle soit nécessaire pour le contenir. À l’inverse pour une suppression. Cela peut nuire au bon agencement du texte dans la page (apparition de veuves ou orphelines1, intertitres mal positionnés dans la page, texte en débord…). Il faut rester très attentif, surveiller ce qu’entraîne chaque modification. Sécurité avant de commencer à corriger Avant d’intervenir, créez un fichier nouveau, renommé et daté, et conservez l’original en l’état. En cas de problème, vous pourrez ainsi vous en référer à l’original et, au pire, tout recommencer. Correction dans Word (version 2004) Le correcteur interne à Word Ne jamais autoriser le correcteur du logiciel à faire le travail automatiquement, car cela peut être source d’erreurs. Aucune machine ne comprend mieux que vous l’essence d’un texte ni ne connaît les chartes à respecter et vos contraintes. Mais, en dépannage, cela peut sauver une étourderie. Par contre, le soulignage en vert ou rouge des fautes ou mots inconnus détectés par Word est un repé rage utile. Il arrête le regard, appelle une surveillance accrue de la partie de texte soulignée. Rechercher et remplacer : Cmd F (⌘F) Veuve, orpheline : ligne solitaire, de début ou de fin de paragraphe, isolée en haut ou en bas de page. Accès par la barre de menus en haut d’écran : déroulant du menu Édition. Fenêtre « Rechercher et remplacer » ouverte par le raccourci clavier Cmd F (⌘ F) ou par le menu Édition. Cliquer ici pour accéder aux attributs (caractéristiques des éléments recherchés ou de remplacement). 2 Recherche « avec » ou « sans attributs » Préciser si besoin les attributs (caractéristiques, formats) du texte recherché : capitales, gras, italique, style de paragraphe (voir p. 4), couleur... Une fois choisis, ils s’affichent en « Options » sous le cadre de recherche Recherche avec des caractères génériques Cocher « Utiliser les caractères génériques » donne accès à une liste particulière, si on clique ensuite sur menu déroulant « Spécial », qui permet de chercher autre chose qu’un assemblage de caractères « classiques ». On peut combiner ces caractères génériques avec les autres. Par exemple : chercher les tabulations ou retour à la ligne suivis d’un trait d’union (^t-) pour remplacer celui-ci par un tiret de dialogue (^t–). Menu déroulant recherches spéciales : saut de ligne, appels de note… Pour formuler une recherche complexe. • Exemple 1 – chercher les N suivis d’un chiffre : taper N dans le cadre Rechercher puis cliquer sur « Tout chiffre ». Le logiciel inscrit un symbole : ici, ^#. Vous cherchez donc N^#, et trouverez N, N1, N2… N9. • Exemple 2 – apostrophes fausses (ex. : > dans le texte à la place de ’ [d>avant/d’avant]). Chercher « Tout caractère » (^?) suivi du signe fautif que vous voyez dans le texte (tapé ou copié-collé si vous ne savezpas ce que c’est, ça arrive). Dans l’exemple, ^?> pour chercher toute lettre suivie de > (et remplacer par la même lettre suivie de ’ [^?’]). Cocher « Respecter la casse » = rechercher le mot tel qu’écrit dans le cadre « Rechercher », en cap ou bdc. Cocher « Mot entier » (donc suivi d’une espace ou d’une ponctuation) ou non, selon besoin. 3 « Sans attribut » : toute occurrence quels que soient ses attributs. Menu déroulant « Format » pour spécifier les attributs (de caractère, style, paragraphe…). Cliquer sur un terme du menu ouvre une fenêtre de spécifications où choisir ces attributs. 4 Astuce : chercher le plus petit extrait utile d’un mot pour une vérification de toutes ses déclinaisons Pour corriger une faute que vous avez repérée comme étant récurrente. Par exemple, pour vérifier l’accent sur le I de connaître, chercher connaît (sans cocher « Mot entier ») pour trouver toutes les for mes conjuguées qui gardent la radical « connaît- » : connaîtra, connaîtront… Remplacer Toutes les possibilités de préciser des attributs sont aussi valables pour le cadre « Remplacer par », lorsque le curseur de la souris est positionné dessus. • Vous pouvez rechercher et regarder chaque occurrence avant de remplacer : cliquez sur « Suivant » puis sur « Remplacer » ; • ou rechercher pour remplacer automati quement toutes les occurrences d’un coup « Remplacer tout ». NB : on peut demander de remplacer par le « contenu du presse papier » (texte sélectionné et copié : ⌘C). On trouve cette opportunité dans le menu déroulant Spécial quand le curseur de la souris est positionné dans le cadre « Remplacer par ». Repérage d’éléments de texte similaires Les parties de texte – texte courant, légende, note, exergue, copyright, texte d’encadré… – suivent nor malement des protocoles qui leurs sont propres, suivant la charte choisie. Outre le style de paragraphe qui leur est affecté, des consignes sont à respecter. Faut-il des points dans les légendes, le prénom du photographe en copyright ou son initiale, des virgules dans les listes à puces, des points aux exergues… ? Les appels de note sont-ils au bon endroit, y sont-ils tous ? Etc. Traiter ces questions à la suite, à part, plutôt qu’au fil de la lecture, délivre d’un souci et évite les étourderies. Avec la fonction Rechercher, on peut aller de l’un à l’autre sans en rater, si tant est qu’ils soient définis par un style de paragraphe. Les styles de paragraphe Ne pas modifier les styles définis par votre commanditaire, ou demander son accord. Ne pas toucher aux styles de caractère. Les styles de paragraphe définissent les spécifications des caractères (police, graisse, inclinaison…) et le mode d’ajustement des paragraphes dans la page (justification, fer, retrait, interli gne, césures…). On accède aux styles par le menu Format en haut de l’écran ou dans la palette de mise en forme. Cliquer ici pour créer un nouveau style. Cliquer sur le picto ¶ (paragraphe) sans lâcher la souris ouvre une fenêtre qui permet voir les caractéristiques et/ou de modifier le style. 5 Fenêtre ouverte par le menu Format > « Style… ». uploads/s3/ correction-informatique.pdf