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Découverte d’OpenERP 5 Client GTK (version 5.0.6) (Progiciel de Gestion Intégré

Découverte d’OpenERP 5 Client GTK (version 5.0.6) (Progiciel de Gestion Intégré libre distribué sous licence GPL) L’application présentée ici, au travers d'un processus de vente (de la demande d'un client à l'enregistrement du règlement de la facture), abordera quelques possibilités d’utilisation de tout PGI, et d’OpenERP en particulier. Deux modes de connexion au serveur OpenERP sont possibles : - soit par le client applicatif (client « riche » appelé aussi client GTK). Pour se connecter au système, le logiciel client doit être installé sur votre poste (il peut être lancé avec l’icône OpenERP Client présente sur le bureau de votre ordinateur), - soit à partir du client web (client « léger »). Pour se connecter au système, il suffit qu’un explorateur internet soit installé sur votre poste (Firefox, Internet Explorer, …). L’installation d’un logiciel client n’a pas à être installé sur votre poste. Ce qui suit sera réalisé avec le client GTK. Sommaire Création de la base de données........................... page 1 Création des produits............................................ page 7 Création des partenaires....................................... page 10 Un processus commande..................................... page 12 Listes de prix ........................................................ page 16 Utilisateurs, groupes et rôles................................. page 19 Utilisateurs et processus commande.................... page 21 Nouveaux modules............................................... page 25 L’APPLICATION LICARE Le contexte L’hôtel Licare est un hôtel de caractère 3 étoiles situé au cœur de Dijon. L’hôtel possède 84 chambres et 5 salles de réunion pouvant accueillir jusqu’à 110 personnes pour organiser des réunions professionnelles. Le directeur de l’hôtel souhaite utiliser un progiciel de gestion intégrée pour gérer les réunions. Son choix s’est porté vers une solution libre : OpenERP. CRÉATION DE LA BASE DE DONNÉES Lancez OpenERP en cliquant sur le raccourci présent sur votre bureau. Si OpenERP est ouvert pour la 1ère fois, un formulaire d’enquête peut être affiché. Si vous ne souhaitez pas le remplir, cliquez quand même sur Valider, sinon ce formulaire sera de nouveau présenté la fois suivante. Si aucune base de données n’a encore été créée, vous êtes invité à en créer une. Cliquez sur Annuler pour fermer cette fenêtre d’identification. Si au moins une base a déjà été créée, cliquez aussi sur Annuler puisque vous souhaitez en créer une nouvelle. Après fermeture de la fenêtre d’identification, déroulez le menu Fichier, puis Bases de données et choisissez Nouvelle base de données. Découverte d'OpenERP Client GTK - version 5.0.6 1/27 Remplissez la fenêtre de création d’une base avec les valeurs suivantes : Mot de passe Administrateur : admin Nom de la nouvelle base de données : Licare Décochez la case Charger les données de démonstration. Remarque : Pour découvrir OpenERP, il peut être intéressant, dans un autre contexte, de charger les données de démonstration. Des données prédéfinies sont alors chargées dans certains des modules installés. Langue par défaut : choissez le français dans la liste déroulante Mot de passe Administrateur : admin. Confirmez-le (vous pouvez choisir un autre mot de passe mais retenez-le bien !). Après avoir cliqué sur Valider, une fenêtre vous demande de patienter un certain temps pendant la création de la base de données. La base de données a été créée avec un utilisateur : l’administrateur. Connectez-vous maintenant à la base de données. L’installation va ensuite commencer. Après avoir lu ce qu'est un profil pour OpenERP, cliquez sur Suivant (gardez le profil : Service company profile puisque le société Licare est un hôtel). Découverte d'OpenERP Client GTK - version 5.0.6 2/27 Saisissez les coordonnées de la société principale. Nom de la société : Licare Rue : Rue de la Chouette Code postal : 21000 Ville : DIJON Pays : choisissez France dans la liste déroulante Supprimez toutes les informations de l'onglet Rapport d’information. Cliquez sur Suivant, une fenêtre de résumé apparaît, choisissez Installer. Patientez de nouveau pendant le traitement de l’opération. L’installation est terminée, vous allez maintenant Commencer la configuration du système. Pour chacune de ses étapes, un texte explicatif et le taux d’avancement seront affichés. Cliquez sur Continuer. Découverte d'OpenERP Client GTK - version 5.0.6 3/27 Gardez le mode d’affichage Interface simplifiée (interface plus facile à comprendre lors d’une première utilisation d’OpenERP), et continuez (bouton Définir) L'étape suivante propose de créer des utilisateurs (ce sont les personnes qui utiliseront OpenERP, généralement les employés de l’entreprise). Passez l’étape (les utilisateurs seront créés plus tard). Ensuite cliquez sur Continuer pour sélectionner l’exercice fiscal et le plan comptable. Gardez les valeurs par défaut pour l’exercice fiscal et sélectionnez le plan de comptes français. Continuez. Vous ne souhaitez pas spécifier de message particulier en cas de retard de paiement. Passez cette étape. Découverte d'OpenERP Client GTK - version 5.0.6 4/27 Des modules complémentaires peuvent être installés dès maintenant. Ces modules (et tous les autres, au total plus de 300…) pourront être installés plus tard. Un module va être installé dès maintenant, choisissez donc Continuer. Cochez la case qui installera le module Gestion des ventes. Remarque : un point d’interrogation précède parfois certaines rubriques : placez la souris dessus pour visualiser un commentaire. L’étape suivante va générer le plan de comptes à partir d’un modèle. Cliquez sur Continuer. Créez le plan de comptes à partir des valeurs par défaut (ne modifiez rien). Découverte d'OpenERP Client GTK - version 5.0.6 5/27 L'étape suivante consiste à définir une politique de colisage par défaut. Cliquez sur Continuer. Important : changez la valeur proposée par défaut pour le champ Politique par défaut de la livraison. Choisissez Facture basée sur les commandes de ventes (pour que la génération des documents se fasse manuellement). Cliquez sur Définir comme valeur par défaut. Un dernier écran indique que votre base de données est configurée. Cliquez sur Continuer. Le menu s'affiche. A gauche se trouvent les modules installés. A droite les menus et les formulaires des modules. Ligne du menu précédée du signe + : sous-menu qui est ouvert en cliquant dessus, et fermé en cliquant sur le signe - . Ligne précédée du symbole : formulaire qui est ouvert en double-cliquant dessus. Remarque : quand un formulaire est ouvert, il suffit de cliquer sur la croix à côté de son nom pour le fermer. Découverte d'OpenERP Client GTK - version 5.0.6 6/27 CRÉATION DES PRODUITS Choisissez le module Produits (partie gauche), et double-cliquez ensuite sur Produits dans le Menu (partie droite) pour afficher la fiche de recherche d’un produit (nouvel onglet). Aucun produit n’ayant encore été enregistré, la liste est vide. Cliquez sur Nouveau pour créer un nouveau produit : Pour qu’un nouveau produit soit enregistré dans la base de données, toutes les zones en bleu doivent être obligatoirement remplies (certaines le sont déjà avec une valeur par défaut). Il en sera de même pour tous les formulaires. Ces zones peuvent se trouver dans plusieurs onglets, c’est le cas ici (onglet Information et onglet Prix & fournisseurs). Caractéristiques du premier produit : Remplissez le formulaire de saisie avec les valeurs suivantes : Description du produit Nom : Journée d’étude Code : JOURNET (remarquez que le code n’est pas obligatoire) Approvisionnement Type de produit : choisissez Service dans la liste déroulante État Catégorie : Forfaits (mais ne tapez pas ce nom, il ne serait pas pris en compte lors de l'enregistrement du produit. La catégorie doit obligatoirement être choisie ou créée avec le bouton de recherche situé à droite du champ Catégorie : voir ci-dessous la procédure pour créer une catégorie de produit ; cette catégorie Forfaits doit donc être créée maintenant puisqu'elle n'existe pas encore. Création d’une catégorie de produit Pour rechercher (ou pour créer) une catégorie, cliquez sur le bouton Recherche. Le formulaire de recherche de catégories de produit s’ouvre. Aucun nom n’apparaît puisque aucune catégorie n’a encore été créée. Pour créer une catégorie, cliquez sur Nouveau en bas de ce formulaire. Découverte d'OpenERP Client GTK - version 5.0.6 7/27 Entrez le nom de cette catégorie : Forfaits Le compte de revenus par défaut (707) n’est pas le bon, puisqu’il ne s’agit pas d’une vente de marchandises mais d’une prestation de services (compte 706). Pour choisir un autre compte, cliquez sur le bouton de recherche. Entrez le nom exact de la catégorie sinon l'importation à faire plus loin ne fonctionnera pas. Respectez aussi la casse, OpenERP fait la distinction entre minuscules et majuscules Dans la fenêtre de recherche d’un compte du plan comptable, tapez 706 dans le champ Code, puis cliquez sur Rechercher. Tous les comptes dont le code commence par 706 sont affichés (il n’y en a qu’un). Sélectionnez ce compte 706000 et cliquez sur Valider. Ce compte sera maintenant utilisé pour tous les produits de cette catégorie. Remarque : par souci de simplification, la TVA sur les encaissements ne sera pas prise en compte dans l’application. Validez pour revenir au formulaire Produits, le champ Catégorie du formulaire Produits est rempli automatiquement avec la catégorie Forfaits. Onglet Prix & fournisseurs Prix standard : laissez la valeur (car aucune importance ici) Prix de vente : 55,00 euros Méthode de coût : Prix standard (valeur par défaut) Onglet Comptabilité Taxes à la vente : 19,6% (la choisir avec le bouton Ajouter) Sélectionnez TVA collectée (vente) 19,6 % et validez. La TVA est affichée dans uploads/s3/ licareopenerp-gtk.pdf