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METTRE EN FORME UN DOCUMENT LONG Utilisation d’une feuille de style babeixv Viv

METTRE EN FORME UN DOCUMENT LONG Utilisation d’une feuille de style babeixv Viviane.babeix@univ-avignon.fr Résumé Savoir utiliser Word et ses fonctionnalités de bases Savoir mettre en forme un document long Savoir utiliser un style, une feuille de style Formation à l'utilisation d'une feuille de style Table des matières Introduction .......................................................................................................................................... 3 I. Comment mettre en forme son contenu ? ................................................................................. 3 Structure et mise en forme : .......................................................................................................... 3 Des astuces .................................................................................................................................... 4 II. Styles et feuilles de style ....................................................................................................... 4 Qu’est-ce qu’un style ? ................................................................................................................. 4 A quoi sert une feuille de style ? .................................................................................................. 5 La boite de dialogue « style » ....................................................................................................... 6 III. Comment utiliser les styles ? ................................................................................................. 6 Les styles prédéfinis dans le traitement de texte ........................................................................... 6 Affecter un style ........................................................................................................................... 6 Modifier les styles d’un document ............................................................................................... 6 Les styles de l’utilisateur versus les styles prédéfinis .................................................................. 7 IV. Comment visualiser le plan ? ................................................................................................ 7 Ajouter une numérotation aux titres ............................................................................................. 7 Créer une table des matières ......................................................................................................... 8 Créer une table des illustrations ou une table des tableaux ........................................................... 8 Mettre à jour les tables ................................................................................................................. 8 Pour faciliter la navigation dans le document ............................................................................... 9 V. Convertir au format PDF ....................................................................................................... 9 Générer une table des matières dynamique sous PDF à partir de Word ...................................... 9 VI. Gérer ses références bibliographiques ................................................................................. 10 En utilisant certaines options de Word ....................................................................................... 10 En utilisant un logiciel de gestion de références bibliographiques ............................................. 10 VII. Pour aller plus loin .............................................................................................................. 11 Page 3 sur 11 Figure 1 Lutte contre le plagiat ............................................................................................................ 8 Introduction Word est un traitement de texte disposant de nombreuses fonctionnalités pour faciliter la gestion des documents longs. La connaissance de ces fonctionnalités peut faire gagner beaucoup de temps lors de la rédaction d’un mémoire par exemple. I. Comment mettre en forme son contenu ? Structure et mise en forme : - Paragraphe : ne pas hésiter à mettre en évidence les paragraphes afin de voir la structuration de son document. Les marques de paragraphes n’apparaissent pas à l’impression. - Alignement justifié : Accueil > Paragraphe - Interligne et espacement : Accueil > Paragraphe - Mise en page : colonnes, marges, disposition, … - Police (Times New Roman, Arial, Courier New, Calibri, Liberian, … ) - Insertion saut de page : Insertion > Saut de page - Insertion page de garde : Insertion > Page de garde - Insertion note de bas de page : > Références >>Insérer une note de bas de page - Insertion d'images : Insertion > Illustrations (images, formes, …) - Insertion de tableaux : > Insertion >> tableau >>> Insérer un tableau >>> Dessiner un tableau >>> Tableau rapide >>> Feuille de calcul Excel - Insertion de lien hypertexte : Insertion > Lien hypertexte Page 4 sur 11 Des astuces - Connaître le nombre de mots de son document : * sélectionner le texte pour lequel on souhaite connaître le nombre de noms, puis aller dans l’onglet « Révision », et cliquer sur ABC123, * ou aller en bas à gauche du document. - Pour faciliter la mise en page et la navigation dans le document : aller dans l’onglet « Affichage » : puis cocher « règle » (permet de vérifier les tabulations) et « volet de navigation ». II. Styles et feuilles de style Qu’est-ce qu’un style ? Un style est un ensemble prédéterminé d’éléments de mise en forme qui s’appliquent à du texte. Ces éléments concernent en premier lieu la police (taille, couleur) et les attributs de paragraphe (texte justifié, centré ou aligné à gauche, alinéas, espacements, etc.). L’utilisation des styles permet :  De simplifier la gestion de la mise en forme : il est possible d’appliquer rapidement une même mise en forme à différents éléments, de modifier en quelques clics la mise en forme de l’ensemble de ses documents ou bien, par exemple, de l’ensemble des titres de même niveau  De générer des tables des matières de façon automatique  D’utiliser au mieux le volet de navigation à gauche de son document et d’utiliser le mode « plan » pour en modifier rapidement la structure (changer la hiérarchie des titres, déplacer un paragraphe)  D’uniformiser la mise en page de plusieurs documents. Chaque élément de son travail (thèse, mémoire, rapport, ...) se voie attribuer un style, qui répond à une logique : elle doit respecter la hiérarchie du plan (titres de niveau 1 en plus « imposants » que les titres de niveau 2, etc.) et surtout la distinction entre titres et corps de texte. Cela permettra de modifier facilement et à tout moment n’importe quel élément de sa mise en page. A minima, pour un mémoire, il faudra appliquer les styles suivants : Page 5 sur 11  Un style « normal » pour le corps de texte  Des styles pour les titres : o Un style « Titre 1 » pour les titres de niveau 1 o Un style « Titre 2 » pour les titres de niveau 2 o Un style « Titre 3 » pour les titres de niveau 3, etc.  Un style pour les notes de bas de page Il est également possible de définir des styles distincts pour les liens hypertexte, les listes (à puce, numérotées), les citations longues (si l’on souhaite qu’elles se distinguent du texte par une mise en forme particulière), etc. Word propose des jeux de styles par défaut qu’il est possible d’appliquer pour attribuer une place hiérarchique aux paragraphes : même si la mise en page proposée n’est pas satisfaisante sur le moment, il est possible par la suite de modifier cet aspect visuel en quelques clics, à la fin de sa rédaction notamment, sans risquer d’oublier certains titres. A quoi sert une feuille de style ? La feuille de style est un modèle de document qui contient des éléments de présentation, de structure et de mises en forme automatiques. Utiliser un modèle permet : ● d’avoir une mise en forme homogène : à chaque niveau de titre, (parties, sous-parties, etc.) est prédéfinie une mise en forme et une numérotation automatique. ● d’obtenir un document structuré (hiérarchisé) : table des matières et/ou sommaire automatiques basés sur vos titres. ● de gagner du temps en créant et mettant à jour automatiquement les différentes tables (table des matières, des illustrations, des tableaux) et utiliser le navigateur du document pour passer d'une partie à l'autre ou intervertir des parties complètes. ● de convertir son fichier en format PDF conforme aux standards d'archivage pérenne, avec volet de navigation et métadonnées intégrés. Page 6 sur 11 La boite de dialogue « style » La boite de dialogue de gestion des styles permet une gestion organisée de ces derniers. L'ouvertures de fenêtres permet de modifier le style. III. Comment utiliser les styles ? Les styles prédéfinis dans le traitement de texte Lorsqu’on ouvre Word, des styles prédéfinis existent déjà. L'ensemble des styles applicables sont visibles sous forme de menus, sous l'onglet « Accueil ». Dans la galerie des styles rapides : déplier la galerie des styles rapides, une "fenêtre des styles" apparaît : styles disponibles par défaut dans Word. Sous l’onglet « Création » apparaissent différents modèles de titres. Affecter un style Pour appliquer un style, il suffit de placer votre curseur dans le paragraphe à modifier, puis de cliquer sur le style choisi. Vous pouvez donc rédiger la mise en forme puis l'appliquer au fur et à mesure ou à la fin de votre travail. Modifier les styles d’un document Si votre paragraphe (ou votre ligne) est déjà rédigé, il suffit de le sélectionner, et de cliquer sur le style que vous voulez lui affecter (dans la Galerie des styles rapides ou dans la Fenêtre des styles). Sa mise en forme sera alors redéfinie avec les paramètres du style choisi : titre 1, Normal, etc. Si vous avez un document déjà mis en forme sans que des styles aient été attribués, et que vous souhaitez conserver votre mise en forme, il vaut mieux si modifier vos styles en utilisant la commande « Mettre à jour pour correspondre à la sélection ». Page 7 sur 11 En sélectionnant un paragraphe et en cliquant sur « Effacer tout » (dans la fenêtre des styles) ou sur « Effacer la mise en forme » (dans la galerie des styles rapides), le paragraphe sera par défaut mis en style « Normal ». Les styles de l’utilisateur versus les styles prédéfinis Lorsqu’on ouvre Word, des modèles existent déjà, comme des CV, des lettres administratives, etc. Pour créer sa feuille de style, double-cliquer sur la feuille vierge. Word crée alors votre document de travail. Pour créer un modèle de style (pour ses mémoires par exemple) : - Rédiger la structure – type du document, y mettre ses styles, - Puis dans le volet « Création », rubrique « thèmes », choisir son thème. - Enregistrer le thème actif. IV. Comment visualiser le plan ? Ajouter une numérotation aux titres Dans l’onglet « Accueil », aller sur Numérotation uploads/s3/ tuto-word.pdf