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GUIDE PRATIQUE GUIDE DE SAISIE EN LIGNE DE L’ATTESTATION EMPLOYEUR PÔLE EMPLOI

GUIDE PRATIQUE GUIDE DE SAISIE EN LIGNE DE L’ATTESTATION EMPLOYEUR PÔLE EMPLOI POLE-EMPLOI.FR V1.1 du 13/12/2021 → Depuis le 10 décembre 2016, le service d’attestation en ligne de Pôle emploi a évolué. Les entreprises doivent transmettre leur attestation employeur de manière dématérialisée soit par le biais de logiciel de paye soit via pole-emploi.fr. → Ce document vous guide dans la saisie en ligne de votre attestation d’employeur. → Il reprend les différents écrans de saisie en ligne. → La saisie de votre attestation se divise en 5 étapes et plusieurs aides sont à votre disposition. → Nous vous rappelons que dans tous les cas, votre attestation, à la fin de sa saisie, doit être imprimée puis obligatoirement remise signée au salarié. GUIDE DE SAISIE EN LIGNE DE L’ATTESTATION EMPLOYEUR PÔLE EMPLOI V1.1 du 13/12/2021 3 1 ACCÈS AU SERVICE 2 VOTRE TABLEAU DE BORD 5 AVANT DE COMMENCER 9 ÉTAPE 1 : SALARIÉ 10 ÉTAPE 2 : EMPLOI a. Contrat b. Arrêts de travail c. Suspensions de contrat d. Rupture de contrat 17 ÉTAPE 3 : SALAIRES ET PRIMES 19 ÉTAPE 4 : SOLDE DE TOUT COMPTE 20 ÉTAPE 5 : PRÉVISUALISATION N° ANNEXES 22 ANNEXE 1 - TYPE DE CONTRAT PARTICULIER PAR NATURE DU CONTRAT (ÉTAPE 2) 23 ANNEXE 2 - MOTIF DE RECOURS PAR TYPE DE CONTRAT (ÉTAPE 2) 24 ANNEXE 3 - MOTIF DE RUPTURE PAR TYPE DE CONTRAT (ÉTAPE 2) 26 ANNEXE 4 - TYPE DE PRÉAVIS PAR MOTIF DE RUPTURE (ÉTAPE 2) 28 ANNEXE 5 - TYPE D’INDEMNITÉ PAR MOTIF DE RUPTURE (ÉTAPE 4) 4 GUIDE DE SAISIE EN LIGNE DE L’ATTESTATION EMPLOYEUR PÔLE EMPLOI V1.1 du 13/12/2021 ACCÈS AU SERVICE → Connectez-vous à votre espace, depuis la page d’accueil du site pole-emploi.fr L’affichage de l’accueil de votre espace varie en fonction de la typologie de votre entreprise (Privée ou Publique). Cliquez sur « Connexion » puis « Employeur » pour accéder à la page d’authentification. Cliquez sur « Saisissez en ligne l’attestation destinée à Pôle emploi ». Si vous êtes un employeur public accédez directement, au service depuis la rubrique « Votre compte ». Si vous êtes un employeur privé, vous accédez au service depuis l’onglet « Vos fins de contrat de travail ». GUIDE DE SAISIE EN LIGNE DE L’ATTESTATION EMPLOYEUR PÔLE EMPLOI V1.1 du 13/12/2021 5 TABLEAU DE BORD Votre tableau de bord vous permet de retrouver l’ensemble de vos attestations saisies. Par défaut, seules les attestations en mode « brouillons » sont affichées. Il s’agit des attestations que vous avez commencées à saisir mais que vous n’avez pas finalisées. Créer une attestation. Recherchez vos attestations. Servez-vous des filtres pour gérer l’affichage de vos attestations. Triez la liste de vos attestations par colonne. Téléchargez, modifiez, dupliquez ou supprimez rapidement une attestation. En cliquant sur le numéro d’une attestation transmise, vous êtes automatiquement redirigé vers un récapitulatif de votre saisie. 6 GUIDE DE SAISIE EN LIGNE DE L’ATTESTATION EMPLOYEUR PÔLE EMPLOI V1.1 du 13/12/2021 En cliquant depuis votre tableau de bord sur le numéro d’une attestation transmise vous accédez à un écran de prévisualisation. Retour à votre tableau de bord Vous pouvez à partir des 3 boutons d’action : télécharger le formulaire PDF de l’attestation, dupliquer ou annuler l'attestation. Si vous constatez une erreur sur l’une des 5 étapes, cliquez sur le bouton « modifier » de l’étape concernée pour y accéder. Une fois vos modifications effectuées, n’oubliez pas de retransmettre votre nouvelle attestation. GUIDE DE SAISIE EN LIGNE DE L’ATTESTATION EMPLOYEUR PÔLE EMPLOI V1.1 du 13/12/2021 7 BON À SAVOIR • Le statut « transmis » concerne les attestations transmises et bien reçues par Pôle emploi. • Le Statut « Annulé » concerne les attestations transmises que vous avez annulées par vous-même. • La liste des attestations peut être triée sur chacune des colonnes par ordre croissant ou décroissant. • La liste des attestations peut être filtrée sur l’un des critères suivants : - le statut (annulée, brouillon, transmise) - le N° de l’attestation - le nom du salarié - le NIR - la date de fin de contrat - la date de dernière modification Ces deux derniers critères permettent d’afficher les Attestations Employeurs (AE) dont la date de fin de contrat est antérieure ou égale à la date saisie. • Sur chacune de vos attestations, l’ensemble des actions suivantes sont possibles à partir des boutons d’action : - Télécharger (uniquement pour les attestations transmises) : cette action vous permet de générer le pdf de l’Attestation transmise. Vous pourrez la consulter, l’imprimer ou l’enregistrer. - Modifier : cette action vous permet une saisie plus simple lorsque vous devez modifier votre attestation. Une fois les modifications effectuées et votre nouvelle attestation transmise, l’ancienne sera automatiquement remplacée par la nouvelle. - Dupliquer : cette action permet dupliquer une AE. Pratique lorsque vous devez établir plusieurs attestations pour différents salariés qui occupaient la même fonction au sein de votre établissement. En utilisant la fonction « dupliquer », l’ensemble des données précédemment saisies (sauf l’étape concernant le salarié) sont reprises. Vous serez alors redirigé vers l’étape 1 et devrez ressaisir l’ensemble des données de cette étape uniquement ainsi que le numéro de contrat en étape 2 qui est unique pour chaque salarié. - Annuler : ce bouton permet soit d’annuler une AE transmise, ou de supprimer une attestation en mode « brouillon ». 8 GUIDE DE SAISIE EN LIGNE DE L’ATTESTATION EMPLOYEUR PÔLE EMPLOI V1.1 du 13/12/2021 BON À SAVOIR La saisie de l’attestation se divise en 5 étapes dont 1 étape de validation. Vous pouvez déclarer vos fins de contrat qui surviennent dans les 7 jours suivant la saisie. Une pastille verte vous indique sur quelle étape vous vous situez. Vous devez saisir l’ensemble des étapes dans l’ordre, et chaque étape ne doit comporter aucune erreur pour passer à la suivante. En cas d’erreur, les champs concernés seront affichés en rouge et un point d’exclamation rouge apparaîtra sur l’étape concernée. Une fois la saisie des 4 premières étapes effectuées, vous pourrez revenir sur chacune d’entre elle si besoin pour les modifier. Vous pouvez à tout moment enregistrer votre attestation pour la terminer plus tard. Certains champs sont dépendants entre eux (par exemple, nature de contrat et motif de rupture). En modifiant un champ, il est possible que son champ dépendant doive également être modifié. Des champs de pages et d’aide en ligne matérialisés par des points d’interrogation sont disponibles tout au long de la saisie pour vous accompagner. En cas de de doute, n’hésitez à les consulter. AVANT DE COMMENCER GUIDE DE SAISIE EN LIGNE DE L’ATTESTATION EMPLOYEUR PÔLE EMPLOI V1.1 du 13/12/2021 9 ÉTAPE 1 : SALARIÉ La 1ère étape concerne votre salarié. Renseignez l’ensemble des informations en vous s’assurant que celles-ci sont bien correctes. BON À SAVOIR Attention certaines données de cette étape ne pourront être modifiées pour des raisons juridiques une fois votre attestation transmise à Pôle emploi. Ces données sont : • la civilité, • la date de naissance, • le lieu et département de naissance, • le numéro de sécurité sociale. Vous devrez alors annuler votre attestation et la ressaisir entièrement. Assurez-vous que ces données soient bien correctes avant de valider votre attestation. Si vous ne connaissez pas le jour ou le mois de naissance du salarié, saisissez 99 en lieu et place de la valeur inconnue. Saisir le pays de naissance (par défaut, le système propose « France » en tant que lieu de naissance), puis le lieu exact de naissance (ville). Sélectionner dans les listes déroulantes, la valeur souhaitée pour chacun de ces quatre champs. Si vous ne retrouvez pas la caisse souhaitée dans la liste ou, en cas de doute : - Si vous êtes un employeur privé, sélectionnez Régime unifié AGIRC- ARRCO. - Si vous êtes un employeur public, sélectionnez IRCANTEC. - Si vous êtes un employeur public et que votre salarié est de droit privé, sélectionnez Régime unifié AGIRC- ARRCO, sauf si votre salarié de droit privé est affilié à l’IRCANTEC, sélectionnez IRCANTEC. 10 GUIDE DE SAISIE EN LIGNE DE L’ATTESTATION EMPLOYEUR PÔLE EMPLOI V1.1 du 13/12/2021 ÉTAPE 2 : EMPLOI Cette étape est la plus importante de votre attestation, puisque vous devez y renseigner les informations liées au contrat de votre salarié. L'étape 2 se décompose en 4 sous-étapes : - Contrat, - Arrêts de travail, - Suspensions du contrat - Rupture du contrat. Le choix de la nature de contrat conditionnera plusieurs champs du formulaire, comme le contrat particulier, ou encore le motif de rupture. CONTRAT Sélectionnez la nature de contrat (CDI, CDI intérimaire, CDD). Si vous souhaitez saisir une attestation pour un contrat à durée déterminée d’usage dit « contrat d’usage », sélectionnez CDD. Vous devrez saisir une attestation par période d’emploi (par exemple : si vous avez engagé votre salarié du 2 au 9 novembre et du 12 au 30 novembre, il faudra établir deux attestations, une pour la période du 2 au 9 et l’autre pour la période du 12 au 30). Le choix du contrat conditionne notamment l’affichage des uploads/S4/ guide-saisie-attest-employeur.pdf