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Osez l’évaluation fournisseur ! Livre blanc parcourscroises.com Introduction Quelle que soit la personne ou le service de l’entreprise, l’évaluation est au cœur de nos modes de fonctionnement et de toutes nos relations. Mécanisme de prévention et de protection, l’évaluation, nous permet de régler nos attitudes, comportements, mais aussi de positionner le jugement que nous portons sur l’autre et, plus particulièrement, sur l’activité de l’autre. L’évaluation couvre un large éventail de sujets de pertinence, d’accessibilité, d’intégralité, d’intégration, de réalisation des objectifs, d’efficacité, d’impact, de coût, et de durabilité avec des dimensions techniques, humaines et organisationnelles. Point de départ, l’appréciation évaluative, tient compte de la valeur, du mérite, de la portée, de l’importance ou de la qualité. Elle vise à identifier ce qui fonctionne : pour qui, de quelle façon, dans quelles mesures, dans quelles circonstances et comment. Elle observe les résultats attendus et obtenus, la chaîne des résultats, les processus, les facteurs contextuels et la causalité, afin d’apprécier les réalisations ou leur absence. Avant toute évaluation de ses « futurs » partenaires, il est de rigueur d’admettre que bien connaître le marché est fondamental pour un acheteur. Comme tout voyageur qui prépare son chemin, nous ne sommes pas tous Christophe Colomb ou encore Ulysse. L’évaluation de la maturité d’un marché est une notion qu’il faut garder en tête : les fournisseurs n’auront pas le même profil ni les mêmes caractéristiques sur un marché en phase de lancement, de croissance, de maturité, ou encore de déclin. En tant qu’acheteur, avoir en tête ces forces concurrentielles permet de bien situer son appel d’offres et sa recherche de fournisseurs, avant de vous engager dans une relation durable. Ce livre blanc vous propose plusieurs modèles d’évaluation tout au long des différentes étapes de la relation : osez l’évaluation fournisseur ! Achats Achats Osez l’évaluation fournisseur ! 3 parcourscroises.com Le choix des prestataires, comme celui de ses compagnons de voyages, ne s’improvise pas ! Et la première étape de la sélection, où entre en jeu l’évaluation, est celui du ciblage. Dans cette étape, l’évaluation des différentes informations qui auront été recueillies permettra de dresser le portrait du/des candidats. La forme que peut prendre cette évaluation des informations n’est pas forcément standard et peut se caractériser par un questionnaire simple à compléter, ou un formulaire à retourner par les fournisseurs. Pour reprendre la métaphore, l’entreprise acheteuse peut être comparée à un capitaine s’apprêtant à un long voyage et qui observe l’ensemble des marins au port afin de trouver ses futurs compagnons de route, dans l’optique d’évaluer leurs compétences avant de les embarquer. L’entreprise apprécie ainsi les fournisseurs potentiels pour les retenir pour un RFI (Request For Information) et avant un appel d’offres. Par ce biais, l’acheteur va procéder à l’inventaire ; via sa veille, les bases de données, les annuaires, des fournisseurs pour connaître ceux capables de répondre aux besoins de l’entreprise. L’acheteur recherchera pour l’ensemble des fournisseurs du marché les informations suivantes : l’offre de service la compétitivité tarifaire la solidité et la solvabilité la compétence industrielle la réactivité la proximité géographique les moyens de production la démarche qualité les références En écartant les fournisseurs objectivement avec ce ciblage, l’acheteur limite instanta nément la liste de ceux à contacter. OSEZ LE CIBLAGE ! 4 Achats Achats Osez l’évaluation fournisseur ! parcourscroises.com OSEZ LA PRÉSÉLECTION ! Une RFI est généralement lancée au début d’une relation entre un fournisseur et un acheteur. Elle est donc plutôt adressée aux fournisseurs inconnus ou peu connus afin de gagner plus d’information sur leur fonctionnement. La RFI va permettre à l’acheteur d’apprécier et d’évaluer rapidement la situation d’un fournisseur sur plusieurs aspects sélectionnés (aspect financier, services et produits, degré de coopération…). Sollicitée dès le début, une RFI va également permettre d’évaluer la motivation du fournisseur à travailler avec vous. En effet, l’acheteur n’aura certainement pas envie de continuer le processus achats avec un fournisseur potentiel qui ne répond que très partiellement ou même pas du tout à la RFI. Au contraire, un fournisseur qui apporte un haut niveau d’information dans sa réponse, traduit une envie de collaborer avec le projet. Une RFI représente donc l’étape après le ciblage de nouveaux fournisseurs dans le but de mieux connaître ses prospects. Évaluer le fournisseur Cette étape permet de connaître la capacité du fournisseur potentiellement choisi à poursuivre le projet de l’entreprise. Cette capacité se jauge en particulier à travers trois aspects : l’analyse financière : déterminer la viabilité de l’activité du fournisseur ; l’évaluation de la santé financière du fournisseur, sa taille, le nombre de ses ressources, sa capacité de production ou sa réactivité ; la vérification des agréments et des certifications du fournisseur pour garantir la production dans des conditions objectives. Évaluer le produit et/ou le service Dans le prolongement de l’analyse du fournisseur, celle du service ou du produit qu’il propose permet de confirmer sa capacité à répondre aux besoins de l’entreprise. Cette dernière doit indiquer les attentes générales du projet. À ce stade et avant d’aboutir au panel, l’acheteur doit analyser deux points : l’importance du service ou du produit dans l’offre globale du fournisseur ; le rapport entre le chiffre d’affaires du fournisseur et le budget du projet. Évaluer le degré de coopération… juridique À l’occasion de la demande d’informations, l’acheteur peut soumettre les points bloquants des conditions juridiques (deals breaker) aux fournisseurs pour une validation. Leurs commentaires, leur refus ou leur acceptation peuvent simplifier les étapes ultérieures. À l’issue de la RFI, l’entreprise sera en mesure de choisir les fournisseurs capables de contribuer à la réussite de son projet. Elle devra ensuite anticiper les points clés des négociations à venir. Point d’attention Bien souvent, les fournisseurs perçoivent les RFI comme de la simple demande administrative de la part de l’acheteur, requérant trop de temps et de ressources pour un résultat à faible valeur ajoutée. Certains peuvent même percevoir la RFI comme un risque de fuite d’informations. L’entreprise doit ainsi leur garantir la pertinence de participer à une telle procédure et l’issu de cette évaluation pour intégrer le panel qui participera à l’appel d’offres. Achats Achats Osez l’évaluation fournisseur ! 5 parcourscroises.com Critères Indicateurs Taille Nombre de sites CA par site Effectif par site Activité Produits, prestations (volumes et répartition) Services complémentaires Autres services Santé financière Ratios financiers (avec ou sans bilan et compte de résultats) Structure juridique et capitalisation DSO/DPO Stabilité sociale Turnover des effectifs Politique RH Organisation Pyramide des âges Répartition hommes-femmes Achats et sous-traitance Expériences Références produits-clients Marques Agréments, certificats, référentiel professionnel (date) Qualité Référentiel qualité (ISO, MASE…) Manuel qualité Procédure RSE (ISO 26000), Achats Responsables (ISO 20440) Innovation Recherche et développement Bureau d'études Brevets, licences, marques déposées Budget Investissement et nature des investissements … 6 Achats Achats Osez l’évaluation fournisseur ! parcourscroises.com OSEZ L’ÉVALUATION ! À partir du travail préalable, du recueil du besoin en interne et de l’ensemble des critères à retenir, l’acheteur identifie un panel de fournisseurs à évaluer en prenant en compte autant que possible : la mixité des structures : organismes de taille différente [PME, ETI, grands groupes, y compris des entreprises des secteurs adapté et protégé, de l’insertion ou de l’économie sociale et solidaire (ESS) lorsque le segment d’achat s’y prête…] ; les fournisseurs identifiés lors de la présélection qui se sont révélés intéressants : risque économique maîtrisé, attractivité produits ou services, services innovants, coopération juridique, etc. ; les différents acteurs du marché selon la chaîne d’approvisionnement (distributeurs, constructeurs, producteurs, intégrateurs…). L’ensemble des questions qui sont posées vont plus loin, même s’il n’est pas question à ce moment-là, d’évaluer l’offre fournisseur qui sera rendue dans l’appel d’offres. L’intérêt de cette évaluation est de trouver dans ce panel ceux qui répondront aux critères sélectifs de l’appel d’offres. Thématiques Questions pertinentes Modes de preuve Responsabilité environnementale Avez-vous mis en place une démarche de management de l’environnement Preuve de certification – Procédures – Manuel de management des risques Environnementaux Politique de développement durable Quels sont les engagements pris ? Éléments liés aux ODD/Global Compact/… Existe-t-il un code de conduite en matière de développement durable avec ses sous-traitants et/ou fournisseurs Éléments : – Code de conduite – Rapport d’Audit Conditions sociales de travail Part du CA sous-traité ? Dispositif lié à la vigilance Devoir de vigilance lié au travail illégal ? Clauses contractuelles ? Condition d’hygiène et sécurité Nombre de SST ? Taux d’AT (fréquence et gravité) Attestation de formation Bilan social, DUERP* Dialogue avec les parties prenantes Chartes Achats, Label relation fournisseur responsables DPO** Motivation du personnel Turn-over, absentéisme Bilan social Tableau RH Gaz à effet de serre GES, Décret tertiaire (2020) Bilan carbone Un programme de sensibilisation des collaborateurs a été lancé pour limiter le recours aux modes de transports individuels privés PDE Au moins deux actions et un calendrier de mise en œuvre Insertion et handicap Politique Handicap, « Handi-accueillante » Taux d’emploi Bilan social DOETH, montant de l’AGEFIPH Dispositions pour favoriser la (ré)insertion professionnelle Copie de la convention entre l’État et le soumissionnaire uploads/Finance/ 1669726226livre-blanc-achats-v6.pdf