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L’Appel d’Offres : Fiche signalétique Définition : Une procédure règlementée, permettant de trouver la meilleure prestation au meilleur prix, en réponse à un besoin clairement identifié Responsable de l’AO : C’est la Maîtrise d’Ouvrage d’un Projet qui organise l’AO, afin de recruter un ou des Prestataire(s) L’AFD vérifie le respect de la procédure d’Appels d’Offres par la délivrance d’Avis de Non Objection (ANO) à différentes étapes de l’AO A quoi sert un Appel d’Offres ? L’Appel d’Offres est une procédure organisée par la Maîtrise d’Ouvrage (MOA) d’un projet, afin de sélectionner le prestataire proposant les services ou expertises les plus adaptées à son besoin et au meilleur prix. L’appel d’offres est une mise en compétition, les Soumissionnaires devront donc s’attacher à proposer des offres présentant le meilleur rapport qualité/prix, au regard du besoin du Commanditaire. Pour que cette mise en concurrence soit efficace, il faut : • Des besoins bien exprimés au travers de Termes de Référence (TDR) clairs et complets. Les TDR sont l’occasion pour le Commanditaire de prendre le temps de répondre à la question : qu’est-ce que je veux ? Les TDR fournissent aux Soumissionnaires des informations essentielles pour établir un devis ou une offre pertinents et réalistes, et prendre des engagements qu’ils pourront tenir. • Des règles du jeu retranscrites en critères de sélection, qui illustrent ce que l’on attend • Une consultation d’un panel de candidats pertinents La mise en concurrence est obligatoire pour la passation de marchés Le principe de passation de marchés sur les projets financés par l’AFD est la mise en concurrence. Les procédures dites de gré-à-gré ne peuvent être envisagées qu’à titre exceptionnel, dans des cas d’urgence ou d’unicité de prestataire par exemple. L’Appel d’offres est donc la procédure la plus répandue pour réaliser une passation de marchés Différents types de marché et différents types d’appels d’offres1 Il existe 3 principaux types de marché, pour lesquels les types d’Appels d’offres recommandés sont différents : • Marchés de travaux • Marchés de fournitures • Marchés de prestations intellectuelles Un Appel d’Offres peut être : - ouvert : l’AO est publié et diffusé largement, sans limitation a priori du nombre de candidats. Tout prestataire répondant aux pré-requis donnés dans le Dossier d’Appel d’Offres peut proposer une offre - restreint : l’accès à l’AO est limité à une liste restreinte de candidats (short-list), retenus grâce à une phase de présélection via un Avis à Manifestation d’Intérêt Remarque : il est possible pour des marchés de taille restreinte de procéder à des consultations directes d’une liste de candidats d’ores et déjà identifiés comme des opérateurs de qualité. Dans tous les cas, la procédure d’Appel d’Offres doit respecter la législation locale en vigueur. Vous trouverez des informations complémentaires sur les procédures d’Appel d’Offres, des modèles de documents et des guides utilisateurs sur http://www.afd.fr/jahia/Jahia/lang/en/home/Entreprises/pid/1868 1 Pour chacun de ces types de marché, et pour tous types d’appels d’offres, il est recommandé aux Agence de se référer au MPO, en particulier aux documents R009- Processus d’attribution des marchés pour la réalisation des projets financés par l’AFD et U008 - Liste de contrôles du processus d’attribution des marchés Appuis méthodolo giques Organiser un Appel d’offres Les Appels d’offres pour les marchés de prestations intellectuelles Sur les projets PRCC, les appels d’offres les plus courants concernent des marchés de services / prestations intellectuelles. Une synthèse des principales phases d’un appel d’offres dans ce cadre vous est donnée ci-après. Remarque : il est recommandé d’adapter les modes de rémunération envisagés au type de prestation • Au forfait (obligation de résultat) pour les études • Au temps passé (obligation de moyens) pour l’Assistance Technique et le contrôle de travaux Comment être sur de rater votre réponse à un appel d’offres Un article de Jean-Luc Boulin 6 Commentaires Les étapes d'un appel d'offres pour les marchés de prestations intellectuelles, sous la responsabilité de la MOA Les documents correspondants Avis de Non Objection (ANO) de l'AFD portant : 1. L'établissement d'une liste restreinte, systématique sur les marchés de services / prestations intellectuelle - sur la méthode de présélection (Cas 1 ou 2) Cas 1 : Appel à Manifestation d’Intérêt - Avis de présélection, publié notamment sur le site de l’AFD - sur les résultats de la présélection (établissement de la liste restreinte) Cas 2 : Consultation directe - - sur la liste restreinte retenue 2. La Préparation du Dossier d’appel d’offres (DAO) contenant : - les instructions aux soumissionnaires - les critères d'évaluation des offres - les Termes de Référence (TDR) - le modèle de marché - DAO comprenant les éléments précisés ci-contre Des modèles de documents sont proposés sur le site Internet de l'AFD - sur le DAO complet 3. La diffusion du DAO Le DAO est envoyé aux candidats figurant sur la liste restreinte - 4. La Préparation et le dépôt des offres par les soumissionnaires, qui sont les candidats figurant sur la liste restreinte Chaque soumissionnaire remet son offre sous pli fermé, avant la date de remise stipulée dans l'avis d'Appel d'Offres. Toute offre remise en retard est refusée avant d’être ouverte - 5. L'Ouverture des plis - Procès-verbal d'ouverture des offres - 6. L'Évaluation des offres - Rapport d’évaluation des offres reçue - Choix de l'attributaire provisoire - sur le Rapport d'évaluation des offres reçues, et le choix de l'attributaire provisoire 7. L'attribution du marché - Information de la sélection de son offre à l'attributaire - Projet de contrat de marché - sur le projet de contrat avant sa signature Appuis méthodolo giques Organiser un Appel d’offres Il y a environ un mois, Pierre Croizet nous régalait d’un billet à l’attention des organismes de tourisme institutionnel qui lancent des consultations pour refaire leur site Internet. Sous le titre “comment être sur de rater son appel d’offres”, il distillait quelques anti-conseils qui ont ravi les web agency a priori habituées à rencontrer ce type de situation plus souvent qu’il ne le faudrait. Mais comme y’a pas de raison que tout le monde n’en prenne pas pour son grade, quelques blogueurs travaillant dans le “public”, c’est à dire de l’autre coté de la barrière, ont joué à la réponse, à partir d’exemples vécus. Et c’est ainsi que Mathieu Bruc, Paul Fabing et moi-même vous proposons aujourd’hui : “comment être sur de rater votre réponse à un appel d’offres” o Ne lisez pas le cahier des charges : Finalement, ils se ressemblent tous, les cahier des charges... En clair, un site web de destination touristique, c’est un peu toujours pareil : de la séduction en home page, des fonctionnalités de réseaux sociaux (ils adorent ça, animer des page FB dans les offices de tourisme), des webcam et de la vidéo. Simplement, le maître d’ouvrage a peut-être une situation particulière, un projet partagé avec d’autres acteurs, une stratégie sur certaines clientèles. Et le topo de 20 pages de présentation du territoire est toujours intéressant à parcourir pour s’imprégner de l’ambiance locale. o N’appelez pas le Maître d’Ouvrage Ben oui, on n'aime rien moins que de parler de son projet stratégique qu’on bichonne depuis 6 mois ! Et quelle idée de penser que le MO puisse avoir une approche originale... et intéressante ! C’est déjà un bon signe pour la collaboration fructueuse envisagée avec l’agence... o Envoyez votre plaquette de présentation de 153 pages pour accompagner votre réponse de 2 pages... Oui vous êtes beaux, on le sait... sinon on ne vous aurait pas consultés pardi ! Mais ce qui nous intéresse, c’est avant tout votre réponse à notre projet... o Présentez de très beaux visuels mais oubliez d’apporter des précisions quant aux faisabilités techniques Oui, c’est sur, les commissions d’appel d’offres aiment voir à quoi pourrait ressembler le site. Mais il faut derrière avoir des assurances sur la faisabilité technique de la proposition. o Faire des réponses en paragraphes complets qui sont des copier / coller du cahier des charges Ça a un avantage, ça structure l’offre et ça permet de remplir quelques pages pour votre réponse. Mais franchement, en général, le cahier des charges, c’est nous qui l’avons écrit! alors on le connait... Appuis méthodolo giques Organiser un Appel d’offres o Écrivez dans la réponse toutes les 3 lignes “Office du tourisme” ou encore “Syndicat d'initiative”, ça le fait bien aussi ! Ça nous motive beaucoup pour envisager de travailler avec quelqu’un qui nous connaît si bien ! o Faites un beau copier/coller de la réponse que vous avez fait en Alsace le mois dernier, comme là c’est en PACA, c'est assez loin... La choucroute c’est un peu une bouillabaisse au fond... Bien entendu, vous avez compris que nous n’aimions pas nous distinguer pour attirer des touristes ! Et puis personne ne le remarquera bien sûr, puisque nous ne nous parlons jamais entre institutionnels, oh non, c’est pas bien... o Expliquez que la demande ne correspond pas à un “vrai” site Internet de destination et que par contre vous, vous connaissez parfaitement les attentes des clients Bien sûr, on attend du conseil et des idées de la part de l’agence... mais dans son uploads/Finance/ 2-3-conduire-des-appels-d-offres 1 .pdf